Hướng dẫn visa

Vợ/chồng của người Nhật / người vĩnh trú — gia hạn & đón sang Nhật

Hai tư cách lưu trú: 日本人にほんじんの配偶者等はいぐうしゃとう (vợ/chồng, con của người Nhật) và 永住者えいじゅうしゃの配偶者等はいぐうしゃとう (vợ/chồng, con của người vĩnh trú)

Phần 1Gia hạn (bạn đang ở Nhật)

Giấy tờ cần chuẩn bị

Được nộp hồ sơ từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn của visa hiện tại. Nộp sớm để nếu bị yêu cầu bổ sung giấy tờ thì vẫn còn thời gian.

Giấy phía người xin gia hạn:

• Đơn xin gia hạn — 在留期間更新許可申請書ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ

  1 bộ gồm 3 tờ （申請人等作成用１・２Ｔ・３Ｔ) — hai tư cách dùng chung một mẫu đơn này. Tải file ở mục File tải về; cách điền xem ở phần hướng dẫn điền đơn ngay dưới đây.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Ảnh 4cm × 3cm

  1 tấm, chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp, không đội mũ, nền trơn, ghi họ tên vào mặt sau rồi dán vào đơn. Xin cho con nhỏ cũng phải có ảnh của con (từ 14/6/2026, trẻ đủ 1 tuổi trở lên thuộc diện phải có ảnh).

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú

  bản gốc, mang theo để trình khi đi nộp (không nộp lại).

Giấy chứng minh hôn nhân — khác nhau giữa hai tư cách:

• Vợ/chồng của NGƯỜI NHẬT: bản toàn bộ sổ hộ tịch của vợ/chồng người Nhật — 戸籍謄本こせきとうほん（全部事項証明書ぜんぶじこうしょうめいしょ）

  1 bộ, phải có ghi sự thật kết hôn của hai người. Xin tại ủy ban nơi đặt hộ tịch （本籍地） của vợ/chồng người Nhật, cấp trong vòng 3 tháng. Nếu trên hộ tịch không thấy ghi việc kết hôn (ví dụ mới kết hôn ở Việt Nam, chưa làm thủ tục báo về Nhật) thì nộp thêm giấy chứng nhận đã thụ lý đơn đăng ký kết hôn （婚姻届受理証明書）.

• Vợ/chồng của NGƯỜI VĨNH TRÚ: giấy chứng minh hôn nhân vẫn đang tiếp tục — 申請人しんせいにんに係かかる婚姻こんいんが継続けいぞくしていることを証明しょうめいする文書ぶんしょ

  1 bộ. Người vĩnh trú không có hộ tịch Nhật nên KHÔNG nộp sổ hộ tịch. Giấy thường dùng là giấy chứng nhận kết hôn do Việt Nam cấp, kèm bản dịch tiếng Nhật (mẫu bản dịch có sẵn ở giấy này). Nếu hai vợ chồng đã đăng ký kết hôn tại ủy ban ở Nhật thì nộp giấy chứng nhận đã thụ lý đơn đăng ký kết hôn （婚姻届出受理証明書） thay thế.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Giấy phía vợ/chồng đang ở Nhật — người bảo lãnh và người chi trả:

• Giấy bảo lãnh thân nhân — 身元保証書みもとほしょうしょ

  1 bộ theo mẫu chính thức của Cục (tải tại giấy này). Người bảo lãnh phải là chính vợ/chồng người Nhật / người vĩnh trú đang sống ở Nhật — đây là điểm đặc thù của diện này, không nhờ người khác đứng bảo lãnh thay được. Cách điền xem ở Mục 3.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Phiếu cư trú của cả hộ gia đình — 住民票じゅうみんひょう

  bản ghi toàn bộ thành viên trong hộ của vợ/chồng ở Nhật; chỉ được lược số My Number, các mục còn lại không lược. Xin tại ủy ban （市役所・区役所） nơi ở, cấp trong vòng 3 tháng. Giấy này cũng cho thấy hai vợ chồng có đang sống chung một địa chỉ hay không.

• Nhóm giấy chứng minh chi phí sinh hoạt tại Nhật — 課税かぜい（非課税ひかぜい）証明書しょうめいしょ・納税証明書のうぜいしょうめいしょ

  giấy chứng nhận thuế (hoặc miễn thuế) và giấy chứng nhận đã nộp thuế của 1 năm gần nhất của người đứng ra chi trả chi phí sinh hoạt, mỗi loại 1 bản. Xin tại ủy ban nơi người chi trả cư trú vào ngày 1 tháng 1 của năm xin cấp. Nếu một loại giấy đã ghi đủ cả tổng thu nhập lẫn tình trạng nộp thuế thì chỉ cần nộp loại đó. Người xin tự đi làm và tự chi trả thì nộp giấy thuế của chính mình; sống dựa vào vợ/chồng thì nộp giấy thuế của vợ/chồng.

