Hướng dẫn visa

Xin COE sang Nhật lần đầu — hồ sơ Kỹ sư & Du học từ Việt Nam

Thủ tục 在留資格認定証明書交付申請ざいりゅうしかくにんていしょうめいしょこうふしんせい — xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) cho tư cách 技術ぎじゅつ・人文知識じんぶんちしき・国際業務こくさいぎょうむ (Kỹ sư) và 留学りゅうがく (Du học)

Mục 1Trả lời nhanh

Phần 1COE diện Kỹ sư （技術・人文知識・国際業務）

Giấy tờ chung — nhóm công ty nào cũng phải nộp

• Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (1 bộ) — 在留資格認定証明書交付申請書ざいりゅうかくにんていしょうめいしょこうふしんせいしょ

  Tải bản PDF hoặc Excel ở mục File tải về. Cách điền xem ở mục Cách điền đơn — Phần 1.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Ảnh thẻ (1 tấm)

  Đúng quy cách của Cục: dọc 40mm × ngang 30mm, chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp, không đội mũ, nền trơn. Dán vào ô ảnh của đơn; in ảnh trực tiếp vào đơn cũng được nếu đúng quy cách.

• Phong bì hồi đáp (1 cái)

  Phong bì định hình, ghi sẵn địa chỉ nhận (thường là địa chỉ công ty), dán tem thư bảo đảm đơn giản （簡易書留） theo mức bưu điện hiện hành. Cục gửi COE về bằng phong bì này.

• Giấy chứng minh công ty thuộc nhóm nào

  Nộp được giấy nào trong các giấy liệt kê ở mục nhóm 1, nhóm 2 dưới đây thì nộp giấy đó. Không có giấy nào chứng minh được thì công ty bị tính là nhóm 4 và phải nộp bộ hồ sơ đầy đủ.

Nhóm 1 và nhóm 2 — giấy chứng minh nhóm

• Nhóm 1 — bản sao sách Shikiho hoặc giấy chứng minh công ty đã niêm yết trên sàn chứng khoán Nhật — 四季報しきほうの写うつし

  Một trong các giấy của nhóm 1 là đủ để chứng minh nhóm.

• Nhóm 1 — bản sao giấy phép thành lập do cơ quan chủ quản cấp

  Áp cho cơ quan, tổ chức cần phép thành lập của bộ, ngành chủ quản.

• Nhóm 1 — giấy chứng minh là doanh nghiệp đổi mới sáng tạo thuộc diện được cộng điểm đặc biệt, hoặc doanh nghiệp đạt điều kiện nhất định

  Ví dụ bản sao quyết định cấp trợ cấp, hoặc chứng nhận （認定証） của chương trình tương ứng.

• Nhóm 2 — bản sao tờ tổng hợp văn bản pháp định về khấu trừ thuế thu nhập từ lương của năm trước — 前年分ぜんねんぶんの職員しょくいんの給与所得きゅうよしょとくの源泉徴収票等げんせんちょうしゅうひょうなどの法定調書合計表ほうていちょうしょごうけいひょう（写うつし）

  Điều kiện nhóm 2: tổng thuế khấu trừ từ lương trong tờ này từ 10 triệu yên trở lên.

• Nhóm 2 (diện tương đương) — giấy chứng minh đã được duyệt dùng hệ thống nộp hồ sơ online

  Chỉ áp cho cơ quan xin xét theo diện tương đương nhóm 2: ví dụ email thông báo chấp thuận đơn đăng ký sử dụng hệ thống （利用申出に係る承認のお知らせメール).

• Lưu ý cho nhóm 1 và 2

  Theo danh mục chính thức của Cục: công ty thuộc nhóm 1 hoặc 2 thì ngoài giấy chung và giấy chứng minh nhóm ở trên, về nguyên tắc không cần nộp thêm giấy nào khác.

Nhóm 3 — giấy riêng của nhóm

• Bản sao tờ tổng hợp văn bản pháp định về khấu trừ thuế thu nhập từ lương của năm trước — 前年分ぜんねんぶんの職員しょくいんの給与所得きゅうよしょとくの源泉徴収票等げんせんちょうしゅうひょうなどの法定調書合計表ほうていちょうしょごうけいひょう（写うつし）

  Giống giấy của nhóm 2 — đây là giấy nền của nhóm 3.

• Giấy chứng minh danh hiệu Chuyên môn sĩ hoặc Chuyên môn sĩ cao cấp — 専門士又せんもんしまたは高度専門士こうどせんもんしの称号しょうごうを付与ふよされたことを証明しょうめいする文書ぶんしょ

  Chỉ khi người xin tốt nghiệp trường chuyên môn tại Nhật và có danh hiệu này. Tốt nghiệp khoa chuyên tu （専攻科） thì nộp giấy chứng minh đã hoàn thành khoa đó.

• Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học được chứng nhận (dành cho du học sinh) — 認定学科修了証明書にんていがっかしゅうりょうしょうめいしょ

  Chỉ khi người xin là du học sinh đã hoàn thành khóa học thuộc chương trình hỗ trợ nghề nghiệp cho du học sinh được chứng nhận （外国人留学生キャリア形成促進プログラム). Đây là mẫu chính thức của Cục.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Bộ giấy khi làm việc theo phái cử — bản thệ ước của công ty phái cử — 申請人しんせいにんの派遣労働はけんろうどうに関かんする誓約書せいやくしょ（所属機関しょぞくきかん（派遣元はけんもと）用よう）

  Chỉ khi người xin làm việc theo hợp đồng phái cử. Mẫu tham khảo chính thức của Cục (file Word).

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Bộ giấy phái cử — bản thệ ước của nơi tiếp nhận phái cử — 申請人しんせいにんの派遣労働はけんろうどうに関かんする誓約書せいやくしょ（派遣先用はけんさきよう）

  Bản phía nơi tiếp nhận lao động phái cử ký. Mẫu tham khảo chính thức của Cục (file Word).

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Bộ giấy phái cử — bản sao thông báo điều kiện lao động (hoặc hợp đồng lao động) và hợp đồng phái cử cá biệt — 労働条件通知書ろうどうじょうけんつうちしょ（雇用契約書こようけいやくしょ）・労働者派遣個別契約書ろうどうしゃはけんこべつけいやくしょの写うつし

  Giấy làm rõ nội dung công việc và thời hạn phái cử tại nơi tiếp nhận.

Bộ hồ sơ đầy đủ — áp cho nhóm 4, và nhóm 3 cũng phải nộp

Bảng kiểm chính thức của Cục (bảng kiểm nhóm 3・4) đánh dấu các giấy dưới đây là bắt buộc cho cả nhóm 3 và nhóm 4. Nhóm 1 và 2 thì về nguyên tắc không cần bộ này.

• Giấy làm rõ nội dung hoạt động — văn bản ghi điều kiện lao động — 労働条件ろうどうじょうけんを明示めいじする文書ぶんしょ

  Trường hợp ký hợp đồng lao động: văn bản công ty giao cho người lao động ghi rõ điều kiện lao động theo Điều 15 Luật Tiêu chuẩn lao động (hợp đồng lao động hoặc thông báo điều kiện lao động). Đây là 1 trong 3 loại giấy thay thế nhau của mục này.

