Hướng dẫn visa

Tự dịch giấy tờ Việt Nam sang tiếng Nhật để nộp Cục Xuất nhập cảnh: quy trình 5 bước, bảng thuật ngữ và mẫu dịch

Giấy tờ tiếng Việt nộp cho 出入国在留管理庁しゅつにゅうこくざいりゅうかんりちょう (Cục Xuất nhập cảnh) phải kèm 翻訳文ほんやくぶん (bản dịch tiếng Nhật) — trang này hướng dẫn bạn tự dịch bằng các công cụ AI có sẵn và tải mẫu dịch đã soạn sẵn

Hầu hết hồ sơ lưu trú đều có ít nhất một giấy tờ tiếng Việt: bằng cấp, bảng điểm, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ tiền bạc phía Việt Nam. Theo quy định, giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật. Tin tốt là người dịch không cần bằng cấp hay giấy phép gì: chính bạn cũng dịch được, kể cả dịch với sự hỗ trợ của các công cụ AI có sẵn, miễn là bản dịch chính xác và có chữ ký của người dịch ở cuối.

Trang này hướng dẫn bạn tự dịch từng bước: chụp giấy gốc, trích chữ tiếng Việt, dịch bằng AI theo khung lệnh mẫu, tự đối chiếu lại, rồi chép vào mẫu có sẵn khối xác nhận người dịch để in ra nộp. Kèm theo là bảng thuật ngữ dịch chuẩn cho các giấy tờ hay gặp và 3 mẫu dịch đã soạn sẵn cho bằng tốt nghiệp, bảng điểm và giấy khai sinh.

Mục 1Trả lời nhanh

Những giấy tờ nào phải dịch sang tiếng Nhật?

Mọi giấy tờ nộp cho Cục mà viết bằng tiếng nước ngoài đều phải kèm bản dịch tiếng Nhật. Với hồ sơ của người Việt, đó thường là: bằng tốt nghiệp và bảng điểm (diện Kỹ sư, Du học, COE), giấy khai sinh và giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (diện Gia đình, Vợ/chồng, đón con), giấy xác nhận số dư, sổ tiết kiệm, giấy chứng nhận công việc và thu nhập của người chi trả phía Việt Nam. Giấy tờ do phía Nhật cấp (giấy thuế, giấy đang làm việc tại Nhật...) vốn đã là tiếng Nhật thì không phải dịch.

Ai được dịch? Tôi tự dịch cho mình có được không?

Được. Mục Q24 trong bộ Hỏi–đáp chính thức của Cục về xét duyệt nhập cảnh và lưu trú trả lời rõ: nếu bản dịch chính xác và có chữ ký của người dịch thì ai dịch cũng được — chính người nộp, người nhà, hay công ty dịch thuật đều được. Không có điều kiện về bằng cấp hay tư cách của người dịch.

Có cần dịch thuật công chứng không?

Không — đối với thủ tục lưu trú thông thường nộp tại Cục ở Nhật. Yêu cầu dịch thuật công chứng thuộc về một số thủ tục phía Việt Nam (xin visa tại Đại sứ quán, hợp pháp hóa lãnh sự...), là phía khác hẳn; xem kỹ Mục 7 để khỏi nhầm hai phía.

Cuối bản dịch phải ghi những gì?

Một khối xác nhận của người dịch: câu xác nhận bản dịch đúng với nội dung nguyên bản, rồi ngày dịch, họ tên, địa chỉ, số điện thoại và chữ ký của người dịch. Theo đúng chữ của Cục (Q24) thì điều kiện được nêu là bản dịch chính xác và có chữ ký người dịch; phần ngày tháng, địa chỉ, điện thoại là thực hành phổ biến để Cục biết rõ ai là người dịch. Các mẫu ViMai ở Mục 5 có sẵn đủ các mục này — điền đủ là yên tâm nhất.

Dùng AI (ChatGPT, Claude, Gemini...) dịch có được không?