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng diện này hay bị yêu cầu bổ sung:

• Bản hỏi đáp về hôn nhân — 質問書しつもんしょ

  Không nằm trong danh mục bắt buộc khi gia hạn, nhưng Cục vẫn có thể yêu cầu nộp thêm trong lúc xét duyệt — chuẩn bị sẵn trước thì không bị động. Đây là giấy đặc thù của diện vợ/chồng, có mẫu chính thức của Cục và cả bản tiếng Việt chính thức để đối chiếu câu hỏi (link ở mục File tải về). Cách trả lời xem ở Mục 3.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Giấy chứng minh hai vợ chồng có giao lưu thật sự

  Ảnh chụp chung của hai vợ chồng 2–3 tấm (thấy rõ mặt cả hai người, KHÔNG dùng ảnh đã qua ứng dụng chỉnh sửa), bản in lịch sử tin nhắn, lịch sử cuộc gọi qua mạng xã hội. Khi gia hạn không bắt buộc nộp sẵn, nhưng Cục yêu cầu bổ sung là phải có ngay.

• Bản sao sổ ngân hàng của người chi trả

  Chỉ cần khi nhóm giấy thuế chưa chứng minh đủ khả năng chi trả (mới đi làm, mới kết hôn, thu nhập còn thấp). Bản in từ ngân hàng trực tuyến có hiện lịch sử giao dịch cũng được chấp nhận; file Excel tự lập thì không được.

• Giấy chứng nhận đang làm việc của người chi trả — 在職証明書ざいしょくしょうめいしょ

  Xin tại công ty của vợ/chồng (hoặc của chính bạn nếu bạn là người đi làm chính). Nên nộp kèm khi mới vào làm hoặc mới chuyển việc, vì giấy thuế năm trước chưa phản ánh thu nhập hiện tại.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Thư giải trình hoàn cảnh — 理由書りゆうしょ・事情説明書じじょうせつめいしょ

  Không bắt buộc. Nên tự viết khi: hai vợ chồng đang sống riêng địa chỉ vì công việc, đang ly thân nhưng chưa ly hôn, thu nhập của người chi trả còn thấp, hoặc mới kết hôn chưa lâu. Dàn ý và cách viết ở Mục 3; mẫu ViMai gồm file Excel để điền (riyusho-spouse.xlsx) và bản PDF để in (riyusho-spouse.pdf) — tải ngay tại giấy này.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Cách điền đơn gia hạn

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh 4cm × 3cm chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, không đội mũ, nền trơn. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh trước khi dán.

2. 2

   Quốc tịch・khu vực (ô 1): Quốc tịch của bạn theo hộ chiếu — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày tháng năm sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu và thẻ lưu trú.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi chữ Latin viết hoa, đúng từng chữ như trong hộ chiếu: họ trước, tên sau.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Đã kết hôn hay chưa (ô 5): Diện này khoanh 有 (đã kết hôn).

7. 7

   Nghề nghiệp (ô 6): Ghi nghề hiện tại, ví dụ 会社員 (nhân viên công ty). Chưa đi làm thì ghi 無職.

8. 8

   Nơi ở tại quê nhà (ô 7): Ghi tỉnh, thành phố ở Việt Nam.

9. 9

   Địa chỉ ở Nhật (ô 8): Ghi đúng địa chỉ trên thẻ lưu trú. Đây phải là địa chỉ bạn đang sống cùng vợ/chồng — sống khác địa chỉ thì xem lưu ý ở Mục 5.

10. 10

    Số điện thoại nhà (ô 9): Không có điện thoại bàn thì để trống.

11. 11

    Số điện thoại di động (ô 9): Ghi số đang dùng — Cục có thể gọi vào số này trong lúc xét duyệt.

12. 12

    Hộ chiếu (ô 10): Số hộ chiếu và ngày hết hạn.

13. 13

    Tư cách lưu trú hiện tại (ô 11): Ghi đúng tên tư cách trên thẻ: 日本人の配偶者等 (vợ/chồng của người Nhật) hoặc 永住者の配偶者等 (vợ/chồng của người vĩnh trú), kèm thời hạn đang có (ví dụ 3年) và ngày hết hạn.

14. 14

    Số thẻ lưu trú (ô 12): Ghi đúng 12 ký tự trên thẻ lưu trú.

15. 15

    Thời hạn mong muốn (ô 13): Ghi thời hạn bạn muốn được cấp, tối đa 5年. Được cấp bao lâu là do Cục quyết định theo kết quả xét duyệt.

16. 16

    Lý do gia hạn (ô 14): Viết ngắn gọn. Câu mẫu của chính Cục: 「妻と今後も日本で生活するため。」(Để tiếp tục sống ở Nhật cùng vợ). Là chồng thì thay 妻 bằng 夫.

17. 17

    Tiền án, tiền sự (ô 15): Chưa từng bị xử phạt thì khoanh 無. Đã từng bị — kể cả phạt vi phạm giao thông — phải khoanh 有 và ghi cụ thể tội danh, hình phạt. Khai giấu bị phát hiện là rủi ro rất lớn.