• Giấy làm rõ nội dung hoạt động — trường hợp làm cán bộ công ty Nhật

  Bản sao điều lệ công ty ở phần thù lao cán bộ, hoặc biên bản đại hội cổ đông quyết định mức thù lao cán bộ (công ty có ủy ban thù lao thì dùng biên bản của ủy ban đó).

• Giấy làm rõ nội dung hoạt động — trường hợp chuyển từ chi nhánh nước ngoài sang, hoặc làm cán bộ của đoàn thể

  Văn bản của tổ chức ghi rõ: chức vụ (công việc phụ trách), thời hạn và mức thù lao được trả.

• Bản lý lịch của người xin (1 bản) — 履歴書りれきしょ

  Giấy bắt buộc: ghi rõ cơ quan đã làm việc, nội dung công việc dùng kỹ thuật hoặc kiến thức liên quan, và thời gian làm từng nơi. Mẫu tự do, không có mẫu chính thức — cách viết chi tiết và dàn ý ở mục Cách viết giấy tự soạn. Mẫu ViMai gồm file Excel để điền (rirekisho.xlsx) và bản PDF để in (rirekisho.pdf) — tải ngay tại giấy này.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy chứng minh học vấn hoặc kinh nghiệm — bằng tốt nghiệp đại học hoặc giấy tương đương — 大学等だいがくなどの卒業証明書そつぎょうしょうめいしょ

  Một trong các giấy của mục này là đủ. Người có chứng chỉ DOEACC thì nộp giấy chứng nhận DOEACC mức A, B hoặc C. Nếu đã nộp giấy chứng minh danh hiệu Chuyên môn sĩ ở mục nhóm 3 thì không cần mục này nữa.

• Giấy chứng minh học vấn hoặc kinh nghiệm — giấy chứng nhận đang làm việc — 在職証明書等ざいしょくしょうめいしょなど

  Giấy của nơi đã làm việc, chứng minh thời gian làm công việc liên quan. Giấy của trường ghi thời gian đã học chuyên ngành liên quan (đại học, cao đẳng kỹ thuật, THPT, trường chuyên môn) cũng được tính.

• Giấy chứng minh học vấn hoặc kinh nghiệm — chứng chỉ công nghệ thông tin

  Chỉ với kỹ sư IT: giấy chứng nhận đã đỗ kỳ thi hoặc có chứng chỉ về công nghệ xử lý thông tin thuộc diện Bộ trưởng Tư pháp quy định.

• Giấy chứng minh học vấn hoặc kinh nghiệm — giấy chứng minh 3 năm kinh nghiệm thực tế

  Chỉ khi công việc cần cảm thụ, tư duy dựa trên văn hóa nước ngoài: phải chứng minh 3 năm kinh nghiệm thực tế ở công việc liên quan. Ngoại lệ: người tốt nghiệp đại học làm phiên dịch, thông dịch hoặc dạy ngôn ngữ thì không cần mục này.

• Bản dịch tiếng Nhật của bằng cấp và giấy tờ tiếng Việt

  Mọi giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài đều phải kèm bản dịch tiếng Nhật (quy định chung của Cục). Ai dịch cũng được, không cần công chứng; cuối bản dịch ghi họ tên, địa chỉ và chữ ký của người dịch. Dùng khung mẫu dịch ViMai dưới đây và xem trang hướng dẫn tự dịch giấy tờ của ViMai.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy chứng nhận đăng ký công ty (1 bản) — 登記事項証明書とうきじこうしょうめいしょ

  Giấy phía công ty, cấp trong vòng 3 tháng trước khi nộp. Xin trực tiếp tại Cục Pháp vụ （法務局） hoặc xin cấp online qua trang của Bộ Tư pháp cũng được (theo ghi chú chính thức của Cục).

• Tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh của công ty

  Brochure giới thiệu chi tiết: lịch sử công ty, cán bộ, cơ cấu tổ chức, nội dung kinh doanh — gồm cả đối tác chính và thành tích giao dịch; hoặc văn bản tương đương do công ty tự soạn.

• Bản sao báo cáo tài chính năm gần nhất (1 bộ) — 直近ちょっきんの年度ねんどの決算文書けっさんぶんしょの写うつし

  Công ty mới thành lập, chưa có báo cáo tài chính thì nộp kế hoạch kinh doanh （事業計画書） thay thế.

• Tờ khai về người đại diện của công ty — 所属機関しょぞくきかんの代表者だいひょうしゃに関かんする申告書しんこくしょ

  Từ ngày 15/4/2026, nhóm 3 và 4 phải nộp thêm giấy này (thông báo chính thức trên trang của Cục). Đây là mẫu tham khảo của Cục.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Giấy chứng minh năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2 — chỉ khi công việc chủ yếu dùng ngôn ngữ để phục vụ người

  Áp cho việc như phiên dịch, lễ tân khách sạn, tiếp khách... Được coi là đạt B2 nếu có một trong các mốc sau: JLPT N2 trở lên; BJT từ 400 điểm; kỳ thi du học Nhật EJU môn tiếng Nhật (đọc hiểu + nghe + nghe-đọc) từ 200 điểm; JPT từ 525 điểm; đã cư trú trung dài hạn tại Nhật từ 20 năm; đã tốt nghiệp đại học Nhật, cao đẳng kỹ thuật hoặc trường chuyên môn; hoặc đã học hết giáo dục bắt buộc và tốt nghiệp THPT tại Nhật.

Cần mốc JPT 525 điểm cho giấy chứng minh năng lực ngôn ngữ ở trên? Ôn thi JPT tại ViMai.

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Nhóm 4 — giấy thêm khi không nộp được tờ tổng hợp khấu trừ thuế

• Giấy làm rõ lý do không nộp được tờ tổng hợp khấu trừ thuế — trường hợp cơ quan được miễn khấu trừ

  Giấy chứng minh được miễn khấu trừ thuế thu nhập (ví dụ giấy chứng minh miễn trừ đối với pháp nhân nước ngoài) hoặc giấy tờ tương đương cho thấy không phải khấu trừ.

• Giấy làm rõ lý do không nộp được — các trường hợp còn lại: bản sao đơn khai báo mở văn phòng trả lương — 給与支払事務所等きゅうよしはらいじむしょなどの開設届出書かいせつとどけでしょの写うつし

  Nộp kèm 1 trong 2 giấy ở mục tiếp theo.

• Kèm theo: bản sao tờ tính thuế thu nhập từ lương 3 tháng gần nhất, hoặc giấy chứng minh được áp dụng kỳ hạn nộp đặc biệt

  Tờ tính thuế （所得税徴収高計算書） phải là bản có dấu ngày tiếp nhận của cơ quan thuế. Nếu công ty được duyệt kỳ hạn nộp đặc biệt （納期の特例） thì nộp giấy chứng minh việc được duyệt đó.

