Hướng dẫn visa

Visa Gia đình — gia hạn & đón gia đình sang Nhật

Tư cách lưu trú: 家族滞在かぞくたいざい (Gia đình — dành cho vợ/chồng và con của người đang sống và làm việc tại Nhật)

Phần 1Gia hạn visa Gia đình (người thân đang ở Nhật)

Giấy tờ cần chuẩn bị

Được nộp hồ sơ từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn của visa hiện tại. Nộp sớm để nếu bị yêu cầu bổ sung giấy tờ thì vẫn còn thời gian.

Giấy phía người xin gia hạn:

• Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (1 bộ) — 在留期間更新許可申請書ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ

  Đơn có 3 tờ: 2 tờ phần người xin điền và 1 tờ phần người bảo lãnh điền — đừng quên tờ của người bảo lãnh. Cách điền xem ở mục Cách điền đơn Phần 1. Tải file Excel về điền trên máy rồi in, hoặc in bản PDF điền tay.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Ảnh thẻ 4cm × 3cm (1 tấm) — 写真しゃしん

  Chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, nền trắng, không đội mũ, nhìn thẳng. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh rồi dán vào đơn. Nếu chỉ gia hạn từ 3 tháng trở xuống thì không cần ảnh.

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú — 旅券りょけん・在留ざいりゅうカード

  Mang bản gốc đi nộp để trình diện, Cục xem xong trả lại ngay.

Giấy chứng minh quan hệ gia đình — chọn giấy đúng với trường hợp của bạn:

• Vợ/chồng: bản sao giấy chứng nhận kết hôn do Việt Nam cấp — 結婚証明書けっこんしょうめいしょの写うつし

  Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn hoặc trích lục kết hôn, xin ở UBND xã/phường nơi đã đăng ký kết hôn (hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật nếu đăng ký ở đó). Kèm bản dịch tiếng Nhật — tải mẫu dịch ở trang Hướng dẫn tự dịch giấy tờ. Mang bản gốc khi nộp để đối chiếu.

• Vợ/chồng kết hôn tại Nhật (nộp đăng ký kết hôn ở tòa thị chính): giấy chứng nhận đã thụ lý đăng ký kết hôn — 婚姻届受理証明書こんいんとどけじゅりしょうめいしょ

  Chỉ cần khi hai bạn nộp đăng ký kết hôn （婚姻届） ở tòa thị chính Nhật. Xin tại chính tòa thị chính (shiyakusho/kuyakusho) đã nhận đăng ký, mất vài trăm yên. Giấy tiếng Nhật nên không cần dịch.

• Con sinh ở Việt Nam: bản sao giấy khai sinh — 出生証明書しゅっしょうしょうめいしょの写うつし

  Bản sao Giấy khai sinh có ghi tên cha mẹ (bố hoặc mẹ là người bảo lãnh), xin ở UBND xã/phường nơi đăng ký khai sinh. Kèm bản dịch tiếng Nhật, mang bản gốc khi nộp.

• Con sinh ở Nhật: giấy chứng nhận đã thụ lý khai sinh — 出生届受理証明書しゅっしょうとどけじゅりしょうめいしょ

  Xin ở tòa thị chính nơi đã nộp khai sinh （出生届） cho con. Nếu con đã được Đại sứ quán Việt Nam cấp giấy khai sinh thì nộp thêm bản sao giấy đó (kèm bản dịch) cũng được.

Danh mục của Cục có ghi 戸籍謄本 (sổ hộ tịch Nhật) — giấy này chỉ dành cho gia đình có người quốc tịch Nhật. Gia đình người Việt không có giấy này, chỉ cần nộp giấy đúng với trường hợp của mình ở trên.

Giấy phía người bảo lãnh — người đang ở Nhật nuôi gia đình:

• Bản sao thẻ lưu trú hoặc hộ chiếu của người bảo lãnh — 扶養者ふようしゃの在留ざいりゅうカードの写うつし

  Chụp hoặc scan rõ cả hai mặt thẻ lưu trú của người bảo lãnh.