18. 18

    Bảng người thân ở Nhật (ô 16): Liệt kê vợ/chồng, con và người thân đang ở Nhật: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống chung không, nơi làm việc hoặc trường học, số thẻ lưu trú. Vợ/chồng là người Nhật thì cột số thẻ ghi なし (không có).

1. 19

   Ô tích quan hệ (ô 17): Tích dấu ■ vào đúng dòng quan hệ của mình. Vợ/chồng của người Nhật tích dòng 「日本人 の 配偶者」. Tích nhầm dòng là sai tư cách — kiểm tra kỹ trước khi nộp.

2. 20

   Nơi và ngày đăng ký kết hôn (ô 18): (1) nơi đã nộp đơn đăng ký kết hôn tại Nhật (ủy ban thành phố) và ngày nộp; (2) nơi đã đăng ký tại nước ngoài (cơ quan Việt Nam hoặc đại sứ quán) và ngày đăng ký. Đăng ký ở đâu thì ghi ở đó, ngày tháng phải khớp với giấy chứng nhận kết hôn và sổ hộ tịch.

3. 21

   Nơi làm việc của bạn (ô 19): Tên công ty, chi nhánh, địa chỉ, số điện thoại và thu nhập năm của bạn. Chưa đi làm thì để trống — khi đó giấy thuế của vợ/chồng là phần chính.

4. 22

   Cách chi trả chi phí sinh hoạt (ô 20): Tích 本人負担 (bạn tự chi trả) và ghi số tiền trung bình mỗi tháng; nếu vợ/chồng chi trả chính thì tích 在日経費支弁者負担. Ô (3) phía dưới chỉ điền khi người chi trả khác với người ở ô 21 của tờ 3.

1. 23

   Người bạn đang sống phụ thuộc (ô 21): Nếu bạn sống dựa vào thu nhập của vợ/chồng thì điền thông tin của vợ/chồng vào ô này: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, tư cách lưu trú, nơi làm việc, thu nhập năm. Bạn tự đi làm nuôi bản thân thì để trống.

2. 24

   Người bảo lãnh hoặc người liên lạc ở Nhật (ô 22): Điền thông tin của chính vợ/chồng người Nhật / người vĩnh trú: họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ, số điện thoại. Phải khớp với người ký giấy bảo lãnh thân nhân （身元保証書） nộp kèm.

3. 25

   Người đại diện theo pháp luật (ô 23): Chỉ điền khi đơn do người đại diện theo luật nộp thay (cha/mẹ của trẻ chưa thành niên, người giám hộ). Người lớn tự nộp thì để trống.

4. 26

   Chữ ký và ngày viết đơn: Bạn tự ký tay và ghi ngày viết đơn. Ký tên người khác thay là không được.

5. 27

   Người nộp thay có đăng ký (phần ※取次者）: Chỉ điền khi nhờ luật sư hành chính （行政書士） hoặc người có tư cách nộp thay điền. Tự nộp hoặc vợ/chồng nộp hộ thì để trống.

Bản mẫu cho vợ/chồng của người vĩnh trú — chỉ khác vài chỗ

Số đánh dấu trên 3 ảnh dưới đây giống hệt bản người Nhật ở trên. Chỉ khác các điểm sau:

• Số 13: ghi tên tư cách 永住者の配偶者等 (thay cho 日本人の配偶者等).
• Số 19: tích dấu ■ ở dòng 「永住者・特別永住者 の 配偶者」 — đúng dòng bản mẫu của Cục đã tích.
• Số 20: trong bản mẫu của Cục, hai vợ chồng chỉ đăng ký kết hôn ở nước ngoài nên ô (1) nơi đăng ký tại Nhật ghi なし (không có), ô (2) ghi nơi và ngày đăng ký ở nước ngoài.
• Số 22 và 24: người chi trả và người bảo lãnh là vợ/chồng có vĩnh trú. Giấy tờ phía người này dùng phiếu cư trú và giấy thuế như thường — không có sổ hộ tịch.

Lệ phí gia hạn

Từ ngày 01/10/2026, lệ phí tính theo thời hạn được cấp (không phải thời hạn xin) và theo ngày Cục tiếp nhận hồ sơ. Phí chỉ trả khi có kết quả cấp phép.

Nộp online còn cộng phí xử lý thanh toán trên hệ thống: 330 yên nếu thời hạn cấp dưới 3 năm, 550 yên nếu từ 3 năm trở lên. Hồ sơ được Cục tiếp nhận đến hết ngày 30/09/2026 vẫn tính giá cũ (6.000 yên tại quầy, 5.500 yên online).

