Gia hạn visa Nhật mất bao lâu? Thời gian xét theo từng diện và chế độ đặc lệ 2 tháng

Mục 1Trả lời nhanh

Mục 2Thời gian xử lý tiêu chuẩn theo loại đơn

• «Thời gian xử lý tiêu chuẩn» （標準処理期間） là mốc Cục đặt ra để xử lý hồ sơ, không phải lời hứa về ngày có kết quả của từng hồ sơ. Hồ sơ bị yêu cầu nộp thêm giấy tờ hoặc nộp vào mùa đông đơn thường lâu hơn mốc này.
• Thời gian được tính từ ngày Cục tiếp nhận hồ sơ; nộp online thì tính từ ngày hệ thống tiếp nhận.

Mục 3Số ngày xét duyệt thực tế Cục công bố (kỳ tháng 8/2026)

• Nguồn: bản thống kê «Thời gian xử lý xét duyệt lưu trú» （在留審査処理期間） Cục công bố hằng tháng; bản mới nhất tại ngày kiểm chứng trang này là kỳ hồ sơ được cấp trong tháng 8/2026. Số liệu là trung bình toàn quốc của các hồ sơ ĐƯỢC CẤP — hồ sơ bị từ chối hoặc tự rút không tính vào.
• Với đơn xin COE, thời gian tính đến ngày cấp COE. Số COE của Tokutei Gino 1 (62,7 ngày) không tính hồ sơ ngành dịch vụ ăn uống （外食業）, theo ghi chú của Cục.
• Với gia hạn và đổi tư cách, Cục tính đến ngày bạn tới Cục nhận thông báo kết quả, nên thời gian xét duyệt thuần túy thường ngắn hơn con số trong bảng — một phần ngày chờ nằm ở khâu bạn đi nhận kết quả.
• Con số 309,0 ngày của vĩnh trú nằm ở cột đổi tư cách trong bảng của Cục, vì về mặt thống kê đơn xin vĩnh trú được tính chung vào nhóm thay đổi tư cách lưu trú.
• Đây là trung bình toàn quốc: có Cục nhanh hơn, có Cục chậm hơn — các Cục ở đô thị lớn xử lý lượng hồ sơ rất lớn nên thường lâu hơn mặt bằng chung. Đừng lấy một con số trung bình để suy ra ngày có kết quả của hồ sơ mình.

Mục 4Chế độ đặc lệ — thẻ hết hạn trong lúc chờ kết quả

Đặc lệ là gì

• Chế độ đặc lệ （特例期間） là quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh (Điều 20 khoản 6 cho đơn đổi tư cách, Điều 21 khoản 4 cho đơn gia hạn): nếu bạn nộp đơn TRƯỚC ngày hết hạn, mà đến ngày hết hạn Cục vẫn chưa ra quyết định, thì tư cách lưu trú cũ của bạn được xem như vẫn tiếp tục trong lúc chờ.
• Thời gian đặc lệ kết thúc ở mốc nào đến trước trong hai mốc: (1) ngày Cục ra quyết định cấp hoặc từ chối; (2) ngày tròn 2 tháng sau ngày hết hạn lưu trú cũ.
• Trong thời gian đặc lệ, bạn sống như khi visa còn hạn: ở lại hợp pháp, sinh hoạt bình thường — không cần xin thêm bất kỳ giấy gì khác.
• Bằng chứng cho thấy bạn đang chờ kết quả: nếu nộp tại quầy, Cục đóng dấu «đang nộp đơn» lên mặt sau thẻ lưu trú; nếu nộp online, hãy giữ kỹ thông tin tiếp nhận trên hệ thống và email xác nhận — công ty hoặc ngân hàng có thể sẽ hỏi.

Ai không được hưởng đặc lệ

• Người đang có thời hạn lưu trú từ 30 ngày trở xuống: luật loại nhóm này khỏi chế độ đặc lệ. Trường hợp hay gặp là tư cách Đặc định diện chuẩn bị xuất cảnh （出国準備） được cấp 30 ngày — dù có nộp đơn mới trong 30 ngày đó cũng không có đặc lệ, hết 30 ngày là phải xuất cảnh.
• Người nộp đơn SAU ngày hết hạn: không có đặc lệ, dù chỉ chậm một ngày. Quá hạn mà chưa nộp đơn là ở lại bất hợp pháp — tình trạng này phải xử lý theo cách khác hẳn, không được tự ý chờ thêm.
• Đơn xin vĩnh trú không tạo ra đặc lệ: trong lúc chờ xét vĩnh trú, nếu thời hạn lưu trú hiện tại sắp hết, bạn vẫn phải nộp đơn gia hạn riêng như bình thường. Nhiều người nhầm điểm này và để thẻ hết hạn oan.
• Đặc lệ chỉ đi kèm đơn gia hạn và đơn đổi tư cách. Các thủ tục khác (xin COE, tái nhập cảnh, làm thêm...) không có chế độ này.

