Hướng dẫn visa

Thăm thân — đón bố mẹ, bạn bè sang Nhật chơi

Thủ tục: visa ngắn hạn 短期滞在たんきたいざい — 親族訪問しんぞくほうもん (thăm người thân) / 知人訪問ちじんほうもん (thăm bạn bè), do Bộ Ngoại giao Nhật cấp tại Việt Nam

Mục 1Tổng quan và các bước thực hiện

1. Bước 1 — Người mời ở Nhật chuẩn bị phần của mình: thư mời, lịch trình chuyến đi; nếu phía Nhật chi trả thì thêm giấy bảo lãnh, giấy chứng minh thu nhập và phiếu cư trú.
2. Bước 2 — Người mời gửi toàn bộ giấy tờ sang Việt Nam cho người được mời (giấy phía Nhật được nộp bằng bản sao, nên gửi bản scan để in ra là dùng được; nên tự giữ một bộ sao).
3. Bước 3 — Người được mời chuẩn bị phần của mình: hộ chiếu, đơn xin visa dán ảnh, giấy chứng minh quan hệ kèm bản dịch, giấy tờ tài chính nếu tự chi trả, và bản xác nhận đặt chỗ máy bay.
4. Bước 4 — Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán (Hà Nội) hoặc Tổng lãnh sự quán (TP. Hồ Chí Minh) theo nơi cư trú, phần lớn qua đại lý ủy thác được chỉ định; đại lý thu phí dịch vụ riêng.
5. Bước 5 — Chờ xét duyệt: khoảng 1 tuần nếu hồ sơ không có vấn đề, nhưng có hồ sơ mất vài tuần. Được cấp visa thì đóng lệ phí visa; bị từ chối thì không mất lệ phí visa.
6. Bước 6 — Nhập cảnh Nhật trong thời hạn hiệu lực của visa (thông thường 3 tháng kể từ ngày cấp). Tại sân bay, nhân viên kiểm tra nhập cảnh sẽ đóng dấu tư cách ngắn hạn vào hộ chiếu.

Ghi chú chính thức cần biết trước

• Mọi giấy tờ phải là bản được cấp trong vòng 3 tháng (giấy nào ghi thời hạn hiệu lực thì phải còn trong hạn).
• Giấy tờ phía Nhật được nộp bằng bản sao, nhưng cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu xuất trình bản gốc nếu cần kiểm tra kỹ hơn.
• Giấy tờ phía Việt Nam (khai sinh, kết hôn...) phải xuất trình bản gốc khi nộp; giấy nào cần được trả lại bản gốc thì mang thêm 1 bản sao.
• Hồ sơ thiếu giấy hoặc ghi không rõ ràng sẽ không được tiếp nhận — kiểm tra đủ theo danh mục trước khi đi nộp.
• Người mời gửi giấy tờ cho người được mời, không gửi cho Bộ Ngoại giao hay Đại sứ quán. Hai bên nên tự giữ một bộ sao của toàn bộ hồ sơ đã nộp.

Mục 2Hai trường hợp: thăm người thân và thăm bạn bè

Bộ giấy tờ của hai trường hợp gần như giống hệt nhau — từ thư mời, lịch trình đến đơn xin visa. Điểm khác nhau duy nhất nằm ở giấy chứng minh quan hệ giữa người mời và người được mời.

Trường hợp A — Thăm người thân

Áp dụng cho vợ/chồng và người có quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân trong vòng 3 đời (bố mẹ, ông bà, anh chị em, cô dì chú bác...). Quan hệ được chứng minh bằng giấy tờ nhà nước:

• Giấy khai sinh — 出生証明書しゅっせいしょうめいしょ

  Giấy dùng để chứng minh quan hệ cha mẹ – con cái là giấy khai sinh của người con (người mời ở Nhật hoặc người được mời, tùy giấy nào ghi rõ tên cha mẹ). Nộp bản sao kèm bản dịch, và xuất trình bản gốc khi nộp hồ sơ.

• Giấy chứng nhận kết hôn — 婚姻証明書こんいんしょうめいしょ

  Dùng khi thăm vợ/chồng, hoặc chứng minh quan hệ thông gia (bố mẹ vợ / bố mẹ chồng). Nộp kèm bản dịch, xuất trình bản gốc.