Nên chuẩn bị sẵn — phương châm "có còn hơn bị bổ sung"

• Bản sao hộ chiếu của người xin

  Không bắt buộc trong danh mục, nhưng Cục ghi chú chính thức: tên trên COE khác tên trên hộ chiếu sẽ làm mọi thủ tục tới lúc nhập cảnh bị chậm để xác minh. Nộp được thì nộp kèm ngay từ đầu.

• Thư lý do tuyển dụng do công ty viết — 採用理由書さいようりゆうしょ

  Danh mục COE không yêu cầu, nhưng công ty lần đầu tuyển người nước ngoài rất hay bị Cục hỏi vì sao tuyển người này, công việc cụ thể là gì. Chuẩn bị sẵn một bản ngắn, rõ ràng sẽ giúp hồ sơ trôi chảy. Mẫu ViMai có sẵn file tải về:

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản mô tả nội dung công việc do công ty viết — 業務内容説明書ぎょうむないようせつめいしょ

  Tương tự thư lý do tuyển dụng: mô tả cụ thể công việc người xin sẽ làm, dùng kiến thức, kỹ thuật nào — phần này phải khớp với ô nội dung hoạt động chi tiết （活動内容詳細） trên đơn. Mẫu ViMai có sẵn file tải về:

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Gửi sẵn cho công ty: bản sao bằng tốt nghiệp và bảng điểm kèm bản dịch tiếng Nhật

  Nhóm 1 và 2 về nguyên tắc không phải nộp, nhưng khi Cục cần xác minh chuyên môn giữa chừng, công ty có sẵn giấy sẽ trả lời ngay được thay vì chờ gửi từ Việt Nam sang. Bản dịch dùng khung mẫu ViMai:

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy đăng ký cư trú — giấy làm ngay sau khi sang Nhật — 住民票じゅうみんひょう

  Không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục cho hồ sơ COE. Đây là giấy xác nhận địa chỉ cư trú tại Nhật: sang tới nơi, đăng ký địa chỉ tại ủy ban nơi ở (shiyakusho) là xin được ngay, bản cấp trong vòng 3 tháng. Hầu hết thủ tục sau khi sang đều cần giấy này, và họ tên, địa chỉ trên mọi đơn về sau phải khớp từng ký tự với giấy đăng ký cư trú.

Xin COE khác gì gia hạn visa Kỹ sư?

• Gia hạn xét trên quá trình đã sống và làm việc tại Nhật: giấy chứng nhận đang làm việc, thuế, bảo hiểm. COE xét hồ sơ từ đầu: bằng cấp, chuyên môn của người xin và điều kiện lao động sắp ký — không có giấy tờ thuế hay bảo hiểm nào của người xin.
• Người xin đang ở Việt Nam nên mọi giấy phía người xin phải gửi sang Nhật cho công ty nộp. Thời gian gửi giấy, xét 1 đến 3 tháng, rồi xin visa — phải tính hết vào kế hoạch ngày vào công ty; đừng hứa ngày đi làm quá sát.
• Nhóm công ty tính giống hồ sơ gia hạn, nhưng công ty mới thành lập hoặc chưa có tờ tổng hợp khấu trừ thuế gần như luôn rơi vào nhóm 4 — chuẩn bị bộ đầy đủ ngay từ đầu.
• COE chỉ có hiệu lực 3 tháng. Gia hạn trượt thì còn đường xin lại trong lúc vẫn ở Nhật; COE hết hiệu lực lúc chưa nhập cảnh thì phải xin lại từ đầu.

Đang ở Nhật và chỉ gia hạn thì xem trang gia hạn visa Kỹ sư.

Cách điền đơn — Phần 1 (diện Kỹ sư)

Nguồn ảnh: bản mẫu đã điền chính thức （記載例） của Cục Xuất nhập cảnh cho đơn xin COE diện Kỹ sư (file 001460060.pdf trên moj.go.jp). Người mẫu trong bản của Cục là một người Mỹ (NYUKAN JAMES) được một công ty Nhật tuyển vào làm; khi điền thật, thay toàn bộ bằng thông tin của chính bạn và công ty tiếp nhận.

Ảnh 1 — Tờ 申請人等作成用１ (phần người xin): bản mẫu đã điền chính thức của Cục, số 1–16

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh chụp chính diện trong vòng 6 tháng trước khi nộp, cỡ dọc 40mm × ngang 30mm, không đội mũ, nền trơn. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh rồi mới dán.

2. 2

   Quốc tịch・vùng (ô 1): Ghi theo hộ chiếu — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi họ tên bằng chữ Latin (romaji) đúng từng ký tự như trang thông tin của hộ chiếu — chính đơn có bong bóng dặn điều này. Chưa có hộ chiếu thì ghi theo giấy tờ công khác; tên trên COE khác tên hộ chiếu là mọi thủ tục sau bị chậm.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Nơi sinh (ô 5): Ghi tỉnh, thành phố và nước nơi bạn sinh ra. Bản mẫu ghi một bang ở Mỹ; người Việt ghi tỉnh + ベトナム.

7. 7

   Tình trạng hôn nhân (ô 6): Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu còn độc thân.

8. 8

   Nghề nghiệp (ô 7): Ghi nghề hiện tại của bạn ở Việt Nam — bản mẫu ghi 会社員 (nhân viên công ty).

9. 9

   Nơi cư trú ở nước nhà (ô 8): Ghi tỉnh, thành phố nơi gia đình bạn ở tại Việt Nam.

10. 10

    Địa chỉ liên lạc tại Nhật (ô 9): Đơn dặn ghi địa chỉ dự định cư trú tại Nhật, kèm số điện thoại cố định và di động liên lạc được. Người xin còn ở Việt Nam nên phần này thường do công ty điền bằng địa chỉ và số điện thoại phía Nhật.

11. 11

    Hộ chiếu (ô 10): (1) số hộ chiếu; (2) ngày hết hạn — chép từ hộ chiếu. Chưa có hộ chiếu thì để trống, nhưng hãy làm hộ chiếu sớm vì các bước xin visa sau đó đều cần.

12. 12

    Mục đích nhập cảnh (ô 11): Tích vào đúng ô N 「技術・人文知識・国際業務」. Tích nhầm ô là xin sai tư cách.

13. 13

    Ngày nhập cảnh dự định, cảng đến, thời gian ở, người đi cùng (ô 12–15): Bản mẫu: nhập cảnh năm 20××, đến sân bay Narita, dự định ở 5 năm, có người đi cùng. Thời gian ở ghi theo mong muốn — diện Kỹ sư thường ghi 5 năm, 3 năm hoặc 1 năm tùy hợp đồng.

14. 14

    Nơi dự định xin visa (ô 16): Ghi thành phố nơi có Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật mà bạn sẽ nộp hồ sơ xin visa: Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP. Hồ Chí Minh. Bản mẫu của Cục ghi Washington DC.