Đi làm trong thời gian đặc lệ

• Được đi làm tiếp công việc cũ: đặc lệ giữ nguyên tư cách cũ, nên công việc thuộc tư cách đó vẫn làm bình thường — công ty không cần cho bạn nghỉ trong lúc chờ.
• Việc làm thêm theo giấy phép làm thêm đã cấp （資格外活動許可） cũng tiếp tục theo phạm vi cũ: du học sinh và visa gia đình vẫn làm thêm tối đa 28 giờ/tuần như trước.
• Không được bắt đầu công việc của tư cách MỚI trong lúc chờ đổi tư cách: ví dụ đang chờ đổi sang Tokutei thì chưa được làm công việc Tokutei cho tới ngày được cấp. Bắt đầu sớm hơn là làm việc ngoài tư cách lưu trú.

Xuất cảnh trong thời gian đặc lệ — điểm hay bị hiểu sai

• Về nguyên tắc, nên tránh xuất cảnh trong thời gian đặc lệ. Đây là điểm bị hiểu sai nhiều nhất — đọc kỹ trước khi đặt vé.
• Xuất cảnh bằng tái nhập cảnh mặc định （みなし再入国許可） thì được, nhưng thời hạn quay lại KHÔNG phải 1 năm như bình thường: hạn chót là ngày kết thúc thời gian đặc lệ — tức ngày tròn 2 tháng sau ngày hết hạn (hoặc sớm hơn, nếu Cục ra quyết định trước). Quá hạn đó mà chưa quay lại, bạn sẽ mất tư cách lưu trú.
• Sau khi quay lại, vẫn phải tới đúng Cục nơi đã nộp đơn để nhận kết quả. Đã quay lại mà không đi nhận kết quả, cứ ở tiếp sau khi đặc lệ kết thúc, sẽ thành ở lại bất hợp pháp.
• Nếu xuất cảnh mà không có tái nhập cảnh (kể cả tái nhập cảnh mặc định), hồ sơ đang chờ bị xem như đã rút và tư cách lưu trú chấm dứt. Có việc bắt buộc phải xuất cảnh, hãy hỏi Cục nơi nộp đơn TRƯỚC khi đi.

Khi thời gian đặc lệ sắp hết, hoặc bị từ chối trong đặc lệ

• Hai tháng đặc lệ không phải hạn chót xét duyệt của Cục: trên thực tế Cục gần như luôn ra quyết định trong khoảng thời gian này. Nhưng nếu chỉ còn khoảng 2 tuần là tròn 2 tháng mà vẫn chưa thấy bưu thiếp báo kết quả, hãy gọi điện hoặc tới Cục nơi nộp đơn để hỏi — mang theo phiếu tiếp nhận hồ sơ.
• Ở lại quá ngày kết thúc đặc lệ mà chưa có quyết định sẽ thành ở lại bất hợp pháp, kể cả khi nguyên nhân nằm ở việc xét duyệt chậm. Đừng im lặng chờ qua mốc này.
• Nếu kết quả trong thời gian đặc lệ là bị từ chối: tùy trường hợp, Cục có thể cho đổi sang tư cách Đặc định diện chuẩn bị xuất cảnh (thường tối đa 30 ngày) để bạn thu xếp về nước. Đây cũng là lý do không nên nộp hồ sơ sát hạn một cách cẩu thả.

Nếu kết quả trong thời gian đặc lệ là bị từ chối, xem tiếp trang Bị từ chối gia hạn visa thì làm gì? — cách nghe lý do tại Cục, kỳ chuẩn bị xuất cảnh và các bước nộp lại.

Mục 5Vì sao có hồ sơ lâu hơn hẳn

• Bị yêu cầu nộp thêm giấy tờ （追加資料）: lý do phổ biến nhất. Số ngày trong thống kê của Cục đã tính cả thời gian chờ bạn nộp bổ sung — nộp thiếu giấy là tự kéo dài hồ sơ của mình.
• Mùa cao điểm: Cục lưu ý rằng đơn xin tư cách lao động dồn nhiều vào dịp trước tháng 4 (mùa vào làm tại công ty mới) nên thời gian xét có xu hướng dài hơn; đơn du học cũng dồn theo kỳ nhập học.
• Khác nhau giữa các Cục địa phương: thống kê là trung bình toàn quốc; các Cục ở đô thị lớn như Tokyo, Osaka, Nagoya xử lý lượng hồ sơ lớn nên thường chậm hơn mặt bằng chung.
• Bản thân loại thủ tục: COE và đổi tư cách phải xét từ đầu điều kiện của hoạt động mới nên lâu hơn gia hạn; vĩnh trú phải xét cả quá trình nhiều năm (thuế, bảo hiểm, việc làm) nên lâu nhất.
• Hồ sơ có điểm cần xác minh thêm: mới chuyển việc, thu nhập biến động, tỉ lệ đi học (chuyên cần) thấp... — Cục cần kiểm tra thêm thì thời gian sẽ dài hơn hồ sơ không có điểm gì phải hỏi lại.

Mục 6Cách kiểm tra tiến độ

Nộp online — tra ngay trên hệ thống

• Đăng nhập vào hệ thống nộp đơn online của Cục: trạng thái hồ sơ (đang tiếp nhận, đang xét duyệt, đã có kết quả) hiển thị ngay trong tài khoản của bạn.
• Khi có kết quả, Cục gửi email thông báo. Nếu được cấp, làm theo hướng dẫn trong email để trả lệ phí và đi nhận thẻ mới (chi tiết ở trang Gia hạn visa online và trang Bảng lệ phí).