• Giấy chứng nhận đang làm việc của người bảo lãnh — 在職証明書ざいしょくしょうめいしょ

  Xin từ công ty của người bảo lãnh. Người bảo lãnh tự kinh doanh thì thay bằng bản sao giấy phép kinh doanh. Cục không có mẫu chính thức cho giấy này — các mục bắt buộc phải có và cách viết xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế và giấy chứng nhận đã nộp thuế của người bảo lãnh — 課税かぜい（非課税ひかぜい）証明書しょうめいしょ・納税証明書のうぜいしょうめいしょ

  Xin ở tòa thị chính (shiyakusho) nơi người bảo lãnh sống vào ngày 1 tháng 1 của năm đó. Giấy phải ghi được tổng thu nhập trong 1 năm và tình trạng đã nộp thuế. Nếu một giấy ghi đủ cả hai nội dung thì chỉ cần nộp một giấy.

• Nếu người bảo lãnh không đi làm (du học sinh...): giấy chứng nhận số dư tiền gửi hoặc giấy chứng nhận học bổng — 預金残高証明書よきんざんだかしょうめいしょ・奨学金給付証明書しょうがくきんきゅうふしょうめいしょ

  Giấy số dư mang tên người bảo lãnh, do ngân hàng cấp. Giấy học bổng phải ghi rõ số tiền được nhận và thời hạn nhận. Mục đích là chứng minh lo được chi phí sinh hoạt cho gia đình.

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hay bị yêu cầu bổ sung:

• Bảng lương 3 tháng gần nhất của người bảo lãnh — 給与明細きゅうよめいさい

  Cục hay đối chiếu thu nhập thực tế với giấy chứng nhận thuế. Người bảo lãnh mới đi làm hoặc mới chuyển việc thì nhóm giấy này gần như bắt buộc phải có để chứng minh thu nhập hiện tại.

• Bản sao sổ ngân hàng của người bảo lãnh

  Trang có nhận lương hằng tháng và trang số dư hiện tại. Che bớt các giao dịch không liên quan cũng được.

• Bản sao hợp đồng lao động của người bảo lãnh — 雇用契約書こようけいやくしょの写うつし

  Nhất là khi mới vào công ty, giấy chứng nhận thuế của năm trước chưa phản ánh đúng thu nhập hiện tại.

• Thư giải trình hoàn cảnh — khi có điểm cần giải thích — 理由書りゆうしょ

  Nên viết khi thu nhập của người bảo lãnh chưa cao, mới chuyển việc, hoặc gia đình có hoàn cảnh đặc biệt. Không có mẫu chính thức — dàn ý và cách viết xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy đăng ký cư trú của người bảo lãnh — 住民票じゅうみんひょう

  Xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho), bản cấp trong vòng 3 tháng. Giấy này không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục cho diện Gia đình, nhưng nên xin sẵn mang theo: Cục hay đối chiếu địa chỉ của người bảo lãnh và việc cả nhà đang ở cùng một địa chỉ theo giấy này — bị hỏi mà không có sẵn là mất công bổ sung.

Cách điền đơn gia hạn

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh 4cm × 3cm chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, nền trắng, không đội mũ, nhìn thẳng. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh trước khi dán.

2. 2

   Quốc tịch・khu vực (ô 1): Quốc tịch của người xin gia hạn — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày tháng năm sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi chữ Latin không dấu, đúng từng chữ như trong hộ chiếu: họ trước, tên sau.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Tình trạng hôn nhân (ô 5): Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu chưa.

7. 7

   Nghề nghiệp (ô 6): Nghề của chính người xin gia hạn. Đang làm thêm thì ghi tên việc làm thêm (mẫu ghi アルバイト = làm thêm); không đi làm ghi 無職.

8. 8

   Địa chỉ ở quê nhà (ô 7): Tỉnh, thành và nước ở Việt Nam (trong mẫu của Cục là bang ở Mỹ).

9. 9

   Địa chỉ đang ở tại Nhật (ô 8): Ghi đúng như trên thẻ lưu trú, gồm cả tên tòa nhà và số phòng.

10. 10

    Số điện thoại cố định (ô 9): Không có điện thoại cố định thì để trống hoặc ghi số di động.

11. 11

    Số điện thoại di động (ô 9): Số điện thoại liên lạc được của người xin — Cục gọi vào số này khi cần bổ sung giấy tờ.

12. 12

    Hộ chiếu (ô 10): (1) Số hộ chiếu; (2) ngày hết hạn — chép đúng từ hộ chiếu hiện tại.

13. 13

    Tư cách lưu trú hiện tại (ô 11): Ghi 家族滞在， cùng thời hạn được cấp （在留期間） và ngày hết hạn （満了日） — xem trên thẻ lưu trú.