Phần 2Đón vợ/chồng, con từ Việt Nam sang (xin COE)

Giấy tờ cần chuẩn bị

• Đơn xin cấp COE — 在留資格認定証明書交付申請書ざいりゅうかくにんていしょうめいしょこうふしんせいしょ

  1 bộ gồm 3 tờ （申請人等作成用１・２Ｔ・３Ｔ) — hai tư cách dùng chung một mẫu đơn. Người điền thông tin là người xin (vợ/chồng, con đang ở Việt Nam); vợ/chồng ở Nhật là người đi nộp và ký tên ở tờ 3. Tải file ở mục File tải về.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Ảnh 4cm × 3cm của người xin

  1 tấm, chụp trong vòng 6 tháng, không đội mũ, nền trơn, ghi họ tên vào mặt sau rồi dán vào đơn.

• Phong bì hồi đáp — 返信用封筒へんしんようふうとう

  1 phong bì thường, ghi sẵn họ tên và địa chỉ của vợ/chồng ở Nhật, dán tem gửi bảo đảm đơn giản （簡易書留）. Cục gửi trả COE bằng chính phong bì này.

• Vợ/chồng của NGƯỜI NHẬT: bản toàn bộ sổ hộ tịch của vợ/chồng người Nhật — 戸籍謄本こせきとうほん（全部事項証明書ぜんぶじこうしょうめいしょ）

  1 bộ, phải có ghi sự thật kết hôn. Nếu trên hộ tịch không có ghi việc kết hôn thì nộp thêm giấy chứng nhận đã thụ lý đơn đăng ký kết hôn （婚姻届受理証明書）.

• Vợ/chồng của NGƯỜI VĨNH TRÚ: giấy chứng nhận kết hôn do Việt Nam cấp — 結婚証明書けっこんしょうめいしょ

  1 bộ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, kèm bản dịch tiếng Nhật (mẫu bản dịch có sẵn ở giấy này). Người vĩnh trú không có hộ tịch Nhật nên không nộp sổ hộ tịch. Nếu hai vợ chồng đã đăng ký kết hôn tại ủy ban ở Nhật thì nộp giấy chứng nhận đã thụ lý đơn đăng ký kết hôn （婚姻届出受理証明書） thay cho giấy này.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Nhóm giấy chứng minh chi phí sinh hoạt tại Nhật — 課税かぜい（非課税ひかぜい）証明書しょうめいしょ・納税証明書のうぜいしょうめいしょ

  giấy chứng nhận thuế (hoặc miễn thuế) và giấy chứng nhận đã nộp thuế của 1 năm gần nhất của người đứng ra chi trả, mỗi loại 1 bản (xin tại ủy ban nơi người chi trả ở vào ngày 1 tháng 1; một loại giấy ghi đủ cả thu nhập lẫn tình trạng nộp thuế thì chỉ cần loại đó). Đây là nhóm giấy quyết định khả năng nuôi thêm người của gia đình.

• Giấy bảo lãnh thân nhân — 身元保証書みもとほしょうしょ

  1 bộ theo mẫu chính thức của Cục (tải tại giấy này). Người bảo lãnh là chính vợ/chồng đang ở Nhật (người Nhật hoặc người vĩnh trú). Cách điền xem ở Mục 3.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Phiếu cư trú của cả hộ gia đình — 住民票じゅうみんひょう

  bản ghi toàn bộ thành viên trong hộ của vợ/chồng ở Nhật; chỉ lược số My Number, các mục khác không lược.

• Bản hỏi đáp về hôn nhân — 質問書しつもんしょ

  1 bộ — giấy BẮT BUỘC và đặc thù nhất của diện vợ/chồng khi xin COE. Người trả lời là vợ/chồng đang ở Nhật, trả lời về người xin. Hai vợ chồng phải thống nhất sự thật trước khi viết: trả lời lệch nhau là rủi ro lớn nhất của hồ sơ diện này. Cục có bản tiếng Việt chính thức để đối chiếu câu hỏi (link ở mục File tải về). Cách trả lời xem ở Mục 3.

  Tải mẫu chính thức (PDF) của Cục

• Giấy chứng minh hai vợ chồng có giao lưu thật sự

  Ảnh chụp chung của hai vợ chồng 2–3 tấm (thấy rõ mặt cả hai, KHÔNG dùng ảnh đã qua ứng dụng chỉnh sửa), bản in lịch sử tin nhắn qua mạng xã hội, lịch sử cuộc gọi. Nhóm giấy này nằm trong danh mục bắt buộc của thủ tục COE.

• Giấy riêng khi xin COE cho con

  Con của người Nhật: nộp sổ hộ tịch （戸籍謄本） hoặc sổ hộ tịch đã xóa （除籍謄本） của cha/mẹ người Nhật; con sinh tại Nhật thì nộp giấy chứng nhận đã thụ lý khai sinh （出生届受理証明書） hoặc giấy chứng nhận đã thụ lý việc nhận con （認知届受理証明書）; con sinh ở nước ngoài thì nộp giấy khai sinh do nước nơi sinh cấp （出生証明書）, có giấy tờ về việc nhận con thì nộp kèm; con nuôi đặc biệt thì nộp giấy chứng nhận đã thụ lý đơn nhận con nuôi đặc biệt （特別養子縁組届出受理証明書） hoặc bản sao quyết định của tòa án gia đình kèm giấy xác nhận quyết định đã có hiệu lực. Người bảo lãnh trong giấy 身元保証書 khi xin cho con là cha/mẹ (nuôi) đang ở Nhật.