• Sổ hộ khẩu / giấy xác nhận thông tin cư trú của gia đình — 戸籍こせき・世帯せたいの書類しょるい

  Giấy phía Việt Nam thể hiện các thành viên cùng hộ — hỗ trợ chứng minh quan hệ khi giấy khai sinh không đủ rõ (ví dụ anh chị em ruột: dùng giấy khai sinh của cả hai người, có cùng tên cha mẹ).

• Bản dịch tiếng Nhật hoặc tiếng Anh của các giấy trên

  Mọi giấy tờ do phía Việt Nam cấp đều nộp kèm bản dịch. Dịch toàn bộ nội dung, không dịch tóm tắt. Cách soạn bản dịch xem ở Mục 9.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Trường hợp B — Thăm bạn bè, người quen

Bạn bè không có giấy tờ nhà nước nào chứng minh quan hệ, nên phải tự chứng minh bằng dấu vết của mối quan hệ thật. Hồ sơ trường hợp này bị soi kỹ hơn trường hợp người thân — chuẩn bị càng đầy đủ càng tốt:

• Ảnh chụp chung

  Ảnh chụp chung giữa người mời và người được mời, thấy rõ mặt cả hai. Nên chọn ảnh chụp ở nhiều thời điểm khác nhau để thấy quan hệ đã kéo dài, không phải mới quen.

• Lịch sử liên lạc

  Bản in một phần lịch sử tin nhắn (LINE, Messenger, Zalo...), email qua lại, hoặc bản ghi cuộc gọi — đủ để thấy hai bên quen biết thật và liên lạc thường xuyên. Không cần in toàn bộ, chọn các đoạn tiêu biểu trong thời gian dài.

• Thư tay, bưu thiếp (nếu có)

  Thư từ giấy đã gửi cho nhau trước đây cũng là giấy chứng minh quan hệ được Bộ Ngoại giao liệt kê.

• Thư giải trình quan hệ bạn bè — 事情説明書じじょうせつめいしょ

  Giấy tự soạn, không bắt buộc nhưng rất nên có ở trường hợp bạn bè: quen nhau từ khi nào, ở đâu, đã gặp nhau những lần nào, vì sao lần này mời sang. Dàn ý ở Mục 9.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

Mục 3Giấy tờ phía người mời ở Nhật

Đây là phần người đang ở Nhật phải chuẩn bị rồi gửi sang Việt Nam. Giấy tờ phía Nhật được nộp bằng bản sao.

• Thư mời — 招しょうへい理由書りゆうしょ

  Giấy quan trọng nhất phía Nhật, bắt buộc trong mọi trường hợp — kể cả khi không cần nộp giấy bảo lãnh. Phải viết cụ thể: mời ai, vì sao mời, sang Nhật sẽ làm gì, đi những đâu. Chỉ ghi chung chung «thăm người thân» là không đạt yêu cầu. Cách viết chi tiết và mẫu đã điền ở Mục 6 và Mục 9 dưới đây. Người mời và người bảo lãnh là cùng một người thì trên thư mời vẫn nên ghi đầy đủ thông tin của mình.

  Tải mẫu chính thức của Bộ Ngoại giao

• Lịch trình ở Nhật — 滞在予定表たいざいよていひょう

  Do phía Nhật (người mời / người bảo lãnh) lập — Tổng lãnh sự quán ghi rõ điểm này. Ghi theo từng ngày: ngày đến và ngày về kèm số hiệu chuyến bay, tên sân bay, giờ dự kiến; nơi ở ghi đầy đủ địa chỉ và số điện thoại. Mẫu lịch trình đã điền hoàn chỉnh ở Mục 7 dưới đây.

  Tải mẫu chính thức của Bộ Ngoại giao

• Danh sách người xin visa — 申請人名簿しんせいにんめいぼ

  Chỉ cần khi có từ 2 người cùng xin (ví dụ mời cả bố và mẹ). Ghi đủ họ tên chữ Latin như hộ chiếu, ngày sinh, nghề nghiệp và quan hệ của từng người. Trên thư mời và giấy bảo lãnh chỉ ghi thông tin của người đại diện, kèm dòng «và X người nữa».

  Tải mẫu chính thức của Bộ Ngoại giao

• Tài liệu chứng minh lý do mời — 招しょうへい理由りゆうに関かんする資料しりょう

  Nếu lời mời gắn với một sự kiện cụ thể thì đính kèm giấy tờ của sự kiện đó: thiệp mời dự lễ cưới, giấy báo lễ tốt nghiệp, giấy chẩn đoán / giấy nhập viện nếu sang thăm người ốm... Không có sự kiện cụ thể thì không cần mục này.