14. 14

    Số thẻ lưu trú (ô 12): Dãy 12 ký tự trên thẻ lưu trú hiện tại.

15. 15

    Thời hạn mong muốn (ô 13): Thời hạn muốn được gia hạn, ví dụ ５年. Ghi mong muốn là một chuyện, Cục quyết định là chuyện khác.

16. 16

    Lý do gia hạn (ô 14): Viết ngắn gọn lý do tiếp tục ở Nhật cùng người bảo lãnh. Mẫu của Cục: 「（例）妻と今後も日本で生活するため。」(Để tiếp tục sống ở Nhật cùng vợ) — thay quan hệ cho khớp với trường hợp của bạn.

17. 17

    Tiền án, tiền sự (ô 15): Khoanh 無 nếu chưa từng bị xử lý vì phạm tội, kể cả phạt vi phạm giao thông. Nếu có, khoanh 有 và ghi cụ thể tội danh cùng nội dung xử lý.

18. 18

    Người thân đang ở Nhật (ô 16): Kê khai người thân và người sống cùng tại Nhật: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống cùng không, nơi làm việc hoặc trường học, số thẻ lưu trú. Dòng đầu tiên thường là chính người bảo lãnh.

1. 19

   Nơi đăng ký và ngày đăng ký (ô 17): Người xin là vợ/chồng: ghi nơi đã đăng ký kết hôn và ngày đăng ký. Người xin là con: ghi nơi đăng ký khai sinh (hoặc nhận con nuôi) và ngày đăng ký. Đăng ký ở Việt Nam thì ghi ở mục (2) phía cơ quan nước ngoài; chưa đăng ký ở Nhật thì mục (1) ghi なし (không có) như mẫu.

2. 20

   Cách chi trả chi phí sinh hoạt (ô 18): Đánh dấu ■ vào ô đúng: thông thường là 親族負担 (người thân — tức người bảo lãnh — chi trả). Nhận tiền gửi từ nước ngoài thì chọn 外国からの送金; người bảo lãnh thân nhân （身元保証人） chi trả thì chọn ô tương ứng.

3. 21

   Làm thêm ngoài tư cách (ô 19): （資格外活動） Có đang làm thêm thì khoanh 有 và điền đủ (1)–(4): nội dung việc, tên công ty và chi nhánh, số giờ mỗi tuần, lương tháng hoặc lương ngày. Chưa được cấp phép hoạt động ngoài tư cách thì không được làm thêm.

4. 22

   Người đại diện pháp lý (ô 20): Chỉ điền khi người đại diện pháp lý (cha, mẹ, người giám hộ) nộp thay, ví dụ xin gia hạn cho con nhỏ. Người lớn tự nộp thì để trống.

5. 23

   Chữ ký và ngày viết đơn: Người xin tự ký tay và ghi ngày tháng viết đơn. Sau khi viết mà nội dung thay đổi trước ngày nộp thì gạch sửa và ký tên bên cạnh chỗ sửa.

6. 24

   Người nộp hộ （取次者）: Chỉ điền khi nhờ người khác nộp hộ (người thân trong gia đình, nhân viên cơ quan nơi người bảo lãnh làm việc...). Tự đi nộp thì để trống.

Phần người bảo lãnh điền — 扶養者等作成用

1. 25

   Tên và số thẻ lưu trú của người được bảo lãnh (ô 1): Họ tên và số thẻ lưu trú của NGƯỜI XIN gia hạn (vợ/chồng/con) — không phải của người bảo lãnh.

2. 26

   Thông tin người bảo lãnh (ô 2, mục (1)–(8)): Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số thẻ lưu trú, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú, ngày hết hạn của người bảo lãnh, và quan hệ với người xin (trong mẫu của Cục, người bảo lãnh là vợ nên tích ■ ở ô 妻）.

3. 27

   Nơi làm việc và thu nhập của người bảo lãnh (ô 2, mục (9)–(13)): Tên công ty, mã số pháp nhân 13 số, chi nhánh, địa chỉ và số điện thoại của nơi làm việc chính, và thu nhập năm gần nhất （年収）. Người bảo lãnh là du học sinh thì bỏ trống phần nơi làm việc.

4. 28

   Chữ ký của người bảo lãnh: Người bảo lãnh tự ký tay và ghi ngày tháng. Có thay đổi nội dung trước khi nộp thì người bảo lãnh gạch sửa và ký tên bên cạnh.