15. 15

    Lịch sử xuất nhập cảnh, xin COE, tiền án, trục xuất (ô 17–20): Khai thật từng mục: đã từng vào Nhật chưa và lần gần nhất khi nào; đã từng xin COE chưa, mấy lần, bị từ chối mấy lần (bản mẫu: xin 1 lần, từ chối 0 lần); đã từng bị xử lý hình sự chưa — kể cả phạt vì vi phạm giao thông; đã từng bị trục xuất hoặc nhận lệnh xuất cảnh chưa. Khai sai sự thật bị phát hiện sẽ bị xử lý bất lợi, chính đơn ghi rõ điều này.

16. 16

    Người thân đang ở Nhật và người sống cùng (ô 21): Có thì điền từng người: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống cùng hay không, nơi làm việc hoặc trường học, số thẻ lưu trú. Bản mẫu ghi người anh trai. Không có ai thì khoanh 無. Thiếu chỗ thì ghi ra tờ riêng đính kèm.

Ảnh 2 — Tờ 申請人等作成用２Ｎ (nơi làm việc, học vấn, quá trình làm việc, chữ ký người nộp), số 17–22

1. 17

   Nơi làm việc (ô 22, tờ 2Ｎ): Tên công ty và chi nhánh; địa chỉ và số điện thoại ghi của nơi làm việc chính.

2. 18

   Học vấn cuối cùng (ô 23): Tích 外国 (học ở nước ngoài) rồi tích bậc học — bản mẫu tích 大学 (đại học); ghi tên trường và ngày tốt nghiệp.

3. 19

   Chuyên ngành đã học (ô 24): Tích 1 ngành trong bảng — bản mẫu tích 語学 (ngôn ngữ học). Học trường chuyên môn thì tích ở bảng dưới dành cho trường chuyên môn. Cục đối chiếu ngành này với công việc sắp làm.

4. 20

   Chứng chỉ xử lý thông tin (ô 25): Chỉ người làm công việc xử lý thông tin (IT) mới điền: khoanh Có hoặc Không và ghi tên chứng chỉ hoặc kỳ thi đã đỗ.

5. 21

   Quá trình làm việc (ô 26): Ghi mọi nơi đã làm việc, kể cả ở Việt Nam, theo thứ tự thời gian: tháng năm vào, tháng năm nghỉ, tên nơi làm. Nửa phải của bảng dành riêng cho người làm IT ghi quá trình làm việc IT.

6. 22

   Người nộp đơn và chữ ký (ô 27): Người thực tế nộp hồ sơ ghi thông tin của mình — bản mẫu là người phía công ty, quan hệ với người xin ghi 雇用主 (phía sử dụng lao động); chính người này ký tay và ghi ngày viết đơn ở dòng dưới. Khối ※取次者 ở cuối tờ chỉ dành cho người nộp thay đã đăng ký với Cục.

Ảnh 3 — Tờ 所属機関等作成用１Ｎ (phần công ty điền), số 23–30

1. 23

   Tên người nước ngoài được ký hợp đồng (tờ công ty, ô 1): Ghi họ tên người xin bằng romaji đúng như hộ chiếu.

2. 24

   Hình thức hợp đồng (ô 2): Bản mẫu tích 雇用 (thuê lao động). Ngoài ra còn có ủy nhiệm, thầu khoán và khác.

3. 25

   Thông tin công ty (ô 3): Chín mục con: (1) tên công ty, (2) mã pháp nhân 13 số, (3) tên chi nhánh, (4) số cơ sở áp dụng bảo hiểm lao động 11 số, (5) mã ngành — chọn từ bảng danh mục ngành （業種一覧）, ngành chính 1 mã, ngành phụ được nhiều mã, (6) địa chỉ và điện thoại, (7) vốn điều lệ, (8) doanh thu năm gần nhất, (9) số nhân viên — trong đó ghi riêng số nhân viên nước ngoài và số thực tập sinh kỹ năng. Các mục (1), (3), (4), (6), (9) ghi theo nơi làm việc chính.

4. 26

   Thời hạn làm việc dự định (ô 5): Bản mẫu tích 定めなし (không thời hạn). Hợp đồng có thời hạn thì tích 定めあり và ghi rõ khoảng thời gian.

5. 27

   Ngày bắt đầu làm việc (ô 6): Ngày vào công ty dự định. Phải chừa đủ thời gian cho việc gửi COE về Việt Nam và xin visa — đừng ghi sát ngày cấp COE dự kiến.

6. 28

   Lương・thù lao (ô 7): Ghi số tiền trước thuế, không tính các khoản phụ cấp đi lại, nhà ở, phụ thuộc và khoản hoàn chi phí. Bản mẫu tích 月額 (trả theo tháng).

7. 29

   Số năm kinh nghiệm và chức vụ (ô 8–9): Bản mẫu: 10 năm kinh nghiệm, chức vụ なし (không có). Số năm kinh nghiệm phải khớp với bản lý lịch và giấy chứng nhận làm việc nộp kèm.

8. 30

   Mã nghề và nội dung công việc chi tiết (ô 10–11): Ô 10: chọn mã nghề chính từ bảng danh mục nghề （職種一覧）— diện Kỹ sư chỉ chọn trong các mã 2–18, 24–31, 51–54 và 999; có nghề phụ thì ghi thêm. Ô 11: ghi cụ thể công việc sẽ làm — bản mẫu ghi「海外取引における翻訳・通訳業務」(công việc phiên dịch, thông dịch trong giao dịch với nước ngoài). Đây là ô Cục nhìn vào để xét chuyên môn có khớp hay không, phải ghi thật cụ thể.

Ảnh 4 — Tờ 所属機関等作成用２Ｎ (nơi phái cử và khối ký xác nhận của công ty), số 31–32

1. 31

   Nơi phái cử (ô 12, tờ công ty 2): Chỉ điền khi làm việc theo phái cử, hoặc nơi làm việc thực tế khác với ô 3 của tờ trước. Không thuộc trường hợp này vẫn phải nộp cả tờ này — đơn ghi rõ điều đó ở cuối tờ; phần ô 12 để trống.

2. 32

   Khối ký xác nhận của công ty (cuối tờ công ty 2): Ghi tên công ty, họ tên người đại diện và ngày viết đơn. Sau khi viết đơn mà có thay đổi nội dung, công ty phải tự sửa lại phần thay đổi.

Phần 2COE diện Du học （留学）

Giấy tờ chung — loại trường nào cũng phải nộp

• Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (1 bộ) — 在留資格認定証明書交付申請書ざいりゅうかくにんていしょうめいしょこうふしんせいしょ

  Tải bản PDF hoặc Excel ở mục File tải về. Cách điền xem ở mục Cách điền đơn — Phần 2.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Ảnh thẻ (1 tấm)

  Đúng quy cách của Cục: dọc 40mm × ngang 30mm, chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp, không đội mũ, nền trơn. Dán vào ô ảnh của đơn; in ảnh trực tiếp vào đơn cũng được nếu đúng quy cách.

• Phong bì hồi đáp (1 cái)

  Phong bì định hình, ghi sẵn địa chỉ nhận (thường là địa chỉ trường), dán tem thư bảo đảm đơn giản （簡易書留） theo mức bưu điện hiện hành. Cục gửi COE về bằng phong bì này.