Quy định của Cục không cấm bất kỳ công cụ nào. Điều kiện chỉ nằm ở kết quả: bản dịch phải chính xác và có chữ ký của người dịch. Hiểu đơn giản: AI dịch thay bạn được, nhưng người ký tên ở cuối bản dịch là người chịu trách nhiệm về độ chính xác của nó. Vì vậy bước đối chiếu lại ở Mục 3 là bắt buộc — đừng ký vào bản dịch mà mình chưa đọc lại.

Giấy tờ bằng tiếng Anh thì có phải dịch không?

Nguyên tắc vẫn là phải kèm bản dịch. Tuy nhiên, theo tài liệu giải thích vận hành thủ tục của cơ quan nhà nước (năm 2024), với tài liệu tiếng Anh dạng mẫu cố định, không chứa thuật ngữ chuyên sâu — như giấy chứng nhận đang làm việc, hợp đồng lao động viết bằng tiếng Anh — và các tài liệu in sẵn để phát, thì trên thực tế Cục không yêu cầu nộp bản dịch. Giấy tờ tiếng Việt không thuộc diện này, cứ dịch kèm cho chắc.

Mục 2Quy định chính thức nói gì — và phần nào là thực hành

Phần quy định chính thức

Quy định gốc nằm ở Điều 62 của Quy chế thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh （出入国管理及び難民認定法施行規則第62条）: tài liệu nộp cho Bộ trưởng Tư pháp, Cục trưởng Cục Xuất nhập cảnh hoặc viên chức xét duyệt mà viết bằng tiếng nước ngoài thì phải kèm bản dịch. Các trang thủ tục của Cục đều nhắc lại bằng một câu cố định: «Giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch (tiếng Nhật)» — 提出書類が外国語で作成されている場合には、訳文（日本語）を添付してください。
Ai dịch cũng được: mục Q24 trong bộ Hỏi–đáp chính thức của Cục về xét duyệt nhập cảnh và lưu trú xác nhận điều kiện của bản dịch chỉ gồm hai điểm — bản dịch chính xác, và có chữ ký của người dịch. Không có điều kiện nào về bằng cấp, giấy phép hành nghề hay công chứng đối với người dịch trong thủ tục lưu trú thông thường.
Bản dịch là giấy đính kèm, không thay thế giấy gốc: nộp bản dịch cùng với giấy gốc (hoặc bản sao của giấy gốc, tùy yêu cầu của từng thủ tục). Đừng nộp mỗi bản dịch.

Phần thực hành nên làm theo (không phải câu chữ trong quy định)

Ghi đủ khối thông tin người dịch ở cuối bản dịch: Q24 chỉ nêu «chính xác + chữ ký». Cách làm an toàn đang được dùng phổ biến là ghi thêm ngày dịch, họ tên, địa chỉ và số điện thoại của người dịch, kèm câu xác nhận bản dịch đúng với nguyên bản. Các mẫu ViMai ở Mục 5 có sẵn khối này.
Tên người được viết bằng katakana theo đúng cách viết chữ La-tinh trên giấy gốc — đây là ghi chú có sẵn ngay trong các mẫu dịch chuẩn, và là cách để Cục đối chiếu được tên giữa bản dịch, giấy gốc và hộ chiếu.
Không tự ý «dịch lại» tên cho khớp hộ chiếu: giấy gốc ghi thế nào thì dịch đúng thế đó. Nếu tên trên giấy gốc khác tên trên hộ chiếu (đổi tên sau khi kết hôn, khác cách ghi tên đệm...), phần khác nhau đó để Cục hỏi riêng hoặc giải trình bằng tờ riêng — sửa ngay trong bản dịch sẽ làm bản dịch sai so với nguyên bản.

Mục 3Quy trình 5 bước tự dịch bằng AI

Cả quy trình dùng những công cụ bạn đã có sẵn: điện thoại để chụp và trích chữ, một công cụ AI bất kỳ để dịch nháp, và file mẫu Excel của ViMai để chép bản cuối. Điểm quan trọng nhất: AI chỉ làm bản nháp — bản nộp đi là bản bạn đã tự đối chiếu và ký tên chịu trách nhiệm.