Lệ phí gia hạn

Từ ngày 01/10/2026, lệ phí tính theo thời hạn được cấp (không phải thời hạn xin) và theo ngày Cục tiếp nhận hồ sơ. Visa Gia đình được cấp tối đa 5 năm, tùy theo thời hạn của người bảo lãnh. Phí chỉ trả khi có kết quả cấp phép.

Nộp online còn cộng phí xử lý thanh toán trên hệ thống: 330 yên nếu thời hạn cấp dưới 3 năm, 550 yên nếu từ 3 năm trở lên. Hồ sơ được Cục tiếp nhận đến hết ngày 30/09/2026 vẫn tính giá cũ (6.000 yên tại quầy, 5.500 yên online).

Phần 2Đón vợ/chồng, con từ Việt Nam sang (xin COE)

Giấy tờ cần chuẩn bị

• Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (1 bộ) — 在留資格認定証明書交付申請書ざいりゅうしかくにんていしょうめいしょこうふしんせいしょ

  Đơn có 3 tờ: 2 tờ ghi thông tin người sắp sang (người ở Nhật điền thay) và 1 tờ phần người bảo lãnh điền. Cách điền xem ở mục Cách điền đơn Phần 2. Giấy này gọi tắt là COE.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Ảnh thẻ 4cm × 3cm của người sắp sang (1 tấm) — 写真しゃしん

  Ảnh của vợ/chồng/con đang ở Việt Nam, chụp trong vòng 6 tháng, nền trắng. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh rồi dán vào đơn — nhờ người nhà chụp và gửi file sang để in tại Nhật cũng được, miễn đúng kích thước và rõ mặt.

• Phong bì hồi đáp (1 cái) — 返信用封筒へんしんようふうとう

  Chỉ thủ tục COE mới cần. Dùng phong bì định hình, ghi sẵn địa chỉ nhận tại Nhật, dán tem thư bảo đảm đơn giản （簡易書留）. Cục sẽ gửi COE về bằng phong bì này. Mua phong bì ở bưu điện hoặc cửa hàng tiện lợi, và hỏi bưu điện mức tem hiện hành cho chắc.

• Đón vợ/chồng: bản sao giấy chứng nhận kết hôn do Việt Nam cấp — 結婚証明書けっこんしょうめいしょの写うつし

  Đây là giấy quan trọng nhất phía Việt Nam. Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn hoặc trích lục kết hôn, xin ở UBND xã/phường nơi đăng ký kết hôn. Kèm bản dịch tiếng Nhật (tải mẫu dịch ở trang Hướng dẫn tự dịch giấy tờ). Mang bản gốc khi đi nộp để đối chiếu.

• Đón con: bản sao giấy khai sinh của con — 出生証明書しゅっしょうしょうめいしょの写うつし

  Bản sao Giấy khai sinh có ghi tên cha mẹ (bố hoặc mẹ là người bảo lãnh), xin ở UBND xã/phường nơi đăng ký khai sinh. Kèm bản dịch tiếng Nhật, mang bản gốc khi nộp.

• Bản sao thẻ lưu trú hoặc hộ chiếu của người bảo lãnh — 扶養者ふようしゃの在留ざいりゅうカードの写うつし

  Chụp hoặc scan rõ cả hai mặt thẻ lưu trú của người bảo lãnh — người đang ở Nhật đứng ra đón.

• Giấy chứng nhận đang làm việc của người bảo lãnh — 在職証明書ざいしょくしょうめいしょ

  Xin từ công ty của người bảo lãnh. Tự kinh doanh thì thay bằng bản sao giấy phép kinh doanh. Không có mẫu chính thức — dàn ý bắt buộc và cách viết xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế và giấy chứng nhận đã nộp thuế của người bảo lãnh — 課税かぜい（非課税ひかぜい）証明書しょうめいしょ・納税証明書のうぜいしょうめいしょ

  Xin ở tòa thị chính (shiyakusho) nơi người bảo lãnh sống vào ngày 1 tháng 1. Người bảo lãnh mới sang Nhật, chưa có giấy thuế thì nộp thay bằng hợp đồng lao động, bảng lương và thư giải trình — xem nhóm giấy nên chuẩn bị sẵn bên dưới.