• Bản sao trang thông tin hộ chiếu

  Theo biểu danh mục giấy tờ của Cục. Hộ chiếu có trang ghi bổ sung thì sao cả trang đó. Tên trên COE khác tên trên hộ chiếu sẽ làm các thủ tục tới lúc nhập cảnh bị chậm — nộp kèm hộ chiếu ngay từ đầu để Cục đối chiếu.

• Các tờ xác nhận kèm theo biểu danh mục của trường — 各種確認書かくしゅかくにんしょ

  File Excel chính thức của Cục, trường sẽ hướng dẫn tích chọn. Tùy nội dung đã chọn trong tờ xác nhận mà có giấy phải nộp thêm — ví dụ chọn hình thức thi để chứng minh tiếng Nhật thì nộp chứng chỉ thi.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

Bộ giấy tờ tiền bạc （経費支弁）— bắt buộc khi trường chưa được công nhận trường chuẩn

• Bản kê khai chi trả (mẫu chính thức của Cục) — 経費支弁書けいひしべんしょ

  Người chi trả viết và ký: chi trả những khoản nào, bao nhiêu, bằng cách nào (chuyển tiền theo đợt hay mang theo...). Đây là mẫu chính thức, tải file của Cục.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Giấy chứng minh quan hệ với người chi trả

  Giấy khai sinh của học sinh hoặc sổ hộ khẩu cho thấy quan hệ với người chi trả (thường là bố, mẹ). Giấy tiếng Việt phải kèm bản dịch tiếng Nhật — xem mục bản dịch bên dưới.

• Giấy chứng nhận số dư tiền gửi — BẢN GỐC — 預金残高証明書よきんざんだかしょうめいしょ（原本げんぽん）

  Xin tại ngân hàng nơi người chi trả gửi tiền. Biểu danh mục của Cục yêu cầu rõ bản gốc, không phải bản sao.

• Giấy làm rõ quá trình hình thành số tiền trong 1 năm qua

  Ví dụ bản sao sổ ngân hàng (sổ tiết kiệm) cho thấy tiền được tích lũy dần như thế nào. Đây là mục phía Việt Nam hay bị hỏi lại nhất: số dư lớn mà không giải trình được nguồn hình thành thì hồ sơ rất yếu.

• Giấy chứng minh nghề nghiệp của người chi trả

  Đang đi làm thì xin giấy xác nhận công việc tại cơ quan, công ty; kinh doanh tự do thì nộp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương.

• Giấy chứng minh thu nhập 1 năm qua của người chi trả

  Giấy xác nhận thu nhập do nơi làm việc cấp, hoặc giấy tờ thuế, sao kê lương — phải khớp với nghề nghiệp đã khai và với quá trình tích lũy tiền ở mục trên.

• Giấy chứng nhận học bổng (nếu có)

  Có học bổng thì nộp giấy chứng nhận của tổ chức cấp. Cục có danh sách mẫu giấy chứng nhận học bổng chính thức để đối chiếu.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Bản dịch tiếng Nhật của mọi giấy tờ tiếng Việt

  Khai sinh, hộ khẩu, giấy tờ ngân hàng, giấy xác nhận công việc... viết bằng tiếng Việt đều phải kèm bản dịch tiếng Nhật. Ai dịch cũng được, không cần công chứng; cuối bản dịch ghi họ tên, địa chỉ, chữ ký của người dịch. Dùng khung mẫu dịch ViMai:

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Trường chuẩn được nhẹ thế nào — và các điểm phải nhớ

• Trường chuẩn （適正校） thì hồ sơ nhẹ hẳn: biểu danh mục của đại học trường chuẩn chỉ có khoảng 9 mục, của trường tiếng trường chuẩn lớp I chỉ khoảng 7 mục — phần lớn là đơn, hộ chiếu và các tờ xác nhận.
• Riêng trường tiếng là trường chuẩn lớp I: trường tự lập tờ xác nhận năng lực chi trả （経費支弁能力に係る確認書） thay cho cả bộ giấy tiền bạc. Học sinh không phải nộp giấy số dư hay giấy thu nhập của người chi trả — đây là khác biệt lớn nhất giữa trường chuẩn và trường chưa chuẩn.
• Trường chưa được công nhận trường chuẩn (dù là đại học, trường chuyên môn hay trường tiếng) thì bộ giấy tiền bạc ở trên là bắt buộc từng mục. Trường tiếng chưa chuẩn còn phải nộp thêm giấy chứng nhận tốt nghiệp trường cuối cùng.
• Sắp xếp hồ sơ đúng thứ tự số trong biểu danh mục của loại trường tương ứng và đánh dấu vào cột xác nhận — đây là hướng dẫn trong tài liệu lưu ý chính thức của Cục (file tải về ở mục File tải về).
• Giấy nào Cục yêu cầu bản gốc thì phải được cấp trong vòng 3 tháng trước khi nộp.
• Từ tháng 4/2027, học sinh nhập học trường tiếng được chứng nhận （認定日本語教育機関） sẽ dùng thêm tờ xác nhận năng lực chi trả theo mẫu mới của Cục — file Word đã đăng ở mục File tải về; trường sẽ hướng dẫn cụ thể theo kỳ nhập học của bạn.

Nên chuẩn bị sẵn — phương châm "có còn hơn bị bổ sung"

• Giấy chứng nhận tốt nghiệp trường cuối cùng kèm bản dịch tiếng Nhật

  Biểu danh mục của trường tiếng chưa được công nhận trường chuẩn ghi mục này là bắt buộc. Các loại trường khác cũng nên chuẩn bị sẵn vì trường thường yêu cầu ngay từ vòng nhận hồ sơ.

• Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật (nếu đã có)

  Nếu trong tờ xác nhận các loại chọn hình thức dùng kết quả thi để chứng minh năng lực tiếng Nhật thì phải nộp chứng chỉ thi. Chưa có chứng chỉ thì chọn hình thức khác theo hướng dẫn của trường, đừng để trống.

• Bản giải trình nếu từng bị từ chối COE hoặc visa — 事情説明書じじょうせつめいしょ

  Biểu danh mục của mọi loại trường đều có mục tài liệu giải trình xóa bỏ lý do từng bị từ chối. Viết rõ lần trước bị từ chối vì sao và lần này đã khắc phục thế nào, kèm giấy chứng minh. Mẫu ViMai có sẵn file tải về:

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy đăng ký cư trú của người chi trả — chỉ khi người chi trả đang ở Nhật — 住民票じゅうみんひょう

  Không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục. Người chi trả ở Nhật xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho), bản cấp trong vòng 3 tháng, để Cục đối chiếu địa chỉ và tư cách cư trú của người chi trả khi cần bổ sung giấy tờ.

Sau khi sang Nhật và đang học, việc gia hạn xem ở trang gia hạn visa Du học; tốt nghiệp mà chưa có việc thì xem trang ở lại Nhật tìm việc sau tốt nghiệp.