1
Chụp hoặc quét giấy gốc cho rõ nét: Dùng máy quét hoặc điện thoại chụp thẳng góc, đủ sáng, thấy rõ từng chữ, con dấu và số hiệu. Giấy nhiều trang thì chụp đủ từng trang theo đúng thứ tự; giấy có chữ ở mặt sau cũng chụp cả mặt sau. Chữ mờ ở bước này sẽ thành chữ sai trong bản dịch — đây là bước quyết định chất lượng của cả quá trình.
2
Trích chữ tiếng Việt từ ảnh: Mở ảnh bằng Google Lens (hoặc tính năng trích chữ có sẵn trên điện thoại, máy tính của bạn) và sao chép toàn bộ chữ tiếng Việt thành dạng văn bản. Đọc lướt lại một lượt để sửa các lỗi nhận dạng hay gặp: dấu tiếng Việt (ă, â, ê, ô, ơ, ư và các dấu thanh), số 0 với chữ O, số 1 với chữ l. Phần chữ này là nguyên liệu cho bước dịch tiếp theo.
3
Dịch bằng AI theo khung lệnh mẫu: Dán phần chữ đã trích vào một công cụ AI bạn đang có — ChatGPT, Claude, Gemini, DeepL... đều được — kèm nguyên văn khung lệnh ở khối ngay dưới mục này. Khung lệnh đã khóa sẵn các yêu cầu quan trọng nhất: dịch sát nghĩa, giữ nguyên tên riêng và số liệu, dùng đúng bảng thuật ngữ ở Mục 4, gặp chữ đọc không được thì đánh dấu chứ tuyệt đối không đoán.
4
Đối chiếu lại theo danh sách kiểm: Đọc bản dịch tiếng Nhật, đối chiếu từng dòng với giấy gốc theo danh sách kiểm ngay bên dưới. AI dịch giấy tờ hành chính khá tốt nhưng vẫn có thể bịa số liệu hoặc dịch lệch tên riêng — và người ký tên chịu trách nhiệm là bạn, nên chỉ chuyển sang bước cuối khi đã tự mắt kiểm tra xong.
5
Chép vào mẫu, ký tên và in ra: Chép bản dịch đã kiểm vào mẫu tương ứng ở Mục 5 (file Excel để điền trên máy), điền khối xác nhận người dịch ở cuối — ngày dịch, họ tên, địa chỉ, số điện thoại — rồi ký tên. In khổ A4, một mặt, và kẹp bản dịch ngay sau giấy gốc (hoặc bản sao giấy gốc) trong bộ hồ sơ.

Khung lệnh mẫu — dùng ở bước 3

Sao chép toàn bộ khung lệnh dưới đây, dán vào công cụ AI cùng lúc với phần chữ tiếng Việt đã trích ở bước 2 (dán phần chữ vào đúng chỗ ghi ở cuối lệnh):

Bạn là người dịch giấy tờ hành chính từ tiếng Việt sang tiếng Nhật.
Hãy dịch toàn văn văn bản tiếng Việt ở cuối lệnh này sang tiếng Nhật, tuân thủ đúng các yêu cầu sau:
1. Dịch sát nghĩa và đầy đủ từng mục, giữ đúng thứ tự của nguyên bản. Không tóm tắt, không thêm bớt, không ghi lời giải thích nào ngoài bản dịch.
2. Giữ nguyên tuyệt đối: họ tên người, tên cơ quan, số hiệu, số tiền, ngày tháng, địa chỉ. Họ tên người chuyển sang katakana theo đúng cách viết bằng chữ La-tinh trên giấy gốc.
3. Thuật ngữ dịch theo cách cố định sau: Ủy ban nhân dân = 人民委員会； giấy khai sinh = 出生証明書； bằng tốt nghiệp đại học = 卒業証明書； cử nhân = 学士； bảng điểm = 成績証明書； giấy chứng nhận đăng ký kết hôn = 婚姻証明書； Bộ Giáo dục và Đào tạo = 教育訓練省； tín chỉ = 単位； thang điểm 10 = 10点満点.
4. Chỗ nào có con dấu thì ghi （印） đúng tại vị trí đó; chỗ có chữ ký thì ghi 署名 kèm họ tên người ký.
5. Chữ nào đọc không rõ thì ghi [判読不能] tại đúng chỗ đó — tuyệt đối không đoán, không tự điền.