• Bản sao thẻ lưu trú (2 mặt) và hộ chiếu của người thân ở Nhật — 在留ざいりゅうカード・旅券りょけんの写うつし

  Áp dụng khi người thân ở Nhật là người nước ngoài: bản sao thẻ lưu trú cả 2 mặt, bản sao trang thông tin hộ chiếu và các trang có dấu xuất nhập cảnh / giấy phép lưu trú. Đây là giấy chứng minh người mời đang ở Nhật hợp pháp trong bộ hồ sơ chứng minh mục đích nhập cảnh.

Khi phía Nhật chi trả chi phí chuyến đi — thêm giấy của người bảo lãnh

Nếu người ở Nhật đứng ra trả tiền vé và chi phí ăn ở cho người được mời, hồ sơ phải có thêm bộ giấy bảo lãnh sau:

• Giấy bảo lãnh — 身元保証書みもとほしょうしょ

  Người bảo lãnh cam kết 3 việc: chi phí ăn ở trong thời gian ở Nhật, tiền vé về nước, và việc người được mời tuân thủ pháp luật Nhật. Thiếu bất kỳ mục nào trong 3 mục này là giấy không hợp lệ. Người bảo lãnh không nhất thiết phải là người mời, nhưng thực tế thường là cùng một người.

  Tải mẫu chính thức của Bộ Ngoại giao

• Giấy chứng minh thu nhập của người bảo lãnh — 1 trong các loại — 課税かぜい（所得しょとく）証明書しょうめいしょ

  Giấy chứng nhận thuế (thu nhập) có ghi tổng thu nhập gần nhất, xin ở tòa thị chính nơi ở; hoặc giấy chứng nhận nộp thuế mẫu số 2 xin ở cơ quan thuế; hoặc sao kê giao dịch ngân hàng 6 tháng gần nhất (Tổng lãnh sự quán TP.HCM chấp nhận loại này). Lưu ý: bảng lương khấu trừ tại nguồn KHÔNG được chấp nhận — cả Bộ Ngoại giao và Tổng lãnh sự quán đều ghi rõ điểm này.

• Phiếu cư trú của người bảo lãnh — 住民票じゅうみんひょう

  Xin ở tòa thị chính nơi ở: bản của cả hộ gia đình, có ghi quan hệ giữa các thành viên. Người nước ngoài thì phải là bản không lược bỏ mục nào (ngoại trừ số My Number và mã cư trú). Giấy cấp trong vòng 3 tháng mới dùng được.

Khi người được mời tự chi trả toàn bộ

Mục 4Giấy tờ phía người được mời ở Việt Nam

• Hộ chiếu — 旅券りょけん

  Bản gốc, còn hạn sử dụng, kèm 1 bản sao trang có ảnh và thông tin cá nhân. Hộ chiếu sẽ được giữ lại trong thời gian xét duyệt.

• Đơn xin visa — 査証申請書さしょうしんせいしょ

  1 bản, dùng mẫu hiện hành của Bộ Ngoại giao. Dán ảnh (không dập ghim lên đơn), ghi ngày nộp và ký tên đúng chữ ký trên hộ chiếu. Cách điền từng mục và mẫu đã điền ở Mục 8 dưới đây.

  Tải mẫu chính thức của Bộ Ngoại giao

• Ảnh thẻ 4,5 × 3,5 cm — 写真しゃしん

  1 tấm, chụp trong vòng 6 tháng, nền sáng, rõ mặt, không chỉnh sửa. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh trước khi dán.

• Giấy chứng minh quan hệ với người mời

  Theo Trường hợp A (người thân) hoặc Trường hợp B (bạn bè) ở Mục 2 — đây là nhóm giấy khác nhau duy nhất giữa hai trường hợp.

• Bản xác nhận đặt chỗ máy bay — 航空便こうくうびんの予約確認書よやくかくにんしょ

  Tờ thông tin chuyến bay dự kiến cả chiều đi và chiều về, thấy rõ ngày giờ và sân bay. Chỉ cần bản đặt chỗ (giữ chỗ), KHÔNG xuất vé thật và không thanh toán trước khi có visa — Bộ Ngoại giao ghi rõ việc đặt chỗ, thanh toán vé không phải là yêu cầu khi xin visa; vé đã mua mà visa bị từ chối thì không ai chịu trách nhiệm tiền hủy vé.