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hay bị yêu cầu bổ sung:

• Bản sao sổ ngân hàng của người chi trả

  Nộp kèm khi nhóm giấy thuế chưa chứng minh đủ khả năng chi trả. Bản in từ ngân hàng trực tuyến có hiện lịch sử giao dịch cũng được; file Excel tự lập thì không được.

• Giấy xác nhận dự định tuyển dụng hoặc thư mời nhận việc — 雇用予定証明書こようよていしょうめいしょ・採用内定通知書さいようないていつうちしょ

  Nộp kèm khi người chi trả mới được nhận vào làm, chưa có giấy thuế phản ánh thu nhập mới.

• Bản sao hộ chiếu của người xin

  Mẹo chính thức của Cục: nếu cách viết họ tên người xin dự kiến ghi trên COE khác với cách viết trên hộ chiếu, nộp kèm bản sao hộ chiếu ngay từ đầu để Cục đối chiếu — tránh bị yêu cầu bổ sung về sau.

• Thư giải trình hoàn cảnh — 理由書りゆうしょ・事情説明書じじょうせつめいしょ

  Không bắt buộc. Nên viết khi thu nhập của người chi trả còn thấp, hai vợ chồng quen nhau qua giới thiệu trong thời gian ngắn, hoặc có điểm dễ bị Cục thắc mắc. Dàn ý và cách viết ở Mục 3; mẫu ViMai gồm file Excel để điền (riyusho-spouse.xlsx) và bản PDF để in (riyusho-spouse.pdf) — tải ngay tại giấy này.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Cách điền đơn xin COE

1. 1

   Ảnh thẻ: Ảnh của người xin, chụp trong vòng 6 tháng, cỡ 4cm × 3cm, ghi họ tên vào mặt sau rồi dán vào đơn.

2. 2

   Quốc tịch・khu vực (ô 1): Người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày tháng năm sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi chữ Latin viết hoa đúng như hộ chiếu. Cục lưu ý trên đơn: chưa có hộ chiếu thì ghi theo giấy tờ chính thức; giấy tờ chỉ có tên bằng chữ Hán thì ghi tên chữ Hán.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Nơi sinh (ô 5): Ghi tỉnh, thành phố nơi sinh.

7. 7

   Đã kết hôn hay chưa (ô 6): Khoanh 有 (đã kết hôn).

8. 8

   Nghề nghiệp (ô 7): Nghề hiện tại ở Việt Nam. Không đi làm thì ghi 無職.

9. 9

   Nơi ở tại quê nhà (ô 8): Địa chỉ hiện tại ở Việt Nam.

10. 10

    Địa chỉ liên lạc ở Nhật và điện thoại (ô 9): Ghi địa chỉ nhà của vợ/chồng ở Nhật — nơi người xin sẽ ở sau khi sang, kèm số điện thoại nhà và di động của vợ/chồng. Cục hướng dẫn ghi địa chỉ DỰ ĐỊNH ở, kể cả trường hợp sẽ chuyển nhà sau.

11. 11

    Hộ chiếu (ô 10): Số hộ chiếu và ngày hết hạn. Chưa có hộ chiếu thì để trống.

12. 12

    Mục đích nhập cảnh (ô 11): Tích dấu ■ vào đúng mục Ｔ: vợ/chồng của người Nhật tích Ｔ「日本人の配偶者等」; vợ/chồng của người vĩnh trú tích Ｔ「永住者の配偶者等」. Tích sai mục là hồ sơ đi sai diện.

13. 13

    Ngày dự định nhập cảnh (ô 12): Ghi ngày dự định sang Nhật.

14. 14

    Sân bay dự định nhập cảnh (ô 13): Ví dụ 成田空港 (Narita), 関西空港 (Kansai), 中部空港 (Chubu).

15. 15

    Thời gian dự định ở (ô 14): Ghi 5年 — mức dài nhất của tư cách này.

16. 16

    Người đi cùng (ô 15): Khoanh 有 nếu có con đi cùng trong đợt này, 無 nếu đi một mình.

17. 17

    Nơi sẽ xin visa (ô 16): Ghi nơi đặt cơ quan Nhật mà người xin sẽ nộp hồ sơ xin visa tại Việt Nam sau khi có COE — Đại sứ quán tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán tại TP. Hồ Chí Minh / Đà Nẵng theo khu vực thường trú.

18. 18

    Lịch sử ra vào Nhật (ô 17): Đã từng sang Nhật thì khoanh 有， ghi số lần và khoảng thời gian của lần gần nhất. Chưa từng sang thì khoanh 無.

19. 19

    Lịch sử xin COE (ô 18): Đã từng xin COE thì khoanh 有， ghi số lần đã xin và số lần bị từ chối. Từng bị từ chối mà khai 無 là rủi ro rất lớn.