Cách điền đơn — Phần 2 (diện Du học)

Nguồn ảnh: bản mẫu đã điền chính thức （記載例） của Cục Xuất nhập cảnh cho đơn xin COE diện Du học (file 001460075.pdf trên moj.go.jp). Người mẫu trong bản của Cục là một sinh viên người Mỹ nhập học một trường đại học tại Nhật, chi phí do bố ở nước ngoài chi trả; khi điền thật, thay toàn bộ bằng thông tin của chính bạn, gia đình và trường bạn sẽ học.

Ảnh 1 — Tờ 申請人等作成用１ (phần người xin): bản mẫu đã điền chính thức của Cục, số 1–16

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh chụp chính diện trong vòng 6 tháng trước khi nộp, cỡ dọc 40mm × ngang 30mm, không đội mũ, nền trơn. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh rồi mới dán.

2. 2

   Quốc tịch・vùng (ô 1): Ghi theo hộ chiếu — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi họ tên bằng chữ Latin (romaji) đúng từng ký tự như trang thông tin của hộ chiếu — chính đơn có bong bóng dặn điều này. Tên trên COE khác tên hộ chiếu là mọi thủ tục sau bị chậm.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Nơi sinh (ô 5): Ghi tỉnh, thành phố và nước nơi bạn sinh ra. Bản mẫu ghi một bang ở Mỹ; người Việt ghi tỉnh + ベトナム.

7. 7

   Tình trạng hôn nhân (ô 6): Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu còn độc thân. Bản mẫu của Cục là sinh viên độc thân nên khoanh 無.

8. 8

   Nghề nghiệp (ô 7): Bản mẫu ghi 学生 (học sinh, sinh viên). Đang đi làm ở Việt Nam thì ghi nghề hiện tại.

9. 9

   Nơi cư trú ở nước nhà (ô 8): Ghi tỉnh, thành phố nơi gia đình bạn ở tại Việt Nam.

10. 10

    Địa chỉ liên lạc tại Nhật (ô 9): Đơn dặn ghi địa chỉ dự định cư trú tại Nhật, kèm số điện thoại liên lạc được. Chưa có địa chỉ ở thì phần này thường do trường điền bằng địa chỉ ký túc xá hoặc địa chỉ trường.

11. 11

    Hộ chiếu (ô 10): (1) số hộ chiếu; (2) ngày hết hạn — chép từ hộ chiếu. Xin COE diện Du học luôn cần hộ chiếu: chưa có thì làm ngay.

12. 12

    Mục đích nhập cảnh (ô 11): Tích vào đúng ô P 「留学」. Tích nhầm ô là xin sai tư cách.

13. 13

    Ngày nhập cảnh dự định, cảng đến, thời gian ở, người đi cùng (ô 12–15): Bản mẫu: đến sân bay Narita, dự định ở 5 năm, có người đi cùng (khoanh 有）. Thời gian ở ghi theo khóa học — trường tiếng thường 1 đến 2 năm, đại học 4 năm; ngày nhập cảnh phải khớp lịch nhập học của trường.

14. 14

    Nơi dự định xin visa (ô 16): Ghi thành phố nơi có Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật mà bạn sẽ nộp hồ sơ xin visa: Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP. Hồ Chí Minh. Bản mẫu của Cục ghi Washington DC.

15. 15

    Lịch sử xuất nhập cảnh, xin COE, tiền án, trục xuất (ô 17–20): Khai thật từng mục: đã từng vào Nhật chưa; đã từng xin COE chưa, mấy lần, bị từ chối mấy lần (bản mẫu: xin 1 lần, từ chối 0 lần); đã từng bị xử lý hình sự chưa — kể cả phạt vì vi phạm giao thông; đã từng bị trục xuất hoặc nhận lệnh xuất cảnh chưa. Từng bị từ chối COE thì lần này phải có bản giải trình kèm hồ sơ (xem mục giấy bổ sung của Phần 2).

16. 16

    Người thân đang ở Nhật và người sống cùng (ô 21): Có thì điền từng người: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống cùng hay không, nơi làm việc hoặc trường học, số thẻ lưu trú. Bản mẫu ghi người anh trai đang làm việc tại Nhật. Không có ai thì khoanh 無.

Ảnh 2 — Tờ 申請人等作成用２Ｐ (trường sẽ học, quá trình học, cách chi trả), số 17–22

1. 17

   Trường sẽ học (ô 22, tờ 2Ｐ): Tên trường, địa chỉ và số điện thoại của trường tại Nhật.

2. 18

   Tổng số năm đi học (ô 23): Tổng số năm từ tiểu học đến trường cuối cùng đã học — bản mẫu ghi 16 năm (tiểu học tới hết đại học).

3. 19

   Học vấn cuối cùng hoặc trường đang học (ô 24): Tích tình trạng: đã tốt nghiệp, đang học, đang bảo lưu hay đã bỏ học; tích bậc học — bản mẫu tích 大学 (đại học); ghi tên trường và tháng năm tốt nghiệp hoặc dự kiến tốt nghiệp.

4. 20

   Quá trình 5 năm gần nhất (ô 25): Chỉ ghi học vấn và làm việc trong 5 năm gần nhất, và chỉ phần sau khi tốt nghiệp THPT: thời gian bắt đầu, kết thúc và nội dung (tên trường hoặc nơi làm). Đừng để khoảng thời gian trống không có ghi chép.

5. 21

   Năng lực tiếng Nhật (ô 26) và lịch sử học tiếng Nhật (ô 27): Ô 26 chỉ điền khi học ở trường chuyên môn hoặc các loại trường khác mà học nội dung ngoài tiếng Nhật: chọn chứng minh bằng kỳ thi (ghi tên kỳ thi, cấp độ hoặc điểm), hoặc đã học tiếng Nhật ở đâu trong bao lâu, hoặc hình thức khác. Ô 27 chỉ điền khi học THPT tại Nhật. Học trường tiếng Nhật thì cả hai ô đều để trống.

6. 22

   Cách chi trả chi phí (ô 28, mục (1) và (2)): Mục (1): tích nguồn tiền và ghi số tiền bình quân mỗi tháng — bản mẫu tích 在外経費支弁者負担 (người chi trả ở nước ngoài). Chọn được nhiều nguồn. Mục (2): ghi đủ thông tin của mọi người chi trả — họ tên, địa chỉ và điện thoại, nghề nghiệp kèm tên nơi làm việc và điện thoại, thu nhập năm. Số tiền và thu nhập ở đây phải khớp với bản kê khai chi trả và giấy tờ ngân hàng nộp kèm. Nhiều người chi trả thì ghi thêm ra tờ riêng mẫu tự do.

Ảnh 3 — Tờ 申請人等作成用３Ｐ (quan hệ với người chi trả, dự định sau tốt nghiệp, chữ ký người nộp), số 23–26

1. 23

   Quan hệ của người chi trả với người xin (tờ 3, mục (3)): Tích đúng quan hệ — bản mẫu tích 父 (bố). Chỉ điền khi ở ô 28 đã chọn có người chi trả ở nước ngoài hoặc tại Nhật.