• Giấy chứng minh khả năng chi trả chuyến đi — 渡航費用支弁能力とこうひようしべんのうりょくを証しょうする書類しょるい

  Chỉ cần khi người được mời tự chi trả: sao kê tài khoản ngân hàng 6 tháng gần nhất, giấy xác nhận số dư tiền gửi tiết kiệm (ghi rõ ngày gửi, ngày đáo hạn), sổ tiết kiệm (xuất trình bản gốc, nộp bản sao có dấu xác nhận của ngân hàng), hoặc giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp. Đây là nhóm giấy quyết định việc có được miễn bộ giấy bảo lãnh phía Nhật hay không.

Mục 5Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hồ sơ chắc chắn hơn

• Giấy chứng nhận đang làm việc của người bảo lãnh — 在職証明書ざいしょくしょうめいしょ

  Không bắt buộc, nhưng đính kèm cùng giấy thu nhập sẽ làm phần tài chính phía Nhật đáng tin hơn — nhất là khi người bảo lãnh mới đi làm chưa lâu hoặc thu nhập chưa cao. Công ty của người bảo lãnh tự cấp; dàn ý ở Mục 9.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Thư giải trình hoàn cảnh — 事情説明書じじょうせつめいしょ

  Nên viết khi hồ sơ có điểm cần giải thích trước: từng bị từ chối visa, mời đi gần đủ 90 ngày, người được mời không có công việc ổn định ở Việt Nam, quan hệ bạn bè khó chứng minh bằng giấy tờ... Viết ngắn gọn, đúng sự thật, khớp với các giấy khác. Dàn ý ở phần Trường hợp B, Mục 2.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bảo hiểm du lịch quốc tế

  Không bắt buộc, nhưng Bộ Ngoại giao khuyến nghị người sang Nhật mua bảo hiểm du lịch — chi phí khám chữa bệnh ở Nhật cho người không có bảo hiểm y tế Nhật là rất cao. Mua sau khi có visa cũng được.

• Bản sao các visa Nhật đã được cấp trước đây (nếu có)

  Nếu người được mời từng được cấp visa Nhật và đã đi về đúng hạn, lịch sử đó là điểm cộng rõ ràng cho lần xin này.

Mục 6Cách viết thư mời

Mẫu dưới đây là thư mời đã điền hoàn chỉnh trên đúng mẫu của Bộ Ngoại giao, cho trường hợp con trai ở Osaka mời bố mẹ sang chơi 15 ngày (nhân vật hư cấu). Các số trong vòng tròn là các điểm được giải thích ngay bên dưới; cách viết câu văn cho từng mục xem ở Mục 9.

1. 1

   Ngày viết thư và nơi gửi: Ghi ngày người mời viết thư, theo niên hiệu Nhật. Nơi gửi là người đứng đầu cơ quan nơi nộp hồ sơ: nộp tại Hà Nội thì ghi «Đại sứ Nhật Bản tại Việt Nam» và khoanh tròn chữ Đại sứ （大使） trên mẫu; nộp tại TP. Hồ Chí Minh thì khoanh tròn chữ Tổng lãnh sự （総領事）.

2. 2

   Thông tin người mời: Địa chỉ, họ tên và số điện thoại là 3 mục bắt buộc — Bộ Ngoại giao nhấn mạnh không được thiếu số điện thoại, vì lãnh sự có thể gọi điện kiểm tra. Người mời và người bảo lãnh là cùng một người thì được phép ghi «省略» (bỏ qua) ở mục này, nhưng cứ ghi đầy đủ cho rõ ràng. Phần dành cho công ty, đoàn thể ở dưới để trống khi mời với tư cách cá nhân.

3. 3

   Thông tin người xin (người đại diện): Ghi thông tin của người đại diện trong đoàn: quốc tịch, nghề nghiệp hiện tại (đã nghỉ hưu thì ghi «không nghề nghiệp (trước đây làm nông)» như mẫu), họ tên bằng chữ Latin in hoa đúng từng chữ như trên hộ chiếu, giới tính khoanh tròn, ngày tháng năm sinh và tuổi.