20. 20

    Tiền án, tiền sự (ô 19): Khoanh 無 nếu không có. Có thì khoanh 有 và ghi cụ thể, kể cả xử phạt giao thông — ở Nhật hay ở nước ngoài đều tính.

21. 21

    Bị trục xuất hoặc bị ra lệnh xuất cảnh (ô 20): Chưa từng thì khoanh 無. Đã từng thì khoanh 有， ghi số lần và lần gần nhất.

22. 22

    Bảng người thân ở Nhật (ô 21): Liệt kê vợ/chồng và người thân đang ở Nhật: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có dự định sống chung không, nơi làm việc hoặc trường học, số thẻ lưu trú. Vợ/chồng là người Nhật ghi なし ở cột số thẻ; vợ/chồng là người vĩnh trú thì ghi số thẻ thật.

1. 23

   Ô tích quan hệ (ô 22): Tích dấu ■ vào đúng dòng: vợ/chồng của người Nhật tích 「日本人 の 配偶者」; vợ/chồng của người vĩnh trú tích 「永住者・特別永住者 の 配偶者」.

2. 24

   Nơi và ngày đăng ký kết hôn (ô 23): (1) nơi nộp đơn tại Nhật và ngày nộp; (2) nơi đăng ký tại nước ngoài và ngày đăng ký — giống số 20 ở phần gia hạn, phải khớp với giấy chứng nhận kết hôn.

3. 25

   Nơi làm việc dự định ở Nhật (ô 24): Đã có nơi nhận vào làm sau khi sang thì ghi tên công ty, địa chỉ, điện thoại, thu nhập dự kiến. Chưa có thì để trống.

4. 26

   Cách chi trả chi phí sinh hoạt (ô 25): Tích cách chi trả (tự chi trả / người ở Nhật chi trả / người bảo lãnh chi trả) và số tiền mỗi tháng. Ô (2) ghi tiền mang theo hoặc tiền được gửi từ nước ngoài nếu có; ô (3) chỉ điền khi người chi trả khác với người ở ô 26 của tờ 3.

1. 27

   Người mà người xin sẽ sống phụ thuộc (ô 26): Nếu người xin sang sống dựa vào vợ/chồng ở Nhật thì điền thông tin vợ/chồng: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số thẻ lưu trú, tư cách lưu trú, thời hạn, quan hệ, nơi làm việc, thu nhập năm. Trường hợp đón vợ/chồng sang sống chung thì thường phải điền ô này. Bản mẫu của Cục để trống vì người mẫu tự đi làm.

2. 28

   Người bảo lãnh hoặc người liên lạc ở Nhật (ô 27): Điền thông tin của chính vợ/chồng ở Nhật: họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ, số điện thoại. Phải khớp với người ký giấy bảo lãnh thân nhân （身元保証書）.

3. 29

   Người đứng ra nộp đơn ở Nhật (ô 28): Điền thông tin vợ/chồng ở Nhật — người trực tiếp mang hồ sơ đến nộp tại Cục: họ tên, quan hệ với người xin （妻 là vợ, 夫 là chồng), địa chỉ, số điện thoại.

4. 30

   Chữ ký và ngày viết đơn: Người đã ghi ở ô 28 (vợ/chồng ở Nhật) ký tay và ghi ngày viết đơn.

5. 31

   Người nộp thay có đăng ký (phần ※取次者）: Chỉ điền khi nhờ luật sư hành chính （行政書士） hoặc người có tư cách nộp thay. Vợ/chồng tự đi nộp thì để trống.

Bản mẫu cho vợ/chồng của người vĩnh trú — chỉ khác vài chỗ

Số đánh dấu trên 3 ảnh dưới đây giống hệt bản người Nhật ở trên. Chỉ khác các điểm sau:

• Số 12: tích dấu ■ ở mục Ｔ「永住者の配偶者等」 (thay cho Ｔ「日本人の配偶者等」).
• Số 23: tích dấu ■ ở dòng 「永住者・特別永住者 の 配偶者」.
• Số 24: trong bản mẫu của Cục, hai vợ chồng chỉ đăng ký kết hôn ở nước ngoài nên ô (1) ghi なし (không có), ô (2) ghi nơi và ngày đăng ký ở nước ngoài.
• Số 22: ở bảng người thân ở Nhật, vợ/chồng là người vĩnh trú nên ghi số thẻ lưu trú thật của người đó (bản người Nhật ghi なし vì người Nhật không có thẻ lưu trú). Trong bản mẫu, người vợ ở Nhật là người nước ngoài có vĩnh trú.