• Nếu người bảo lãnh không đi làm (du học sinh...): giấy chứng nhận số dư tiền gửi hoặc giấy chứng nhận học bổng — 預金残高証明書よきんざんだかしょうめいしょ・奨学金給付証明書しょうがくきんきゅうふしょうめいしょ

  Giấy số dư mang tên người bảo lãnh do ngân hàng cấp, hoặc giấy học bổng ghi rõ số tiền và thời hạn nhận — để chứng minh lo được chi phí sinh hoạt cho người sắp sang.

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hồ sơ COE hay bị yêu cầu bổ sung nhất ở nhóm này:

• Giấy chứng nhận số dư ngân hàng của người bảo lãnh — 預金残高証明書よきんざんだかしょうめいしょ

  Xin ở ngân hàng nơi người bảo lãnh có tài khoản. Thu nhập năm chưa cao thì số dư ngân hàng là bằng chứng bù lại rất quan trọng.

• Bảng lương 3 tháng gần nhất của người bảo lãnh — 給与明細きゅうよめいさい

  Đặc biệt cần khi người bảo lãnh mới đi làm, giấy chứng nhận thuế năm trước còn thấp hoặc chưa có.

• Thư giải trình hoàn cảnh và kế hoạch nuôi gia đình — 理由書りゆうしょ

  Viết rõ: thu nhập hiện tại, tiền nhà, dự tính chi tiêu cho cả nhà, khoản tiết kiệm hiện có. Hồ sơ thu nhập mỏng mà thiếu thư này là rất dễ bị yêu cầu bổ sung. Không có mẫu chính thức — dàn ý và cách viết xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản sao hợp đồng thuê nhà tại Nhật — 賃貸借契約書ちんたいしゃくけいやくしょの写うつし

  Chứng minh có chỗ ở cho cả gia đình sau khi sang. Kiểm tra luôn trong hợp đồng có cấm người ở thêm không.

• Bản dịch tiếng Nhật của giấy kết hôn / giấy khai sinh — 翻訳文ほんやくぶん

  Không cần công chứng. Ai biết tiếng Nhật cũng dịch được, kể cả chính người bảo lãnh — nhưng cuối bản dịch bắt buộc phải có thông tin người dịch theo dàn ý ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy đăng ký cư trú của người bảo lãnh — 住民票じゅうみんひょう

  Xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho), bản cấp trong vòng 3 tháng. Không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục cho hồ sơ đón gia đình, nhưng nên nộp kèm sẵn: giấy này cho thấy rõ địa chỉ và các thành viên đang ở cùng nhà của người bảo lãnh — đúng phần Cục cần xác minh khi xét khả năng nuôi gia đình.

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Cách điền đơn xin COE

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh 4cm × 3cm của NGƯỜI SẮP SANG (vợ/chồng/con đang ở Việt Nam), chụp trong vòng 6 tháng, nền trắng. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh.

2. 2

   Quốc tịch・khu vực (ô 1): Quốc tịch của người sắp sang — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày tháng năm sinh (ô 2): Ghi theo hộ chiếu của người sắp sang.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Chữ Latin không dấu, đúng từng chữ như trong hộ chiếu: họ trước, tên sau. Chưa có hộ chiếu thì ghi theo giấy khai sinh và làm hộ chiếu sớm — bước xin visa bắt buộc phải có hộ chiếu.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Nơi sinh (ô 5): Tỉnh, thành nơi sinh ở Việt Nam (trong mẫu của Cục là bang ở Mỹ).

7. 7

   Tình trạng hôn nhân (ô 6): Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu chưa. Xin cho con thì thường là 無.

8. 8

   Nghề nghiệp (ô 7): Nghề hiện tại ở Việt Nam; không đi làm thì ghi 無職 như mẫu.

9. 9

   Địa chỉ ở quê nhà (ô 8): Địa chỉ thường trú ở Việt Nam của người sắp sang.

10. 10

    Địa chỉ liên lạc tại Nhật (ô 9): Địa chỉ nhà của người bảo lãnh tại Nhật — nơi người sắp sang sẽ ở. Ghi kèm số điện thoại cố định và di động (thường là số của người bảo lãnh) vì Cục liên lạc qua địa chỉ và số này.

11. 11

    Hộ chiếu (ô 10): (1) Số hộ chiếu; (2) ngày hết hạn của người sắp sang. Chưa có hộ chiếu thì để trống và làm hộ chiếu ngay.

12. 12

    Mục đích nhập cảnh (ô 11): Đánh dấu ■ vào đúng ô Ｒ「家族滞在」. Đừng nhầm với các ô 特定活動（家族） dành cho gia đình của nghiên cứu sinh, diện EPA... — nhầm ô là hồ sơ đi sai diện.