VĂN BẢN CẦN DỊCH:
(dán phần chữ tiếng Việt đã trích ở bước 2 vào đây)

Danh sách kiểm — đối chiếu ở bước 4

Tên người: cách viết katakana khớp đúng chữ La-tinh trên giấy gốc từng ký tự. Nếu giấy gốc viết khác hộ chiếu, giữ nguyên theo giấy gốc và chuẩn bị giải trình riêng — không sửa trong bản dịch.
Ngày tháng: giấy Việt Nam ghi ngày trước, tháng sau. Kiểm tra bản dịch đã chuyển đúng sang dạng năm–tháng–ngày của Nhật, không bị đảo ngày với tháng.
Con số và số tiền: số hiệu bằng, số đăng ký khai sinh, số CMND/CCCD, số tiền, điểm số, số tín chỉ — đối chiếu từng chữ số với giấy gốc.
Đủ trang, đủ mục: giấy gốc có bao nhiêu trang, bao nhiêu mục thì bản dịch có đủ bấy nhiêu. Mặt sau giấy có chữ cũng phải dịch.
Con dấu và chữ ký: mọi vị trí có dấu trong giấy gốc đều có ghi （印） trong bản dịch; chỗ có chữ ký thì ghi 署名 kèm tên người ký.
Không có nội dung lạ: công cụ dịch đôi khi tự thêm câu hoặc «làm tròn» số liệu. Bất kỳ chữ nào trong bản dịch không có phần tương ứng trong giấy gốc đều phải xóa.

Mục 4Bảng thuật ngữ dịch chuẩn

Tiếng Việt trên giấy gốc	Dịch sang tiếng Nhật	Lưu ý
Bằng tốt nghiệp đại học	卒業証明書そつぎょうしょうめいしょ
Học vị cử nhân	学士号がくしごう	trên bằng thường ghi cả hai: 学士号（卒業証明書）
Bộ Giáo dục và Đào tạo	教育訓練省きょういくくんれんしょう
Hiệu trưởng trường đại học	学長がくちょう
Khoa · chuyên ngành	学部がくぶ・専攻せんこう
Hệ chính quy (toàn thời gian)	全日制ぜんにちせい（正規課程せいきかてい）
Hạng tốt nghiệp	卒業成績区分そつぎょうせいせきくぶん	Xuất sắc = 優秀， Giỏi = 優良， Khá = 良， Trung bình = 可
Số hiệu bằng	学位記番号がくいきばんごう
Số vào sổ cấp bằng	授与登録番号じゅよとうろくばんごう
Bảng điểm	成績証明書せいせきしょうめいしょ
Tên môn học	科目名かもくめい
Số tín chỉ	単位数たんいすう	«tín chỉ» dịch là 単位
Điểm số	成績せいせき
Điểm trung bình học kỳ	学期平均点がっきへいきんてん
Điểm trung bình toàn khóa	通算平均点つうさんへいきんてん
Thang điểm 10	10点満点てんまんてん	ghi chú rõ trong bản dịch: điểm ở Việt Nam theo thang 10
Phòng đào tạo	教務部きょうむぶ
Giấy khai sinh	出生証明書しゅっしょうしょうめいしょ
Ủy ban nhân dân	人民委員会じんみんいいんかい
Phường	坊ぼう	xã thì dịch là 社 — viết theo đúng tên đơn vị ghi trên giấy
Số đăng ký khai sinh	登録番号とうろくばんごう
Quyển số	帳簿番号ちょうぼばんごう
Dân tộc	民族みんぞく
Dân tộc Kinh	キン族ぞく
Quốc tịch	国籍こくせき
Nơi sinh	出生地しゅっしょうち
Người đi khai sinh	届出人とどけでにん
Chủ tịch Ủy ban nhân dân	人民委員会委員長じんみんいいんかいいいんちょう
Số CMND / CCCD	身分証明書番号みぶんしょうめいしょばんごう
Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn	婚姻証明書こんいんしょうめいしょ
Giấy xác nhận số dư tiền gửi	預金残高証明書よきんざんだかしょうめいしょ
Sổ tiết kiệm	預金通帳よきんつうちょう
Giấy chứng nhận đang làm việc (ở Việt Nam)	在職証明書ざいしょくしょうめいしょ
Giấy chứng nhận thu nhập	収入証明書しゅうにゅうしょうめいしょ
Người chi trả chi phí (du học)	経費支弁者けいひしべんしゃ
Giấy cam kết chi trả chi phí	経費支弁書けいひしべんしょ	giấy này Cục có mẫu chính thức bằng tiếng Nhật để điền trực tiếp, không phải dịch
Con dấu	印いん	trong bản dịch ghi （印） đúng tại vị trí có con dấu
Khối xác nhận của người dịch	翻訳証明ほんやくしょうめい	câu chuẩn: 私は、上記の翻訳文が原文の内容と相違ないことを証明します。