Sau khi có COE thì làm gì tiếp

1. Nhận COE: Cục gửi COE về bằng chính phong bì hồi đáp đã nộp. COE chỉ có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp — phải nhập cảnh trong thời gian này, hết hạn là phải xin lại từ đầu.
2. Gửi COE về Việt Nam cho người sắp sang: gửi bản gốc bằng chuyển phát quốc tế có theo dõi. Nếu nhận COE điện tử (file PDF qua email) thì gửi file để người nhà in ra rõ nét.
3. Người sắp sang nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội) hoặc Tổng Lãnh sự quán (TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) theo khu vực thường trú, hoặc qua đại lý ủy thác tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ gồm: hộ chiếu, đơn xin visa theo mẫu của Bộ Ngoại giao Nhật, ảnh thẻ (kích thước theo hướng dẫn của nơi tiếp nhận, chụp trong vòng 6 tháng), COE bản gốc và 1 bản sao. Có COE không có nghĩa là được bay ngay — phải có visa dán trên hộ chiếu mới được nhập cảnh.
4. Trả lệ phí visa phía Việt Nam khi có kết quả (xem mục Lệ phí Phần 2). Nộp qua đại lý ủy thác thì có thể cộng thêm phí dịch vụ của đại lý.
5. Bay sang Nhật trong thời hạn của COE. Tại các sân bay quốc tế lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka...), thẻ lưu trú được cấp ngay tại sân bay khi nhập cảnh.
6. Trong vòng 14 ngày sau khi đến Nhật: ra tòa thị chính (shiyakusho) nơi ở để đăng ký địa chỉ （住民登録）, địa chỉ sẽ được ghi vào mặt sau thẻ lưu trú. Sau đó làm thủ tục bảo hiểm y tế và lương hưu theo diện của vợ/chồng ở Nhật.
7. Người sang theo tư cách vợ/chồng của người Nhật / người vĩnh trú được đi làm bất kỳ công việc nào, không cần xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách và không bị giới hạn giờ làm như visa Gia đình.

Lệ phí Phần 2

Ghi chú chính thức của Cục (áp dụng cho cả hai phần)

• Giấy tờ do cơ quan phía Nhật cấp phải còn trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp.
• Giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.
• Giấy tờ đã nộp về nguyên tắc không được trả lại. Giấy gốc khó làm lại được (như giấy chứng nhận kết hôn) nếu cần nhận lại thì trình bày với nhân viên ngay khi nộp.
• Nhờ người khác đi nộp thay thì người nộp phải trình giấy tờ chứng minh thân phận của mình (thẻ lưu trú, bằng lái xe...).
• Theo thông báo của Cục, từ ngày 14/6/2026, trẻ từ đủ 1 tuổi trở lên cũng thuộc diện phải có ảnh khi được cấp thẻ lưu trú — khi xin cho con nhỏ, chuẩn bị sẵn ảnh đúng kích thước của con.
• Người bảo lãnh （身元保証人） của diện này là chính vợ/chồng đang sống ở Nhật; giấy bảo lãnh thân nhân và thông tin người bảo lãnh ghi trong đơn phải là cùng một người.

Mục 3Cách viết các giấy phải tự điền

Diện vợ/chồng có hai giấy đặc thù: bản hỏi đáp và giấy bảo lãnh thân nhân — cả hai đều có mẫu chính thức của Cục, chỉ cần điền đúng. Hai giấy còn lại không có mẫu chính thức nên phải tự soạn theo dàn ý. Cứ bám đúng dàn ý, thay bằng thông tin thật của nhà mình.

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt. Giấy in hai mặt dễ bị yêu cầu in lại.
• Font chữ Nhật chuẩn: MS 明朝 (MS Mincho) hoặc 游明朝， cỡ chữ 11–12; tiêu đề có thể dùng MS ゴシック đậm. Không dùng font lạ, khó đọc.
• Bố cục trang trọng: ngày tháng ghi ở góc trên bên phải; tiêu đề căn giữa trang; cuối văn bản ghi họ tên người viết và đóng dấu cá nhân （認印） nếu có.
• Văn phong lịch sự, câu ngắn, dùng thể です・ます; không viết tắt, không dùng khẩu ngữ.
• Mọi con số — thu nhập, tiền nhà, ngày tháng — phải khớp tuyệt đối với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.

Mục 4File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp) và của Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh. File Excel của đơn gồm đủ 3 tờ, điền trực tiếp trên máy rồi in. Đơn dùng chung cho cả hai tư cách nên chỉ có một bộ file đơn; bản mẫu đã điền và bảng kiểm thì Cục tách riêng từng tư cách.