13. 13

    Ngày dự định nhập cảnh (ô 12): Ngày dự kiến bay sang Nhật. COE có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp — phải nhập cảnh trong thời gian đó.

14. 14

    Cảng, sân bay dự định nhập cảnh (ô 13): Ví dụ Narita （成田空港）, Haneda, Kansai （関西空港） — ghi sân bay dự kiến hạ cánh.

15. 15

    Thời gian dự định ở (ô 14): Thời hạn mong muốn, ví dụ ５年. Cục quyết định theo thời hạn lưu trú của người bảo lãnh.

16. 16

    Có người đi cùng không (ô 15): Khoanh 有 nếu có người nhập cảnh cùng chuyến (ví dụ hai mẹ con sang cùng lúc — mỗi người vẫn cần một bộ hồ sơ COE riêng).

17. 17

    Nơi dự định xin visa (ô 16): Tên cơ quan Nhật tại Việt Nam nơi sẽ nộp xin visa sau khi có COE: Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội, hoặc Tổng Lãnh sự quán tại TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng — theo khu vực thường trú. (Mẫu của Cục ghi Washington DC vì nhân vật mẫu sống ở Mỹ.)

18. 18

    Lịch sử ra vào Nhật (ô 17): Đã từng vào Nhật thì khoanh 有 và ghi số lần cùng lần gần nhất (từ ngày nào đến ngày nào). Chưa từng thì khoanh 無.

19. 19

    Lịch sử xin COE (ô 18): Đã từng xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (bất kỳ loại nào) thì khoanh 有， ghi số lần xin và số lần bị từ chối. Chưa từng thì khoanh 無.

20. 20

    Tiền án, tiền sự (ô 19): Khoanh 無 nếu chưa từng bị xử lý vì phạm tội, kể cả phạt giao thông. Có thì ghi cụ thể tội danh và nội dung xử lý.

21. 21

    Lịch sử bị trục xuất (ô 20): Chưa từng bị trục xuất hoặc bị ra lệnh xuất cảnh thì khoanh 無.

22. 22

    Người thân đang ở Nhật (ô 21): Kê khai người thân tại Nhật: dòng đầu tiên là người bảo lãnh — quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có dự định sống cùng không, nơi làm việc, số thẻ lưu trú.

1. 23

   Nơi đăng ký và ngày đăng ký (ô 22): Giống ô 17 của đơn gia hạn: vợ/chồng thì ghi nơi và ngày đăng ký kết hôn; con thì ghi nơi và ngày đăng ký khai sinh. Đăng ký ở Việt Nam ghi ở mục (2); mục (1) phía Nhật ghi なし như mẫu.

2. 24

   Cách chi trả chi phí sinh hoạt (ô 23): Đánh dấu ■ vào ô đúng: thông thường là 親族負担 (người bảo lãnh ở Nhật chi trả toàn bộ).

3. 25

   Người đứng đơn phía Nhật (ô 24): Ghi thông tin NGƯỜI NỘP ĐƠN tại Nhật — thường chính là người bảo lãnh: họ tên, quan hệ với người xin (trong mẫu là 妻 — người vợ), địa chỉ và số điện thoại tại Nhật.

4. 26

   Chữ ký và ngày viết đơn: Người đã ghi ở ô 24 tự ký tay (trong mẫu là người vợ bảo lãnh ký). Ký thay tên của người sắp sang là sai.

5. 27

   Người nộp hộ （取次者）: Chỉ điền khi nhờ người khác nộp hộ. Người bảo lãnh tự đi nộp thì để trống.

Phần người bảo lãnh điền — 扶養者等作成用

1. 28

   Tên người được bảo lãnh (ô 1): Họ tên của người sắp sang (vợ/chồng/con). Phần này không có ô số thẻ lưu trú vì người sắp sang chưa có thẻ.

2. 29

   Thông tin người bảo lãnh (ô 2, mục (1)–(8)): Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số thẻ lưu trú, tư cách lưu trú, thời hạn và ngày hết hạn của người bảo lãnh, cùng quan hệ với người xin (trong mẫu tích ■ ở ô 妻）.