4. 4

   Số người đi cùng: Chữ số sau chữ «ほか» (và ... người nữa) là số người đi cùng ngoài người đại diện — mẫu này là mẹ đi cùng bố nên ghi 1. Đồng thời đính kèm Danh sách người xin visa ghi đủ thông tin của cả hai người.

5. 5

   Mục 1 — Mục đích mời: Phần quan trọng nhất của thư. Viết cụ thể theo hướng dẫn và câu mẫu ở Mục 9: quan hệ là gì, bao lâu chưa gặp, lần này sang để làm gì, sẽ đi những đâu. Tuyệt đối không ghi mỗi hai chữ «thăm thân».

6. 6

   Mục 2 — Hoàn cảnh dẫn tới lời mời: Kể quá trình dẫn tới chuyến đi này: ai đề xuất, vì sao chọn thời điểm này, người mời đã sắp xếp nghỉ phép ra sao, ai chi trả chi phí. Hoàn cảnh càng cụ thể và hợp lý thì hồ sơ càng đáng tin.

7. 7

   Mục 3 — Quan hệ với người xin: Ghi rõ quan hệ (bố mẹ ruột, anh chị em, bạn học cũ...) và nói rõ sẽ chứng minh bằng giấy gì — ví dụ: quan hệ cha mẹ – con cái chứng minh bằng giấy khai sinh của người mời, trên đó có ghi tên cha mẹ.

Mục 7Cách viết lịch trình — giấy quan trọng nhất nhì của hồ sơ

Lịch trình là giấy lãnh sự dùng để kiểm tra chéo với thư mời và bản đặt chỗ máy bay. Nguyên tắc trước khi xem mẫu:

• Lịch trình phải phủ kín mọi ngày, từ ngày đến đến ngày về — không ngày nào để trống, kể cả ngày nghỉ ở nhà.
• Ba giấy phải khớp nhau tuyệt đối: ngày đi, ngày về, số hiệu chuyến bay trong lịch trình = trong bản đặt chỗ máy bay = trong đơn xin visa.
• Đừng nhồi lịch trình tham quan dày đặc từ sáng đến tối mỗi ngày — với người lớn tuổi đi thăm con, một lịch trình vừa phải, có ngày nghỉ, mới là lịch trình đáng tin.
• Chuyến đi càng dài (gần 90 ngày) càng cần lý do rõ ràng trong thư mời và thư giải trình: vì sao cần ở lâu đến vậy, ai lo chi phí trong suốt thời gian đó.

Mẫu dưới đây là lịch trình đầy đủ 15 ngày cho đúng chuyến đi ở Mục 6 — bố mẹ ở tại nhà con trai ở Osaka, đi chơi trong ngày tới Kyoto, Nara, Kobe:

1. 1

   Ngày tháng viết lịch trình: Ngày phía Nhật lập lịch trình, viết theo niên hiệu Nhật, trước ngày nộp hồ sơ. Lịch trình do người mời (người bảo lãnh) ở Nhật lập — không phải người được mời tự lập.

2. 2

   Tên người xin chính và số người đi cùng: Ghi họ tên người đại diện bằng chữ Latin đúng như hộ chiếu; số sau chữ «ほか» là số người đi cùng. Từ 2 người trở lên phải đính kèm Danh sách người xin visa.

3. 3

   Ngày đến — dòng đầu tiên: Ghi rõ số hiệu chuyến bay, sân bay đến và giờ đến dự kiến, kèm việc người mời ra sân bay đón. Đây là thông tin Tổng lãnh sự quán yêu cầu bắt buộc phải có, và phải khớp với bản xác nhận đặt chỗ máy bay.

4. 4

   Cột hành động — viết cụ thể từng ngày: Mỗi ngày ghi rõ đi đâu, làm gì: tên địa điểm cụ thể (thành Osaka, chùa Kiyomizu...) thay vì ghi chung chung «tham quan». Nội dung phải khớp với mục đích đã viết trong thư mời.

5. 5

   Ngày nghỉ ở nhà cũng phải ghi: Ngày không đi đâu thì ghi «nghỉ ngơi tại nhà, sum họp gia đình» như mẫu. Không được để trống bất kỳ ngày nào trong suốt chuyến đi — ngày trống là điểm bị hỏi lại nhiều nhất.

6. 6

   Đi chơi trong ngày vẫn ghi nơi ở là nhà người mời: Đi Kyoto, Nara, Kobe trong ngày rồi về ngủ ở nhà người mời thì cột nơi ở vẫn là nhà người mời. Chỉ khi ngủ lại nơi khác mới ghi tên, địa chỉ và điện thoại của khách sạn.