2. 24

   Cơ quan cấp học bổng (mục (4)): Chỉ điền khi ở ô 28 đã chọn học bổng: tích cơ quan cấp (chính phủ nước ngoài, chính phủ Nhật, chính quyền địa phương, tổ chức công ích hoặc khác) — tích được nhiều ô.

3. 25

   Dự định sau khi tốt nghiệp (ô 29): Tích một ô — bản mẫu tích 日本での就職 (tìm việc tại Nhật). Ngoài ra có về nước, học lên tại Nhật và khác.

4. 26

   Người nộp đơn và chữ ký (ô 31): Người thực tế nộp hồ sơ ghi thông tin của mình — bản mẫu là nhân viên trường, quan hệ ghi ○○大学職員 (nhân viên trường đại học); chính người này ký tay và ghi ngày viết đơn. Đây là lý do trường nộp thay là nguyên tắc của diện Du học. Ô 30 (người giám hộ tại Nhật) ở phía trên chỉ điền khi học sinh học THCS hoặc tiểu học.

Ảnh 4 — Tờ 所属機関等作成用１Ｐ (phần trường điền), số 27–30

1. 27

   Tên học sinh nhập học (tờ trường, ô 1): Ghi họ tên học sinh bằng romaji đúng như hộ chiếu.

2. 28

   Thông tin trường (ô 2): Bảy mục con: (1) tên trường, (2) địa chỉ và điện thoại, (3) tên pháp nhân, (4) mã pháp nhân 13 số, (5) hình thức học — bản mẫu tích 昼間制 (học ban ngày), (6) tên người phụ trách hướng dẫn đời sống — chỉ khi trường là trường chuyên môn, các loại trường khác, THCS hoặc tiểu học, (7) chương trình trao đổi học sinh — chỉ khi là THPT, THCS hoặc tiểu học.

3. 29

   Ngày nhập học (ô 3): Ngày nhập học chính thức theo lịch của trường — phải nằm trong hiệu lực 3 tháng của COE, tính cả thời gian xin visa.

4. 30

   Số giờ học mỗi tuần và loại hình theo học (ô 4–5): Bản mẫu: 35 giờ mỗi tuần, loại hình 大学（正規生）(sinh viên chính quy đại học). Học trường tiếng thì tích ô cơ sở giáo dục tiếng Nhật （日本語教育機関） tương ứng với loại trường của mình.

Ảnh 5 — Tờ 所属機関等作成用２Ｐ (khoa・khóa học, đơn vị môi giới, khối ký tên trường), số 31–34

1. 31

   Khoa・khóa học (ô 6, tờ trường 2): Chỉ điền khi học cao học, đại học hoặc cao đẳng — bản mẫu tích 法学 (luật). Ô 7 (phòng nghiên cứu và giáo viên hướng dẫn) chỉ cho cao học; ô 8 (tên khóa chuyên môn) chỉ cho cao đẳng kỹ thuật, trường chuyên môn và các loại trường khác.

2. 32

   Đơn vị hoặc người môi giới (ô 9): Ghi thông tin đơn vị môi giới ở nước ngoài nếu đi qua môi giới: (1) tên, (2) địa chỉ, (3) số đăng ký do chính phủ nước nhà cấp — mục (3) đơn ghi rõ chỉ người Việt Nam mới phải ghi （ベトナムの場合に記入）. Bản mẫu không qua môi giới nên ghi なし (không) ở cả ba mục. Đi qua công ty tư vấn du học thì khai đúng tên công ty và số đăng ký của công ty đó.

3. 33

   Tháng năm tốt nghiệp, dự kiến (ô 10): Ghi tháng năm tốt nghiệp theo khóa học. Học sinh trao đổi thì ghi tháng năm hết hạn tiếp nhận ở ô 11. Ô 12 ở dưới là phần trường xác nhận có hệ thống quản lý chuyên cần và việc tuân thủ quy định của du học sinh hay không.

4. 34

   Khối ký xác nhận của trường (cuối tờ trường 2): Ghi tên trường, họ tên người đại diện (hiệu trưởng, trưởng khoa...) và ngày viết đơn. Sau khi viết đơn mà có thay đổi nội dung, trường phải tự sửa lại phần thay đổi.

Mục 2Cách viết giấy tự soạn

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt. Giấy in hai mặt dễ bị yêu cầu in lại.
• Font chữ Nhật chuẩn: MS 明朝 (MS Mincho) hoặc 游明朝， cỡ chữ 11–12; tiêu đề có thể dùng MS ゴシック đậm. Không dùng font lạ, khó đọc.
• Bố cục trang trọng: ngày tháng ghi ở góc trên bên phải; tiêu đề căn giữa trang; cuối văn bản ghi họ tên người viết và đóng dấu cá nhân （認印） nếu có.
• Văn phong lịch sự, câu ngắn, dùng thể です・ます; không viết tắt, không dùng khẩu ngữ.
• Mọi con số — thu nhập, tiền nhà, ngày tháng — phải khớp tuyệt đối với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.

Mục 3Sau khi có COE — 7 bước tới lúc ổn định tại Nhật

1. 1

   Cục cấp COE: COE được gửi cho phía Nhật (công ty hoặc trường) bằng phong bì hồi đáp đã nộp kèm hồ sơ. Cục cũng cấp COE dạng điện tử gửi qua email trong nhiều trường hợp — phía Nhật sẽ báo cho bạn ngay khi nhận được.

2. 2

   Phía Nhật gửi COE về Việt Nam: COE bản giấy thì gửi chuyển phát quốc tế về cho người xin; COE điện tử thì chuyển tiếp email hoặc in ra gửi kèm. Nhận được COE, kiểm tra ngay họ tên, ngày sinh trên COE có khớp hộ chiếu không — sai phải báo phía Nhật xử lý ngay.

3. 3

   Xin visa tại Việt Nam: Mang COE cùng hộ chiếu và hồ sơ xin visa tới Đại sứ quán Nhật tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật (TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) — hoặc nộp qua đơn vị được ủy thác theo hướng dẫn của cơ quan lãnh sự. Phí visa loại 1 lần là 2.590.000 VNĐ (mức áp dụng cho hồ sơ tiếp nhận từ 01/07/2026).

4. 4

   Nhập cảnh trong hiệu lực COE: COE hết hạn sau 3 tháng kể từ ngày cấp — phải nhập cảnh Nhật trước ngày đó. Khi nhập cảnh, xuất trình hộ chiếu có visa và COE (bản giấy mang theo người, đừng để trong hành lý ký gửi).

5. 5

   Nhận thẻ lưu trú tại sân bay: Nhập cảnh tại các sân bay lớn (Narita, Haneda, Chubu, Kansai...) thì được cấp thẻ lưu trú （在留カード） ngay tại sân bay. Nhập cảnh tại sân bay nhỏ thì thẻ được gửi về địa chỉ bạn đăng ký sau.