Bảng này chép đúng cách dịch đã dùng trong 3 mẫu dịch ViMai ở Mục 5, để bản dịch của bạn và các mẫu bạn tải về khớp nhau. Gặp thuật ngữ chưa có trong bảng, hãy giữ một cách dịch thống nhất trong toàn bộ hồ sơ và ghi lại để các giấy khác dùng cùng một cách dịch.

Mục 5Tải mẫu dịch

Cả 3 mẫu chuyên biệt dưới đây đều gồm hai phần: một bản dịch mẫu đã điền hoàn chỉnh (dữ liệu hư cấu, ghi rõ là ví dụ) để bạn đối chiếu cách dịch, và một khung trống cùng cấu trúc để điền giấy thật của mình — cuối mẫu có sẵn khối xác nhận người dịch. File Excel là bản chính để điền trên máy; file PDF để in ra xem bố cục.
Chữ trong bản dịch mẫu và cách dịch từng mục đã được đồng bộ với bảng thuật ngữ ở Mục 4.

Mẫu dịch bằng tốt nghiệp đại học — 卒業証明書そつぎょうしょうめいしょの翻訳様式ほんやくようしき
Cho bằng cử nhân/kỹ sư phía Việt Nam — dùng trong hồ sơ Kỹ sư, Du học và COE. Có bản dịch mẫu đã điền + khung trống: cơ quan cấp, học vị, khoa và chuyên ngành, hệ đào tạo, hạng tốt nghiệp, số hiệu bằng, số vào sổ.
Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)
Mẫu dịch bảng điểm — 成績証明書せいせきしょうめいしょの翻訳様式ほんやくようしき
Bảng điểm theo học kỳ: tên môn, số tín chỉ, điểm từng môn, điểm trung bình học kỳ và toàn khóa — có ghi chú rõ thang điểm 10 của Việt Nam như trong mẫu.
Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)
Mẫu dịch giấy khai sinh — 出生証明書しゅっしょうしょうめいしょの翻訳様式ほんやくようしき
Cho giấy khai sinh của con hoặc của người được đón sang — dùng trong hồ sơ Gia đình, Vợ/chồng và COE đoàn tụ. Đủ các khối: thông tin của trẻ, của cha, của mẹ, người đi khai và cơ quan đăng ký (UBND).
Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)
Khung bản dịch chung cho các giấy tờ khác — 翻訳文ほんやくぶん（共通様式きょうつうようしき）
Cho giấy tờ chưa có mẫu riêng — giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ tiền bạc phía Việt Nam... Khung gồm: tên giấy gốc, cơ quan cấp, ngày cấp và số hiệu, phần nội dung dịch toàn văn, và khối xác nhận người dịch.
Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Mục 6Lỗi hay gặp khi tự dịch