7. 7

   Cột liên lạc: Ghi số điện thoại di động của người mời — số mà lãnh sự có thể gọi tới bất cứ lúc nào trong quá trình xét duyệt. Các ngày sau ghi «như trên» là được.

8. 8

   Cột nơi ở — địa chỉ đầy đủ và điện thoại: Ghi rõ nơi ở là nhà ai, địa chỉ đến số nhà và số điện thoại (mẫu này ghi địa chỉ đầy đủ ở dòng chú thích ngay dưới bảng). Các ngày giống nhau ghi «như trên». Nơi ở chỉ ghi mỗi chữ «nhà» là không đạt yêu cầu.

9. 9

   Ngày về — dòng cuối cùng: Ghi rõ việc di chuyển ra sân bay và số hiệu chuyến bay về nước; cột nơi ở ghi «— (về nước)». Ngày về trong lịch trình phải khớp ngày về trong bản đặt chỗ máy bay và số ngày ở ghi trên đơn xin visa.

Mục 8Cách điền đơn xin visa

1. 1

   Họ và tên — tách đúng 2 dòng như hộ chiếu: Dòng «Surname» chỉ ghi họ (NGUYEN); dòng «Given and middle names» ghi tên đệm và tên (VAN THANG). Viết chữ in hoa không dấu, khớp từng chữ với trang thông tin của hộ chiếu. Dòng «Other names» (tên gọi khác) không có thì ghi None.

2. 2

   Ngày sinh và nơi sinh: Ngày sinh ghi theo thứ tự Ngày/Tháng/Năm. Nơi sinh ghi thành phố và quốc gia (HA NOI, VIET NAM).

3. 3

   Giới tính và tình trạng hôn nhân: Tích dấu ✓ vào đúng một ô trong mỗi nhóm. Mẫu này: Nam (Male) và Đã kết hôn (Married).

4. 4

   Quốc tịch và số căn cước: Ghi quốc tịch hiện tại; quốc tịch cũ hoặc quốc tịch khác không có thì ghi None. «ID No.» là số căn cước công dân 12 số do Việt Nam cấp.

5. 5

   Thông tin hộ chiếu: Tích ô «Ordinary» (hộ chiếu phổ thông), chép đúng số hộ chiếu, nơi cấp, ngày cấp và ngày hết hạn từ trang thông tin hộ chiếu. Ô «Certificate of Eligibility No.» để trống — diện thăm thân không có giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE).

6. 6

   Mục đích, số ngày ở, ngày đến và chuyến bay: Mục đích ghi rõ thăm ai (mẫu: Visiting my son — thăm con trai). Số ngày ở (15 days), ngày đến và sân bay đến (Kansai Airport), hãng bay kèm số hiệu chuyến (Vietnam Airlines VN330) phải khớp với lịch trình và bản đặt chỗ máy bay.

7. 7

   Nơi sẽ ở tại Nhật: Ghi tên, số điện thoại và địa chỉ của người mời — chính là nơi người được mời sẽ ở. Thông tin này phải giống hệt trong thư mời và lịch trình.

8. 8

   Các lần đến Nhật trước đây: Chưa từng đi thì ghi «None (first visit to Japan)». Đã từng đi thì phải ghi đủ ngày đến và thời gian ở của từng lần — khai thiếu bị phát hiện sẽ thành lý do bị từ chối.

9. 9

   Địa chỉ hiện tại ở Việt Nam và liên lạc: Địa chỉ ghi đầy đủ bằng chữ Latin không dấu. Điện thoại ghi kèm mã nước +84 và bỏ số 0 ở đầu (mẫu: +84 912 345 678). Email ghi địa chỉ đang dùng thật — Đại sứ quán và đại lý liên hệ qua các thông tin này.

10. 10

    Nghề nghiệp hiện tại và nơi làm việc: Đang đi làm thì ghi nghề nghiệp và tên, địa chỉ cơ quan. Đã nghỉ hưu thì ghi «Retired (formerly a farmer)» và phần cơ quan ghi None như mẫu. Người nội trợ ghi Housewife / Homemaker.