• Đơn xin gia hạn (Phần 1): tải file Excel / bản PDF để in điền tay / bản mẫu đã điền của Cục: diện người Nhật (PDF) / diện vĩnh trú (PDF)
• Đơn xin COE (Phần 2): tải file Excel / bản PDF để in điền tay / bản mẫu đã điền của Cục: diện người Nhật (PDF) / diện vĩnh trú (PDF)
• Giấy bảo lãnh thân nhân （身元保証書） — mẫu chính thức: tải mẫu (PDF)
• Bản hỏi đáp （質問書） — mẫu chính thức: bản tiếng Nhật (PDF) / bản tiếng Việt để đối chiếu câu hỏi (PDF)
• Bảng kiểm giấy tờ chính thức của Cục — gia hạn: diện người Nhật (PDF) / diện vĩnh trú (PDF) · COE: diện người Nhật (PDF) / diện vĩnh trú (PDF)
• Trang tư cách của Cục (danh mục giấy tờ đầy đủ, mới nhất): 日本人の配偶者等 / 永住者の配偶者等
• Biểu phí visa phía Việt Nam — Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh: tải biểu phí (PDF)
• Thư giải trình （理由書・事情説明書）: Cục không có mẫu — mẫu ViMai soạn theo dàn ý ở Mục 3 gồm file Excel để điền (/visa/forms/riyusho-spouse.xlsx) và bản PDF để in (/visa/forms/riyusho-spouse.pdf) — đã có sẵn, tải tại giấy Thư giải trình hoàn cảnh trong danh sách giấy tờ.

Mục 5Lưu ý hay sai

Điểm chung của diện vợ/chồng — Cục xét tính thật của hôn nhân

• Hai vợ chồng khai không khớp nhau là rủi ro lớn nhất: ngày quen nhau, nơi gặp nhau, số lần gặp nhau, ngày đăng ký kết hôn... Cục đối chiếu đơn xin, bản hỏi đáp, sổ hộ tịch và giấy kết hôn với nhau. Trước khi viết, hai vợ chồng hãy cùng rà lại các mốc sự thật một lần — và luôn ghi đúng sự thật.
• Sống riêng địa chỉ (vì công việc, hoặc đang ly thân) mà không giải trình: phiếu cư trú cho thấy ngay hai người ở hai nơi. Chuẩn bị thư giải trình lý do và bằng chứng vẫn qua lại, vẫn chu cấp cho nhau. Đang ly thân kéo dài là điểm Cục xét rất kỹ khi gia hạn.
• Ảnh chứng minh giao lưu dùng ảnh đã qua ứng dụng chỉnh sửa — Cục ghi rõ không chấp nhận. Dùng ảnh gốc, thấy rõ mặt cả hai người.
• Người bảo lãnh trong giấy 身元保証書 không phải là vợ/chồng ở Nhật, hoặc thông tin người bảo lãnh trong đơn và trong giấy bảo lãnh lệch nhau.

Phần 1 — gia hạn

• Xin nhầm bản sổ hộ tịch: phải là bản toàn bộ （謄本・全部事項証明書）, không phải bản trích lục cá nhân （抄本）; và bản xin về chưa có ghi việc kết hôn (do mới kết hôn, chưa cập nhật) — trường hợp này nộp kèm giấy chứng nhận đã thụ lý đơn đăng ký kết hôn.
• Diện vĩnh trú mà vẫn đi xin sổ hộ tịch của vợ/chồng: người vĩnh trú không có hộ tịch Nhật. Giấy đúng là giấy chứng minh hôn nhân vẫn đang tiếp tục (giấy kết hôn của Việt Nam kèm bản dịch, hoặc giấy thụ lý đăng ký kết hôn tại Nhật).
• Người chi trả thu nhập thấp hoặc không có thu nhập mà chỉ nộp giấy thuế: nộp kèm bản sao sổ ngân hàng và thư giải trình kế hoạch chi tiêu ngay từ đầu, đừng chờ bị hỏi.
• Tích sai ô quan hệ ở tờ 2 (ô 17): vợ/chồng của người Nhật và vợ/chồng của người vĩnh trú là hai dòng khác nhau trên cùng một tờ đơn.
• Quên trình bản gốc hộ chiếu và thẻ lưu trú khi đi nộp; ảnh chụp quá 6 tháng hoặc sai kích thước 4cm × 3cm.

Phần 2 — xin COE đón sang

• Tích sai mục đích nhập cảnh ở ô 11 — phải là mục Ｔ đúng tư cách của mình; và tích sai dòng quan hệ ở ô 22 tờ 2. Hai ô này quyết định diện xét duyệt.
• Bản hỏi đáp trả lời qua loa, thiếu ngày tháng cụ thể ở phần quá trình quen nhau — đây là phần Cục đọc kỹ nhất. Thiếu chỗ thì viết thêm ra giấy riêng đính kèm như mẫu hướng dẫn.
• Giấy chứng nhận kết hôn phía Việt Nam (diện vĩnh trú) thiếu bản dịch tiếng Nhật, hoặc bản dịch thiếu thông tin người dịch ở cuối.
• Có COE rồi mà để quá 3 tháng chưa nhập cảnh — COE hết hiệu lực, phải xin lại từ đầu. Chỉ bắt đầu làm hồ sơ khi người nhà đã sẵn sàng xin visa và bay trong thời gian đó.
• Nhầm COE là visa: COE chỉ là giấy chứng nhận đủ điều kiện; vẫn phải nộp hồ sơ xin visa tại cơ quan Nhật ở Việt Nam và có visa dán trên hộ chiếu mới được bay.
• Sang đến nơi mà quên đăng ký địa chỉ tại shiyakusho trong vòng 14 ngày.