3. 30

   Nơi làm việc và thu nhập của người bảo lãnh (ô 2, mục (9)–(13)): Tên công ty, mã số pháp nhân 13 số, chi nhánh, địa chỉ và số điện thoại của nơi làm việc chính, thu nhập năm gần nhất. Người bảo lãnh là du học sinh thì bỏ trống phần nơi làm việc.

4. 31

   Chữ ký của người bảo lãnh: Người bảo lãnh tự ký tay và ghi ngày tháng. Trường hợp người bảo lãnh cũng nhập cảnh cùng lúc với người xin (cả nhà cùng sang một đợt) thì ghi thêm tên cơ quan hoặc trường học của người bảo lãnh và họ tên người đại diện cơ quan đó.

Sau khi có COE thì làm gì tiếp

1. Nhận COE: nếu nộp hồ sơ giấy, Cục gửi COE về bằng chính phong bì hồi đáp bạn đã nộp. COE chỉ có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp — phải nhập cảnh trong thời gian này, hết hạn là phải xin lại từ đầu.
2. Gửi COE về Việt Nam cho người sắp sang: gửi bản gốc bằng chuyển phát quốc tế có theo dõi. Nếu nhận COE điện tử (file PDF qua email) thì gửi file để người nhà in ra rõ nét.
3. Người sắp sang nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội) hoặc Tổng Lãnh sự quán (TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) theo khu vực thường trú, hoặc qua đại lý ủy thác tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ gồm: hộ chiếu, đơn xin visa theo mẫu của Bộ Ngoại giao Nhật, ảnh thẻ (kích thước theo hướng dẫn của nơi tiếp nhận, chụp trong vòng 6 tháng), COE bản gốc và 1 bản sao.
4. Trả lệ phí visa phía Việt Nam khi có kết quả (xem mục Lệ phí Phần 2). Nộp qua đại lý ủy thác thì có thể cộng thêm phí dịch vụ của đại lý.
5. Bay sang Nhật trong thời hạn của COE. Tại các sân bay quốc tế lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka...), thẻ lưu trú được cấp ngay tại sân bay khi nhập cảnh.
6. Trong vòng 14 ngày sau khi đến Nhật: ra tòa thị chính (shiyakusho) nơi ở để đăng ký địa chỉ （住民登録）, địa chỉ sẽ được ghi vào mặt sau thẻ lưu trú. Sau đó đăng ký cho người mới sang vào bảo hiểm y tế — nếu người bảo lãnh có bảo hiểm xã hội của công ty thì đăng ký dạng người phụ thuộc （扶養） tại công ty.
7. Người sang theo visa Gia đình muốn đi làm thêm phải xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách （資格外活動許可） trước — được làm tối đa 28 giờ mỗi tuần. Có thể xin ngay tại sân bay lúc nhập cảnh.

Lệ phí Phần 2

Ghi chú chính thức của Cục (áp dụng cho cả hai phần)

• Giấy tờ do cơ quan phía Nhật cấp phải còn trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp.
• Giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.
• Giấy tờ đã nộp về nguyên tắc không được trả lại. Giấy gốc khó làm lại được (như giấy chứng nhận kết hôn) nếu cần nhận lại thì trình bày với nhân viên ngay khi nộp.
• Nhờ người khác đi nộp thay thì người nộp phải trình giấy tờ chứng minh thân phận của mình (thẻ lưu trú, bằng lái xe...).
• Theo thông báo của Cục, từ ngày 14/6/2026, trẻ từ đủ 1 tuổi trở lên cũng thuộc diện phải có ảnh khi được cấp thẻ lưu trú — khi xin cho con nhỏ, chuẩn bị sẵn ảnh đúng kích thước của con.

Mục 3Cách viết giấy tự soạn

Ba loại giấy dưới đây không có mẫu chính thức của Cục nên phải tự soạn. Mỗi giấy có dàn ý các mục bắt buộc phải có và cách viết riêng — cứ bám đúng dàn ý, thay bằng thông tin thật của nhà mình. Mẫu ViMai (PDF + Excel) soạn theo đúng các dàn ý này đã có sẵn để tải về điền — link tải gắn tại từng giấy trong danh mục ở Mục 1 và Mục 2.