1. 11

   Nghề nghiệp của vợ/chồng (đầu trang 2): Dòng đầu trang 2 hỏi nghề của vợ/chồng người xin — mẫu này ghi Housewife (nội trợ). Nếu người xin là trẻ em thì ghi nghề của cha mẹ theo hướng dẫn trên đơn.

2. 12

   Người bảo lãnh / người đến thăm ở Nhật: Điền thông tin người con ở Nhật: họ tên, điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, quan hệ với người xin (Son — con trai), nghề nghiệp (Engineer), quốc tịch và tư cách lưu trú (Vietnam / Engineer). Đây là phần lãnh sự hay gọi điện kiểm tra nhất — phải khớp với thẻ lưu trú, thư mời và lịch trình.

3. 13

   Người mời ở Nhật: Người mời và người bảo lãnh là cùng một người thì ghi «Same as above» (giống như trên) vào từng dòng như mẫu. Chỉ khi hai người khác nhau mới phải điền riêng đầy đủ.

4. 14

   Sáu câu hỏi về tiền án, tiền sự: Đọc kỹ và tích ô «No» cho cả 6 câu nếu không thuộc trường hợp nào (bị kết án, bị phạt tù từ 1 năm, bị trục xuất, án ma túy, mại dâm, buôn người). Nếu có «Yes» ở bất kỳ câu nào thì phải ghi chi tiết vào ô trống bên dưới — tuyệt đối không khai giấu, vì bị phát hiện đồng nghĩa với bị từ chối và có thể bị cấm nhập cảnh lâu dài.

5. 15

   Ngày nộp đơn và chữ ký: Ghi ngày nộp hồ sơ và ký tên đúng chữ ký trên hộ chiếu — Tổng lãnh sự quán nhấn mạnh chữ ký trên đơn phải trùng với chữ ký trong hộ chiếu. Trẻ em chưa tự ký được thì cha/mẹ ký thay và ghi rõ quan hệ.

Mục 9Cách viết giấy tự soạn

Các giấy dưới đây không có mẫu chính thức nên trang này hướng dẫn cách viết chi tiết, kèm câu mẫu. Cứ bám đúng dàn ý, thay bằng thông tin thật của mình. Mẫu ViMai (PDF + Excel) soạn theo đúng các dàn ý này đã có sẵn để tải về điền — link tải gắn tại từng giấy trong danh mục ở Mục 2.

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt cho toàn bộ hồ sơ — các cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ A4 một mặt.
• Thư mời, lịch trình, giấy bảo lãnh dùng đúng mẫu của Bộ Ngoại giao ở Mục 10; điền bằng máy tính hoặc viết tay đều được, miễn rõ ràng, dễ đọc. Mẫu hiện hành không có ô đóng dấu nên không cần đóng dấu.
• Tên người được mời trong mọi giấy phía Nhật viết bằng chữ Latin in hoa, đúng từng ký tự như trên hộ chiếu.
• Mọi ngày tháng và con số — ngày đi, ngày về, số hiệu chuyến bay, số điện thoại — phải khớp tuyệt đối giữa đơn xin visa, thư mời, lịch trình và bản đặt chỗ máy bay.
• Bản dịch tiếng Nhật hoặc tiếng Anh: dịch toàn bộ nội dung giấy gốc, cuối bản dịch ghi câu xác nhận dịch đúng, ngày dịch, họ tên, địa chỉ, điện thoại và chữ ký của người dịch.
• Font và trình bày cho giấy tự soạn: font Nhật chuẩn (MS 明朝 hoặc 游明朝, cỡ 11–12), ngày tháng ở góc trên bên phải, tiêu đề căn giữa, văn phong lịch sự, câu ngắn.

Mục 10File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Bộ Ngoại giao (mofa.go.jp) và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh.

• Các mẫu của Bộ Ngoại giao: thư mời (PDF) / lịch trình (PDF) / giấy bảo lãnh (PDF) / danh sách người xin (PDF)
• Đơn xin visa: tải mẫu hiện hành (PDF) / bản mẫu điền sẵn tiếng Việt của Tổng lãnh sự quán (bản 2012, chỉ để tham khảo cách ghi)
• Danh mục giấy tờ chính thức: bảng danh mục của Bộ Ngoại giao (PDF, kèm các mẫu giấy) / danh mục áp dụng tại Tổng lãnh sự quán TP. Hồ Chí Minh — diện thăm người thân / bản mẫu lịch trình tiếng Nhật của Tổng lãnh sự quán
• Trang chính thức: trang Visa của Bộ Ngoại giao / trang lệ phí visa của Bộ Ngoại giao / biểu phí visa của Tổng lãnh sự quán TP. Hồ Chí Minh (PDF)
• Giấy tự soạn (thư giải trình, giấy chứng nhận đang làm việc, bản dịch): không có mẫu chính thức — đã có mẫu ViMai (PDF + Excel) để tải về điền, gắn tại từng giấy trong danh mục ở Mục 2.