AI bịa số liệu: công cụ dịch có thể tự «làm tròn» hoặc điền bừa vào con số nó đọc không rõ. Số hiệu bằng, số tiền, điểm số, số đăng ký là những chỗ hay sai nhất. Phòng bằng hai cách: khung lệnh ở Mục 3 đã có câu cấm đoán và yêu cầu đánh dấu [判読不能]; và bạn đối chiếu từng chữ số theo danh sách kiểm.
Sai tên riêng: tên người Việt bị chuyển sang katakana lệch, hoặc bị viết lại khác với giấy gốc. Nguyên tắc duy nhất: katakana theo đúng chữ La-tinh trên giấy gốc, đối chiếu được từng ký tự giữa giấy gốc, bản dịch và hộ chiếu.
Xử lý sai con dấu và chữ ký: bỏ qua con dấu, hoặc cố dịch dòng chữ nằm trong con dấu thành một câu. Cách đúng: ghi （印） tại đúng vị trí có dấu; chỗ có chữ ký thì ghi 署名 kèm họ tên người ký. Không dịch nội dung bên trong con dấu.
Ngày tháng bị đảo: ngày/tháng kiểu Việt Nam (ngày viết trước) dễ bị công cụ dịch hiểu theo kiểu tháng trước, ngày sau. Đây là lỗi khó thấy nhất — kiểm tra riêng từng ngày tháng trong bản dịch.
Thiếu trang, thiếu mặt sau: bằng cấp và giấy khai sinh thường có ghi chú ở mặt sau hoặc trang phụ. Thiếu một phần là Cục yêu cầu nộp bổ sung, hồ sơ bị chậm lại. Dịch đủ mọi trang có chữ.
Ký tên mà không đọc lại: chữ ký cuối bản dịch là cam kết của người dịch về độ chính xác. Bản dịch sai thông tin quan trọng không chỉ bị yêu cầu nộp lại — nội dung sai trong hồ sơ lưu trú còn có thể bị xét là khai không đúng sự thật. Đọc lại trước khi ký là bước không được bỏ qua.

Mục 7Khi nào không nên tự dịch

Giấy tờ dùng cho thủ tục PHÍA VIỆT NAM: khi xin visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam, hoặc nộp qua trung tâm ủy thác, một số giấy tờ phía Việt Nam phải dùng bản dịch thuật có công chứng theo quy định của phía Việt Nam. Đây là yêu cầu của phía Việt Nam, khác hẳn quy định của Cục ở Nhật trong trang này — luôn kiểm tra danh mục giấy tờ của đúng nơi mình nộp trước khi dịch.
Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự: một số thủ tục yêu cầu giấy tờ phải được hợp pháp hóa hoặc xác nhận lãnh sự trước khi dùng ở nước còn lại. Bản tự dịch không thay thế được các xác nhận này.
Giấy tờ pháp lý phức tạp: bản án, quyết định của tòa án, hợp đồng dài, giấy tờ đang có tranh chấp. Một thuật ngữ dịch lệch có thể làm thay đổi ý nghĩa pháp lý — những giấy này nên thuê công ty dịch thuật hoặc nhờ luật sư, chuyên gia hành chính hỗ trợ.
Khi chính bạn không đọc lại được bản dịch: nếu bạn chưa đủ tiếng Nhật để làm bước đối chiếu ở Mục 3, hãy nhờ một người đọc được tiếng Nhật kiểm tra cùng, hoặc thuê dịch vụ dịch thuật. Người ký tên phải là người thực sự chịu trách nhiệm được về nội dung mình đã ký.

Mục 8Câu hỏi hay gặp

Bản dịch có phải nộp cùng giấy gốc không?

Có. Bản dịch là bản đính kèm của giấy gốc: nộp bản dịch cùng giấy gốc, hoặc cùng bản sao của giấy gốc nếu thủ tục đó chỉ yêu cầu bản sao. Kẹp bản dịch ngay sau giấy tương ứng để người xét hồ sơ đối chiếu nhanh.

Tôi dịch cho người nhà (vợ, chồng, bố mẹ) có được không?

Được. Q24 của Cục không giới hạn quan hệ giữa người dịch và người nộp hồ sơ. Người dịch ghi thông tin của mình và ký tên ở khối xác nhận cuối bản dịch như bình thường.

Giấy của tôi được cấp song ngữ Việt – Anh, vậy có cần dịch nữa không?