Nộp tại quầy — chờ bưu thiếp, giữ phiếu tiếp nhận

• Nộp tại quầy thì không tra cứu online được. Khi có quyết định, Cục gửi bưu thiếp báo kết quả về địa chỉ của bạn — đây là kênh thông báo chính, nên trong thời gian chờ hãy để ý hòm thư.
• Giữ kỹ phiếu tiếp nhận hồ sơ （申請受付票） được phát lúc nộp: trên phiếu có số tiếp nhận, và khi liên hệ hỏi tiến độ bạn sẽ phải đọc số này.
• Muốn hỏi tiến độ một hồ sơ cụ thể, hãy gọi điện hoặc tới trực tiếp Cục nơi đã nộp hồ sơ. Trung tâm thông tin tổng hợp cho người nước ngoài của Cục (0570-013904) giải đáp thắc mắc chung về thủ tục, nhưng tiến độ của một hồ sơ cụ thể thì chỉ Cục nơi tiếp nhận mới trả lời được.
• Nếu chuyển nhà trong lúc chờ, vẫn phải làm thủ tục báo đổi địa chỉ như bình thường — nếu không, bưu thiếp báo kết quả sẽ không tới được tay bạn.

Mục 7Mẹo nộp để không bị động vì chờ lâu

• Nộp ngay khi đến lượt được nộp: gia hạn nộp được từ 3 tháng trước ngày hết hạn (với thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên); thời hạn dưới 6 tháng thì nộp được từ khi qua nửa thời hạn. Nộp sớm không bị thiệt — thời hạn mới được tính tiếp nối từ ngày hết hạn cũ, không tính từ ngày được cấp.
• Xin giấy tờ phía công ty từ sớm: giấy công ty (giấy chứng nhận đang làm việc, các tờ khai phía công ty...) thường là phần tốn thời gian nhất vì phải chờ phòng nhân sự — hãy xin trước 1–2 tháng, đừng đợi gần hạn.
• Nộp đủ giấy ngay từ đầu: đây là cách rút ngắn thời gian chắc chắn nhất. Trước khi nộp, đối chiếu danh mục ở trang hướng dẫn theo diện của bạn (liên kết ở Mục 9).
• Tránh nộp sát ngày hết hạn: nộp sát hạn thì gần như chắc chắn phải sống một thời gian trong chế độ đặc lệ — hợp pháp, nhưng bất tiện mỗi khi phải chứng minh tình trạng lưu trú (gia hạn hợp đồng nhà, ngân hàng, thủ tục hành chính).
• Nếu ngày hết hạn rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ: với hồ sơ nộp tại quầy, Cục nhận hồ sơ vào ngày làm việc kế tiếp vẫn tính là đúng hạn. Nhưng đừng dựa vào ngoại lệ này — cứ nộp trước cho chắc.
• Trong lúc chờ, giữ liên lạc thông suốt: bảo đảm Cục gọi điện hoặc gửi thư là tới được bạn. Cục cần hỏi thêm mà không liên lạc được, hồ sơ sẽ chậm thêm.

Mục 8Câu hỏi hay gặp

Chờ lâu rồi nhận kết quả bị từ chối? Đừng để quá hạn mới xử lý — xem trang Bị từ chối gia hạn visa thì làm gì? để biết các mốc ngày phải nhớ ngay từ lúc nhận thông báo.

Mục 9Link chính thức & trang liên quan

Trang chính thức của Cục Xuất nhập cảnh

• «Chế độ đặc lệ là gì» — trang giải thích chính thức của Cục Xuất nhập cảnh
• Thời gian xử lý xét duyệt lưu trú — số liệu công bố hằng tháng (Cục Xuất nhập cảnh)
• Trang thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú (Cục Xuất nhập cảnh)
• Trang thủ tục xin vĩnh trú (Cục Xuất nhập cảnh)

Trang hướng dẫn liên quan trên ViMai

• Gia hạn visa online tại nhà — nộp sớm ngay tại nhà, rẻ hơn tới 10.000 yên
• Bảng lệ phí visa 2026 — phí phải trả khi nhận kết quả
• Bị từ chối gia hạn visa thì làm gì? — nghe lý do tại Cục, nộp lại và các mốc hạn
• Quá hạn visa phải làm sao? — vì sao đang chờ kết quả thì không phải quá hạn, và khi nào mới là quá hạn thật
• Gia hạn visa Kỹ sư
• Tokutei Gino 1 — gia hạn & chuyển công ty
• Tokutei Gino 2 — lên 2号 & gia hạn
• Visa Gia đình — gia hạn & xin COE đón sang
• Vợ/chồng của người Nhật / người vĩnh trú
• Gia hạn visa Du học
• Đặc định tìm việc sau tốt nghiệp
• Xin Vĩnh trú — vì sao thực tế phải chờ khoảng 10 tháng
• Xin COE lần đầu từ Việt Nam