Mục 11Lệ phí và thời gian chờ

• Biểu phí trên là của Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh (biểu phí năm Reiwa 8), áp dụng cho hồ sơ được tiếp nhận từ ngày 01/07/2026; cột «trước» là mức áp dụng đến 30/06/2026. Đây là đợt tăng lệ phí visa lớn trên toàn hệ thống cơ quan đại diện của Nhật (mức visa 1 lần tương đương khoảng 15.000 yên).
• Đại sứ quán tại Hà Nội áp dụng biểu phí riêng cho khu vực phía Bắc — kiểm tra biểu phí hiện hành trên trang của Đại sứ quán trước khi nộp.
• Lệ phí visa chỉ phải đóng khi được cấp visa; hồ sơ bị từ chối thì không mất lệ phí này. Thanh toán bằng tiền mặt tại quầy theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
• Nếu nộp qua đại lý ủy thác, ngoài lệ phí visa còn có phí dịch vụ của đại lý — mức phí do từng đại lý quy định, hỏi rõ trước khi nộp.
• Thời gian xét duyệt: Bộ Ngoại giao công bố khoảng 1 tuần nếu hồ sơ không có vấn đề; Tổng lãnh sự quán lưu ý có trường hợp mất vài tuần. Nên nộp hồ sơ trước ngày đi ít nhất 1 tháng.

Mục 12Lưu ý hay sai

• Thư mời chỉ ghi chung chung «thăm người thân» — cả Bộ Ngoại giao và Tổng lãnh sự quán đều yêu cầu viết cụ thể: mời ai, vì sao, sang làm những gì, đi những đâu. Thư mời sơ sài là lý do hồ sơ yếu phổ biến nhất.
• Lịch trình thiếu các thông tin bắt buộc: không ghi giờ và số hiệu chuyến bay, tên sân bay; nơi ở chỉ ghi «nhà con trai» mà không có địa chỉ và số điện thoại.
• Thông tin giữa các giấy không khớp nhau: ngày đi/ngày về lệch nhau giữa đơn, lịch trình và bản đặt chỗ; số điện thoại người mời mỗi giấy ghi một khác.
• Dùng bảng lương khấu trừ tại nguồn để chứng minh thu nhập của người bảo lãnh — giấy này bị ghi rõ là không chấp nhận; phải dùng giấy chứng nhận thuế (thu nhập), giấy chứng nhận nộp thuế mẫu số 2, hoặc sao kê ngân hàng.
• Xuất vé máy bay thật (đã thanh toán) trước khi có kết quả — Bộ Ngoại giao ghi rõ không yêu cầu mua vé khi xin visa; chỉ nộp bản xác nhận đặt chỗ. Bị từ chối thì tiền vé tự chịu.
• Quên bản dịch cho giấy tờ phía Việt Nam (khai sinh, kết hôn), hoặc quên mang bản gốc để xuất trình khi nộp.
• Giấy tờ quá hạn sử dụng: phiếu cư trú, giấy thuế... cấp quá 3 tháng; ảnh thẻ chụp quá 6 tháng.
• Để người mời có thu nhập thấp (du học sinh, thực tập sinh) đứng tên bảo lãnh toàn bộ chi phí dài ngày mà không kèm giấy tờ tài chính đủ mạnh — nên cân nhắc để người được mời tự chứng minh chi trả, hoặc bổ sung thư giải trình và giấy tờ của người bảo lãnh khác trong gia đình.
• Nộp hồ sơ sát ngày đi: có hồ sơ phải xét vài tuần hoặc bị yêu cầu bổ sung giấy tờ, bổ sung không kịp là lỡ chuyến.
• Nghĩ rằng có visa là chắc chắn được vào Nhật: visa chỉ là một điều kiện để đến cửa khẩu; quyết định cho nhập cảnh thuộc về nhân viên kiểm tra nhập cảnh tại sân bay, căn cứ vào mục đích và lịch trình bạn trình bày.