6. 6

   Đăng ký địa chỉ trong 14 ngày: Đến nơi ở, mang thẻ lưu trú tới tòa thị chính (市役所・区役所） nơi cư trú để đăng ký địa chỉ trong vòng 14 ngày. Địa chỉ được in vào mặt sau thẻ lưu trú — xong bước này mới làm tiếp được các việc như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại.

7. 7

   Bắt đầu theo đúng tư cách đã xin: Diện Kỹ sư: vào công ty làm đúng công việc đã khai trong hồ sơ. Diện Du học: nhập học đúng kỳ; đến muộn quá hạn nhập học có thể bị trường hủy tư cách nhập học. Mọi thay đổi so với hồ sơ đã nộp đều phải báo cho phía công ty hoặc trường ngay.

Đón vợ, chồng hoặc con sang sống cùng sau khi bạn đã ổn định: xem trang Visa Gia đình và trang Vợ/chồng của người Nhật / người vĩnh trú.

Mục 4Lệ phí từng chặng

• Xin COE tại Cục Xuất nhập cảnh: miễn phí. Trang thủ tục chính thức của Cục ghi rõ thủ tục này không mất lệ phí （手数料はかかりません）.
• Xin visa tại Việt Nam: visa 1 lần 2.590.000 VNĐ, visa nhiều lần 5.170.000 VNĐ — mức phí của Tổng lãnh sự quán Nhật tại TP. Hồ Chí Minh áp dụng cho hồ sơ tiếp nhận từ 01/07/2026. Nộp qua đơn vị ủy thác có thể phát sinh thêm phí dịch vụ của đơn vị đó.
• Cấp thẻ lưu trú khi nhập cảnh: không mất phí.
• Cảnh giác: mọi khoản tiền khác (phí dịch vụ của công ty tư vấn du học, công ty môi giới ở Việt Nam) đều là thỏa thuận riêng giữa bạn và công ty đó, không phải lệ phí nhà nước. Yêu cầu hợp đồng và hóa đơn ghi rõ từng khoản trước khi đóng tiền.

Mục 5File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp). File Excel của đơn gồm đủ các tờ, điền trực tiếp trên máy rồi in một mặt khổ A4.

• Phần 1 Kỹ sư — Đơn xin COE (PDF, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Đơn xin COE (Excel, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Bản mẫu đã điền chính thức (PDF, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Bảng kiểm giấy tờ chung cho mọi nhóm (PDF, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Bảng kiểm giấy tờ nhóm 3・4 (PDF, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Tờ khai về người đại diện công ty, mẫu tham khảo (PDF, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Giấy chứng nhận hoàn thành khóa được chứng nhận (PDF, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Thệ ước phái cử, bản phía công ty phái cử (Word, Cục): tải file
• Phần 1 Kỹ sư — Thệ ước phái cử, bản phía nơi tiếp nhận (Word, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Đơn xin COE (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Đơn xin COE (Excel, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Bản mẫu đã điền chính thức (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Tài liệu lưu ý khi xin COE (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Danh sách quốc tịch bị xét kỹ （別表） (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Bản kê khai chi trả （経費支弁書） (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Danh sách giấy chứng nhận học bổng (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Các tờ xác nhận （各種確認書） (Excel, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Tờ xác nhận năng lực chi trả, cho kỳ nhập học trường tiếng được chứng nhận từ tháng 4/2027 (Word, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: đại học, trường chuẩn (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: đại học, chưa được công nhận trường chuẩn (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: trường chuyên môn lớp I (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: trường chuyên môn lớp II (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: trường chuyên môn, chưa được công nhận trường chuẩn (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: trường tiếng, trường chuẩn lớp I (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: trường tiếng, trường chuẩn lớp II (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: trường tiếng, chưa được công nhận trường chuẩn (PDF, Cục): tải file
• Phần 2 Du học — Biểu danh mục: THPT, THCS, tiểu học (PDF, Cục): tải file
• Trang chính thức của Cục về thủ tục xin COE: tải file
• Trang chính thức của Cục về tư cách Kỹ sư: tải file
• Trang chính thức của Cục về tư cách Du học: tải file
• Bản lý lịch của người xin diện Kỹ sư （履歴書）: Cục không có mẫu cố định — mẫu ViMai soạn theo dàn ý ở Mục 2 gồm file Excel để điền (/visa/forms/rirekisho.xlsx) và bản PDF để in (/visa/forms/rirekisho.pdf) — đã có sẵn, tải tại giấy Bản lý lịch của người xin trong danh sách giấy tờ.

Mục 6Lưu ý hay sai

• Nghĩ COE là visa: có COE mà chưa xin visa tại Việt Nam thì vẫn chưa sang được. Và ngược lại, có COE không có nghĩa là chắc chắn được cấp visa.
• Để COE quá 3 tháng hiệu lực mới xin visa hoặc mới nhập cảnh — COE hết giá trị, phải xin lại từ đầu, lỡ luôn kỳ nhập học hoặc ngày vào công ty.
• Ghi họ tên trên đơn khác với hộ chiếu (sai thứ tự họ tên, sai ký tự romaji): Cục đã ghi chú chính thức là trường hợp này mọi thủ tục tới lúc nhập cảnh đều bị chậm để xác minh.
• Diện Du học: chỉ lo số dư cho lớn mà không chuẩn bị giấy giải trình quá trình hình thành tiền trong 1 năm — đây là điểm hồ sơ của người Việt bị hỏi lại nhiều nhất.
• Gửi bản gốc duy nhất của bằng cấp sang Nhật mà không giữ bản sao: hồ sơ nộp cho Cục về nguyên tắc không trả lại.
• Diện Kỹ sư: công việc thực tế sau khi sang khác với nội dung đã khai trong đơn và hợp đồng — nhẹ thì bị yêu cầu giải trình, nặng thì bị từ chối cấp COE hoặc thu hồi tư cách sau này.
• Chuẩn bị hồ sơ quá sát ngày dự định sang: xét COE mất 1 đến 3 tháng theo tiêu chuẩn, cộng thêm thời gian gửi giấy hai chiều và xin visa. Tính ngược từ ngày nhập học hoặc ngày vào công ty ít nhất 4 đến 5 tháng.

Ghi chú chính thức của Cục — đọc trước khi nộp

• Giấy tờ do phía Nhật cấp phải là giấy cấp trong vòng 3 tháng trước khi nộp. Giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.
• Đơn in khổ A4, in một mặt từng tờ — chính trang của Cục dặn không in hai mặt.
• Hồ sơ đã nộp về nguyên tắc không được trả lại. Giấy tờ gốc khó xin lại (bằng gốc...) thì nên hỏi Cục ngay lúc nộp nếu muốn được trả lại.
• Danh mục trên trang của Cục là mức tối thiểu: trong quá trình xét, Cục vẫn có thể yêu cầu thêm giấy tờ ngoài danh mục. Đó là lý do trang này liệt kê cả phần giấy nên chuẩn bị sẵn.
• Hồ sơ thiếu giấy tờ sẽ bị xét chậm đi nhiều, hoặc bị xử lý bất lợi — chính Cục cảnh báo điều này trên trang của từng tư cách.