Phần tiếng Anh vẫn là tiếng nước ngoài, nên về nguyên tắc vẫn kèm bản dịch tiếng Nhật. Riêng tài liệu tiếng Anh dạng cố định, không có thuật ngữ chuyên sâu thì trên thực tế Cục không yêu cầu dịch (xem Mục 1) — nhưng với giấy tờ quan trọng của hồ sơ, dịch kèm vẫn là cách chắc chắn nhất để hồ sơ đi trơn tru.

Tên trên bằng cấp viết khác trên hộ chiếu một chút — dịch theo bên nào?

Dịch đúng theo giấy gốc, không tự sửa cho khớp hộ chiếu. Việc tên giữa các giấy tờ khác nhau là điều Cục có thể hỏi riêng khi xét; nếu khác biệt lớn (đổi tên, thêm hoặc bớt tên đệm), chuẩn bị thêm một tờ giải trình ngắn về sự khác nhau đó để nộp kèm.

Dùng điện thoại dịch qua camera rồi in ra nộp luôn được không?

Không nên. Bản dịch qua camera chỉ là bản nháp để bạn hiểu nội dung. Bản nộp đi phải là văn bản đầy đủ, đúng bố cục giấy gốc, có khối xác nhận và chữ ký người dịch, và đã qua bước đối chiếu ở Mục 3. Đi theo đúng quy trình 5 bước trong trang này là cách làm chắc chắn.

Mục 9Link chính thức & trang liên quan

Trang chính thức của Cục Xuất nhập cảnh và tài liệu quy định

Trang hướng dẫn liên quan trên ViMai

Nguồn: Quy chế thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn, Điều 62 (tài liệu nộp viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch — toàn văn điều luật được trích trong tài liệu của nhóm công tác cơ quan nhà nước về thủ tục lưu trú, ngày 22/3/2024); mục Q24 trong bộ Hỏi–đáp về xét duyệt nhập cảnh và lưu trú của Cục Xuất nhập cảnh (bản dịch chính xác và có chữ ký người dịch thì ai dịch cũng được); các trang thủ tục chính thức của Cục (diện Kỹ sư, thủ tục Vĩnh trú) với lưu ý «giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch (tiếng Nhật)»; cùng tài liệu nhóm công tác cho phần vận hành thực tế với tài liệu tiếng Anh dạng cố định. Thuật ngữ trong Mục 4 và Mục 5 đồng bộ với chính các mẫu dịch ViMai được dẫn. Kiểm chứng ngày 14/11/2026.

Ghi chú về độ chắc chắn: phần quy định chính thức trong trang này — phải kèm bản dịch, ai dịch cũng được, điều kiện là bản dịch chính xác và có chữ ký người dịch, không cần công chứng cho thủ tục lưu trú thông thường — đều lấy từ văn bản quy định và hỏi–đáp chính thức của Cục như đã dẫn ở Mục 2. Các điểm sau là THỰC HÀNH phổ biến, không phải câu chữ trong quy định: ghi ngày dịch, địa chỉ và số điện thoại của người dịch ở cuối bản dịch (Q24 không liệt kê các mục này là điều kiện bắt buộc; ghi đủ giúp Cục xác định rõ người dịch); viết tên người bằng katakana theo chữ La-tinh trên giấy gốc. Toàn bộ quy trình 5 bước ở Mục 3 là cách làm do ViMai tổng hợp để bạn đọc tự dịch cho đúng, không phải quy trình do Cục ban hành.

Trang này là hướng dẫn tham khảo dựa trên nguồn chính thức, không phải tư vấn pháp lý. Trang chỉ hướng dẫn cách tự dịch giấy tờ bằng các công cụ bạn đã có; ViMai không cung cấp dịch vụ dịch thuật và không dịch thay cho người đọc. Giấy tờ dùng cho thủ tục phía Việt Nam (xin visa tại Đại sứ quán, hợp pháp hóa lãnh sự...) có yêu cầu dịch thuật công chứng riêng — hãy kiểm tra với nơi nộp hồ sơ của bạn. Nếu giấy tờ phức tạp, hoặc hồ sơ từng bị yêu cầu nộp bổ sung vì bản dịch, nên nhờ công ty dịch thuật hoặc chuyên gia hành chính (行政書士) hỗ trợ.

← Xem tất cả hướng dẫn visa