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt. Giấy in hai mặt dễ bị yêu cầu in lại.
• Font chữ Nhật chuẩn: MS 明朝 (MS Mincho) hoặc 游明朝， cỡ chữ 11–12; tiêu đề có thể dùng MS ゴシック đậm. Không dùng font lạ, khó đọc.
• Bố cục trang trọng: ngày tháng ghi ở góc trên bên phải; tiêu đề căn giữa trang; cuối văn bản ghi họ tên người viết và đóng dấu cá nhân （認印） nếu có.
• Văn phong lịch sự, câu ngắn, dùng thể です・ます; không viết tắt, không dùng khẩu ngữ.
• Mọi con số — thu nhập, tiền nhà, ngày tháng — phải khớp tuyệt đối với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.

Mục 4File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp) và của Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh. File Excel mở ra có sẵn cả tờ của người xin và tờ của người bảo lãnh, điền trực tiếp trên máy rồi in.

• Đơn xin gia hạn (Phần 1): tải file Excel / bản PDF để in điền tay / bản mẫu đã điền của Cục (PDF)
• Đơn xin COE (Phần 2): tải file Excel / bản PDF để in điền tay / bản mẫu đã điền của Cục (PDF)
• Bảng kiểm giấy tờ chính thức của Cục — gia hạn: tải bảng kiểm (PDF) / COE: tải bảng kiểm (PDF)
• Trang tư cách 家族滞在 của Cục (danh mục giấy tờ đầy đủ, mới nhất): mở trang tư cách Gia đình
• Biểu phí visa phía Việt Nam — Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh: tải biểu phí (PDF)
• Giấy tự soạn （在職証明書， thư giải trình, bản dịch): Cục không có mẫu — đã có mẫu ViMai (PDF + Excel) để tải về điền, gắn tại từng giấy trong danh mục ở Mục 1 và Mục 2.

Mục 5Lưu ý hay sai

Phần 1 — gia hạn

• Quên tờ 扶養者等作成用 trong bộ đơn, hoặc thiếu chữ ký của người bảo lãnh — lỗi hay gặp nhất và chắc chắn bị trả lại bổ sung.
• Giấy chứng nhận thuế của người bảo lãnh xin nhầm năm, hoặc xin ở shiyakusho khác nơi ở vào ngày 1 tháng 1 — giấy phải của nơi cư trú tại thời điểm 1/1 của năm xin cấp.
• Người bảo lãnh mới chuyển việc: giấy thuế năm trước còn phản ánh công ty cũ và thu nhập cũ. Nộp kèm giấy chứng nhận đang làm việc, hợp đồng lao động và bảng lương ở công ty mới để Cục thấy thu nhập hiện tại.
• Người được bảo lãnh đi làm thêm quá 28 giờ mỗi tuần, hoặc làm thêm khi chưa có giấy phép hoạt động ngoài tư cách （資格外活動許可） — đây là vi phạm và có thể bị từ chối gia hạn.
• Đã chuyển nhà mà chưa đăng ký địa chỉ mới, khiến địa chỉ trong đơn khác với thẻ lưu trú. Cập nhật địa chỉ tại shiyakusho trước khi nộp.
• Ảnh chụp quá 6 tháng hoặc sai kích thước 4cm × 3cm; quên ghi tên vào mặt sau ảnh.

Phần 2 — xin COE đón sang

• Ở ô 11 chọn nhầm mục đích nhập cảnh — phải đánh dấu đúng ô Ｒ「家族滞在」. Chọn sang các ô 特定活動（家族） là hồ sơ đi sai diện.
• Giấy kết hôn, giấy khai sinh phía Việt Nam thiếu bản dịch tiếng Nhật, hoặc bản dịch thiếu thông tin người dịch ở cuối — cả hai đều bị yêu cầu bổ sung.
• Thu nhập của người bảo lãnh chưa cao mà không nộp kèm giấy số dư ngân hàng và thư giải trình kế hoạch chi tiêu — đây là lý do hồ sơ COE diện Gia đình bị hỏi thêm nhiều nhất.
• COE hết hiệu lực 3 tháng mà người thân chưa nhập cảnh — không gia hạn được, phải xin lại từ đầu. Chỉ gửi COE về Việt Nam khi người nhà đã sẵn sàng xin visa và bay trong thời gian đó.
• Gửi bản gốc COE về Việt Nam bằng đường bưu điện thường, bị thất lạc giữa đường. Dùng chuyển phát có mã theo dõi; nếu là COE điện tử thì in bản PDF rõ nét, không cắt xén.
• Sang đến nơi mà quên đăng ký địa chỉ tại shiyakusho trong vòng 14 ngày, hoặc người mới sang đi làm thêm ngay khi chưa xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách.