Hướng dẫn visa

Gia hạn visa Du học

Tư cách lưu trú: 留学りゅうがく (Du học — dành cho học sinh, sinh viên tại các trường đại học, trường chuyên môn, trường tiếng Nhật ở Nhật)

Mục 1Giấy tờ cần chuẩn bị

Giấy bắt buộc — chung cho mọi loại trường

• Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (1 bộ) — 在留期間更新許可申請書ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ

  Đơn có 5 tờ: 3 tờ phần bạn điền (ký hiệu P「留学」) và 2 tờ phần trường điền. Cách điền xem ở mục Cách điền đơn. Tải file Excel về điền trên máy rồi in, hoặc in bản PDF điền tay.

  Tải file chính thức của Cục

• Ảnh 4cm × 3cm (1 tấm, dán vào đơn)

  Chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, nền trơn, không đội mũ, nhìn thẳng. Ghi họ tên vào mặt sau ảnh trước khi dán.

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú — 旅券りょけん・在留ざいりゅうカード

  Mang bản gốc để xuất trình tại quầy. Nộp online thì tải ảnh chụp hoặc bản scan theo hướng dẫn trên hệ thống.

• Giấy chứng nhận đang học (1 bản) — 在学証明書ざいがくしょうめいしょ

  Xin tại văn phòng trường đang học, phải có ghi thời gian đang học. Trường hợp sắp lên cấp hoặc chuyển sang trường mới: nộp giấy báo trúng tuyển, nhập học （入学許可書） của trường mới thay cho giấy này. Giấy phải được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp.

• Giấy điểm danh, bảng điểm và bằng tốt nghiệp của mọi trường đã học kể từ lần xin trước — 出席証明書しゅっせきしょうめいしょ・成績証明書せいせきしょうめいしょ・卒業証明書そつぎょうしょうめいしょ

  Đây là mục bắt buộc ở mọi bảng danh mục: 出席証明書 (giấy chứng nhận điểm danh — trường nào cấp được thì nộp), 成績証明書 (bảng điểm hoặc giấy chứng nhận nội dung nghiên cứu) và 卒業証明書 (bằng, giấy chứng nhận tốt nghiệp) của TẤT CẢ trường bạn đã học kể từ lần xin visa trước — kể cả trường tiếng đã tốt nghiệp trước khi lên trường hiện tại. Xin tại từng trường, giấy cấp trong vòng 3 tháng.

• Bảng danh mục giấy tờ kèm tờ xác nhận các loại — do trường lập — 提出書類一覧表ていしゅつしょるいいちらんひょう・各種確認書かくしゅかくにんしょ

  Tờ xác nhận các loại （各種確認書） do TRƯỜNG lập và xác nhận, bạn không tự lập. Gia hạn tại cùng một trường thì không phải nộp tờ này — trừ trường hợp trước đây bạn chỉ học tiếng Nhật tại chính trường đó rồi nay học lên chuyên ngành khác trong cùng trường. Xin trường lập cùng lúc với 2 tờ phía trường trong bộ đơn.

  Tải file chính thức của Cục

Giấy chứng minh tiền — nộp theo trường hợp

• Bản kê khai chi trả phí lưu trú — 滞在費支弁たいざいひしべんに関かんする申告書しんこくしょ

  Tờ khai theo mẫu của Cục: ghi học phí đã đóng, tiền nhà, chi phí sinh hoạt mỗi tháng; tiền gia đình đã gửi và đã mang theo kể từ lần xin trước; thu nhập làm thêm của chính bạn. Số liệu phải khớp với ô 22 của đơn. Tải mẫu về điền.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng minh gửi tiền từ Việt Nam — 送金証明書そうきんしょうめいしょ

  Giấy xác nhận đã gửi tiền của ngân hàng hoặc dịch vụ chuyển tiền phía Việt Nam, ghi rõ người gửi, người nhận, số tiền và ngày gửi. Nếu tiền do người quen mang sang tay: nộp giấy tờ chứng minh thân phận của người mang （携行者の身分を証する資料）.

• Giấy chứng minh quan hệ với người chi trả — 経費支弁者けいひしべんしゃとの関係かんけいを明あきらかにする資料しりょう

  Chỉ nộp khi người chi trả đã thay đổi so với lần xin trước: giấy khai sinh hoặc sổ hộ khẩu phía Việt Nam kèm BẢN DỊCH tiếng Nhật (cách dịch xem ở mục Cách viết giấy tự soạn).

• Giấy chứng minh thu nhập của người chi trả — 経費支弁者けいひしべんしゃの収入しゅうにゅうを証明しょうめいする資料しりょう

  Nộp khi người chi trả đang sống tại Nhật: giấy chứng nhận thuế （課税証明書）, giấy chứng nhận đang làm việc hoặc giấy xác nhận thu nhập của người đó, xin tại nơi người chi trả làm việc và tòa thị chính nơi người đó ở.

• Giấy chứng minh thu nhập hoặc tài sản tại Việt Nam — 本国ほんごくでの収入又しゅうにゅうまたは資産しさんの額がくを証明しょうめいする資料しりょう

  Khi người chi trả ở Việt Nam: giấy xác nhận thu nhập của bố mẹ, giấy số dư ngân hàng tại Việt Nam... kèm bản dịch tiếng Nhật. Giấy này ở cột bắt buộc đối với quốc tịch thuộc nhóm xét kỹ khi học tại trường chưa được công nhận trường chuẩn.

• Giấy chứng nhận học bổng — 奨学金しょうがくきんの給付きゅうふに関かんする証明書しょうめいしょ

  Chỉ nộp khi bạn mới bắt đầu nhận học bổng kể từ lần xin trước (trừ học bổng quốc phí). Loại giấy cần nộp khác nhau theo từng học bổng — xem danh sách của Cục ở mục File tải về.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy tờ thu nhập làm thêm — khi bạn tự chi trả bằng tiền làm thêm

  Làm thêm từ 1 năm trở lên: giấy chứng nhận thuế cư dân mới nhất （住民税の課税（又は非課税）証明書） và giấy chứng nhận nộp thuế （納税証明書） xin tại tòa thị chính. Làm thêm dưới 1 năm: bản sao phiếu lương （給与明細書）. Cả hai trường hợp đều có thể thay hoặc bổ sung bằng bản sao sổ ngân hàng có thấy giao dịch nhận lương.

Phần khác nhau theo loại trường

• Đại học, cao học, cao đẳng, trường cao đẳng kỹ thuật: giấy nội dung nghiên cứu — chỉ với nghiên cứu sinh — 研究内容けんきゅうないようを証しょうする文書ぶんしょ

  Chỉ nộp khi bạn là nghiên cứu sinh （研究生） không thuộc diện nghe giảng: giấy của khoa xác nhận nội dung nghiên cứu. Là sinh viên nghe giảng, học tín chỉ （聴講生・科目等履修生）: nộp bản sao giấy đăng ký môn học （履修届けの写し） hoặc giấy chứng nhận môn học và giờ học.

• Trường chuyên môn, các loại trường khác: giấy tờ năng lực tiếng Nhật — 日本語能力にほんごのうりょくに係かかる資料しりょう

  Áp dụng khi học chuyên ngành khác tiếng Nhật tại trường chuyên môn: chứng chỉ kỳ thi tiếng Nhật (JLPT...) hoặc giấy xác nhận đã học tiếng. Gia hạn tại cùng trường thì không phải nộp lại — nhưng ô 20 trong đơn (năng lực tiếng Nhật) vẫn bắt buộc điền.

• Trường tiếng Nhật: tờ xác nhận khả năng chi trả — do trường lập — 経費支弁能力けいひしべんのうりょくに係かかる確認書かくにんしょ

  Tờ xác nhận do trường tiếng lập dựa trên giấy tờ tiền bạc của bạn — bạn chuẩn bị giấy gốc, trường kiểm tra và lập tờ này. Gia hạn tại cùng trường tiếng thì không phải nộp. Người nhập học trường tiếng từ tháng 4 năm 2027 trở đi dùng thêm mẫu xác nhận mới — hỏi trường để lấy đúng mẫu.

• Bậc phổ thông (THPT, THCS, tiểu học): giấy về người bảo trợ tại Nhật

  Học sinh dưới 18 tuổi sống một mình (không ở ký túc): nộp giấy do trường xác nhận về người chăm sóc, tư vấn đời sống cho học sinh. Trong đơn phải điền ô 21 (lịch sử học tiếng Nhật, với bậc THPT) và ô 25 (người giám hộ tại Nhật, với bậc THCS và tiểu học).

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hay bị yêu cầu bổ sung

• Bản sao sổ ngân hàng của bạn tại Nhật

  Photo hoặc in toàn bộ giao dịch từ lần xin trước đến nay: nhìn thấy rõ tiền gia đình gửi vào và lương làm thêm chuyển khoản. Đây là giấy Cục hay yêu cầu thêm nhất khi xét nhóm giấy tiền — photo sẵn mang theo từ đầu.

• Giấy số dư tài khoản ngân hàng — 預金残高証明書よきんざんだかしょうめいしょ

  Số dư của chính bạn tại ngân hàng Nhật, hoặc của người chi trả. Xin tại quầy ngân hàng, thường mất phí vài trăm yên và vài ngày mới có.

• Giấy xác nhận đã đóng học phí hoặc biên lai học phí

  Xin tại văn phòng trường. Chứng minh học phí kỳ tới đã hoặc sẽ được đóng — hồ sơ nhìn chắc hơn hẳn, đặc biệt khi số dư tài khoản không cao.

• Bản sao hợp đồng làm thêm và phiếu lương 3 tháng gần nhất

  Chứng minh nơi làm, số giờ và thu nhập làm thêm đúng như khai trong đơn (ô 23) và không vượt quá 28 giờ mỗi tuần.

• Thư giải trình khi điểm danh hoặc điểm số thấp — 理由書りゆうしょ

  Không có mẫu chính thức. Nên tự viết và nộp kèm ngay từ đầu khi điểm chuyên cần thấp, bị lưu ban hoặc nghỉ học một thời gian (ốm đau, việc gia đình...): trình bày lý do thật và kế hoạch học tập sắp tới. Dàn ý và cách viết xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản dịch tiếng Nhật của giấy tờ do Việt Nam cấp — 翻訳文ほんやくぶん

  Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu dùng để chứng minh quan hệ với người chi trả đều phải kèm bản dịch tiếng Nhật. Bản dịch không cần công chứng. Dàn ý và câu mẫu ở cuối bản dịch xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy đăng ký cư trú — 住民票じゅうみんひょう

  Xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho), bản cấp trong vòng 3 tháng. Không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục cho diện Du học, nhưng nên xin sẵn mang theo: Cục hay đối chiếu địa chỉ hiện tại của bạn theo giấy này, và họ tên, địa chỉ trên đơn phải khớp từng ký tự với giấy đăng ký cư trú — bị hỏi mà không có sẵn là mất công bổ sung.

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Ghi chú chính thức của Cục

• Giấy tờ do phía Nhật cấp phải được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.
• Đơn và các giấy in ra: khổ A4, in một mặt từng tờ — không in hai mặt.
• Giấy đã nộp về nguyên tắc không được trả lại. Giấy gốc khó xin lại thì báo ngay khi nộp để xin được trả lại sau khi xét.
• Trong quá trình xét, Cục có thể yêu cầu nộp thêm giấy tờ ngoài danh mục — chuẩn bị sẵn nhóm giấy ở mục bổ sung thì đỡ bị kéo dài thời gian.
• Tờ xác nhận các loại （各種確認書） do trường lập, không phải học sinh tự lập; luôn dùng mẫu mới nhất của Cục.
• Người khác nộp thay phải xuất trình giấy tờ chứng minh thân phận và tư cách nộp thay (giấy chứng nhận người nộp thay, giấy của trường...).

Mục 2Cách điền đơn

1. 1

   Quốc tịch・khu vực: Ghi ベトナム (Việt Nam).

2. 2

   Ngày tháng năm sinh: Ghi theo hộ chiếu, dùng năm dương lịch.

3. 3

   Họ tên: Chữ Latin in hoa, đúng từng ký tự như trang thông tin của hộ chiếu.

4. 4

   Giới tính: Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

5. 5

   Tình trạng hôn nhân: Khoanh 有 (đã kết hôn) hoặc 無 (chưa kết hôn).

6. 6

   Nghề nghiệp: Ghi 学生 (học sinh, sinh viên).

7. 7

   Địa chỉ ở nước nhà: Ghi tỉnh, thành phố nơi gia đình đang ở tại Việt Nam.

8. 8

   Địa chỉ tại Nhật: Ghi đúng như trên thẻ lưu trú. Đã chuyển nhà thì đăng ký địa chỉ mới tại tòa thị chính trước khi nộp hồ sơ.

9. 9

   Điện thoại・số di động: Ghi số đang dùng tại Nhật — Cục có thể gọi điện xác minh.

10. 10

    Hộ chiếu: (1) số hộ chiếu, (2) ngày hết hạn.

11. 11

    Tư cách lưu trú hiện tại: Ghi 留学； thời hạn và ngày hết hạn chép đúng mặt trước thẻ lưu trú.

12. 12

    Số thẻ lưu trú: 12 ký tự ở góc trên bên phải mặt trước thẻ.

13. 13

    Thời hạn mong muốn: Ghi thời hạn bạn xin gia hạn (ví dụ 1年, 2年). Kết quả do Cục quyết định, có thể khác mong muốn.

14. 14

    Lý do gia hạn: Viết ngắn gọn, ví dụ 「○○大学で勉強するため。」— để tiếp tục học tại trường ○○. Ghi đúng tên trường đang học.

15. 15

    Tiền án, tiền sự: Khoanh 無 nếu không có. Có thì ghi rõ tội danh và nội dung xử phạt — phạt giao thông cũng tính. Khai gian dối sẽ bị xử lý bất lợi.

16. 16

    Người thân tại Nhật và người sống cùng: Có thì điền từng người: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, nơi làm việc hoặc trường học, có sống cùng hay không, số thẻ lưu trú. Không có ai thì khoanh 無.

1. 17

   Trường đang học: Tên trường, địa chỉ, số điện thoại — chép đúng như trên giấy chứng nhận đang học.

2. 18

   Tổng số năm đi học: Chỉ điền khi xin đổi tư cách, lên cấp học mới hoặc chuyển trường (bản mẫu của Cục là trường hợp đã học lên trường chuyên môn — 14 năm). Gia hạn tại cùng trường thì bỏ trống.

3. 19

   Học vấn cuối cùng (hoặc trường đang học): Cùng điều kiện như ô 18: tích tình trạng （卒業 đã tốt nghiệp・在学中 đang học・休学中 đang bảo lưu・中退 đã bỏ học), loại trường, tên trường, tháng năm tốt nghiệp hoặc dự kiến tốt nghiệp.

4. 20

   Năng lực tiếng Nhật: Chỉ điền khi học tại trường chuyên môn hoặc các loại trường khác mà không học chuyên ngành tiếng Nhật: tích cách chứng minh — kỳ thi (ghi tên kỳ thi, cấp độ hoặc điểm) hoặc trường đã học tiếng Nhật và thời gian học. Ô này bắt buộc điền kể cả khi không phải nộp tờ xác nhận của trường.

5. 21

   Lịch sử học tiếng Nhật: Chỉ điền khi học tại trường trung học phổ thông ở Nhật: ghi trường đã học tiếng Nhật hoặc học bằng tiếng Nhật, và thời gian.

6. 22

   Cách chi trả chi phí tại Nhật — ô quan trọng nhất của tờ này: (1) Tích mọi nguồn tiền trang trải học phí, sinh hoạt và tiền nhà, ghi số tiền trung bình mỗi tháng của từng nguồn: 本人負担 (tự chi trả — gồm tiền làm thêm), 在外経費支弁者負担 (người ở Việt Nam chi trả), 在日経費支弁者負担 (người ở Nhật chi trả), 奨学金 (học bổng), その他 (khác) — được chọn nhiều mục. (2) Tiền từ nước ngoài: tích gửi tiền （外国からの送金） hoặc mang theo （外国からの携行）, ghi số tiền; mang theo thì ghi thêm họ tên người mang và thời điểm mang. (3) Thông tin người chi trả: họ tên, địa chỉ, điện thoại, nghề nghiệp (nơi làm việc), thu nhập năm — có nhiều người chi trả thì ghi hết. Số liệu ở ô này phải khớp với sổ ngân hàng và bản kê khai chi trả phí lưu trú nộp kèm.

1. Tiếp theo của ô 22 (đầu tờ 3): Mục (4) quan hệ với người chi trả: tích đúng ô (bố, mẹ...) khi ở ô 22(1) bạn đã chọn người chi trả ở nước ngoài hoặc ở Nhật. Mục (5) cơ quan cấp học bổng: chỉ điền khi có học bổng.

2. 23

   Có làm thêm hay không: Đang làm thêm thì khoanh 有 và điền đủ: (1) nội dung công việc, (2) tên nơi làm và điện thoại, (3) số giờ làm mỗi tuần, (4) lương (tích theo tháng hay theo ngày). Làm nhiều nơi thì ghi hết mọi nơi — số giờ ở đây được đối chiếu với giới hạn 28 giờ mỗi tuần.

3. 24

   Dự định sau khi tốt nghiệp: Tích 帰国 (về nước), 日本での進学 (học tiếp lên tại Nhật), 日本での就職 (đi làm tại Nhật) hoặc その他 (khác, ghi rõ).

4. 25

   Người giám hộ tại Nhật: Chỉ điền khi học trung học cơ sở hoặc tiểu học — đa số du học sinh Việt Nam bỏ trống ô này.

5. 26

   Người đại diện pháp lý: Chỉ điền khi nộp đơn qua người đại diện pháp lý (ví dụ người giám hộ của người chưa thành niên) — thường bỏ trống.

6. 27

   Chữ ký và ngày viết đơn: Ký tay đúng họ tên mình và ghi ngày viết đơn. Sau khi viết đơn mà có thay đổi thì tự gạch sửa chỗ thay đổi và ký tên cạnh đó.

7. 28

   Phần người nộp thay: Tự đi nộp thì bỏ trống. Chỉ điền khi nhờ người được Cục công nhận nộp thay (luật sư hành chính, nhân viên của trường...).

Phần trường điền — 所属機関等作成用

1. Tờ 1 phía trường: Tên học sinh và số thẻ lưu trú; tên trường, địa chỉ, mã pháp nhân; hình thức học （昼間制 học ban ngày...); ngày nhập học; số giờ học mỗi tuần; loại trường và khóa học đang theo.

2. Tờ 2 phía trường: Khoa, ngành học; tháng năm tốt nghiệp dự kiến; ô xác nhận trường có hệ thống quản lý điểm danh, việc tuân thủ giờ làm thêm và tình hình học tập của du học sinh; cuối tờ là tên trường, tên hiệu trưởng hoặc trưởng khoa và ngày tháng — trường ký xác nhận.

3. Cách xin trường điền: Mang thẻ lưu trú và giấy chứng nhận đang học đến văn phòng trường （学生課・留学生担当） xin sớm trước hạn nộp vài tuần: nhiều trường nhận làm theo đợt và cần vài ngày đến vài tuần mới trả. Tờ xác nhận các loại （各種確認書） cũng xin lập cùng lúc này.

Mục 3Lệ phí gia hạn

Từ ngày 01/10/2026, lệ phí tính theo thời hạn được cấp (không phải thời hạn xin) và theo ngày Cục tiếp nhận hồ sơ. Visa Du học được cấp tối đa 4 năm 3 tháng. Phí chỉ trả khi có kết quả cấp phép.

Nộp online còn cộng phí xử lý thanh toán trên hệ thống: 330 yên nếu thời hạn cấp dưới 3 năm, 550 yên nếu từ 3 năm trở lên. Hồ sơ được Cục tiếp nhận đến hết ngày 30/09/2026 vẫn tính giá cũ (6.000 yên tại quầy, 5.500 yên online).

Mục 4Giấy phép làm thêm (thủ tục kèm theo)

Giấy tờ cần chuẩn bị

• Đơn xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách (1 bộ) — 資格外活動許可申請書しかくがいかつどうきょかしんせいしょ

  Với phép bao quát cho du học sinh, về giấy tờ chỉ cần tờ đơn này. Tải file Excel điền trên máy hoặc in bản PDF điền tay. Mẫu đã điền của Cục có ở mục File tải về.

  Tải file chính thức của Cục

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú

  Mang bản gốc để xuất trình. Phép được ghi vào mặt sau thẻ lưu trú và đóng dấu vào hộ chiếu.

Giới hạn và lưu ý

• Giới hạn giờ làm: tối đa 28 giờ mỗi tuần. Riêng kỳ nghỉ dài chính thức của trường (nghỉ hè, nghỉ xuân...) được làm tối đa 8 giờ mỗi ngày.
• Tuyệt đối không làm tại các cơ sở kinh doanh giải trí người lớn, tình dục （風俗営業）— kể cả rửa bát, dọn dẹp trong quán bar, pachinko thuộc diện này cũng bị cấm.
• Làm thêm khi chưa có phép, hoặc làm quá 28 giờ mỗi tuần, là vi phạm: có thể bị từ chối gia hạn visa, và lần gia hạn sau sẽ bị Cục nhắc nhở （指導） khiến nhóm giấy chứng minh tiền chuyển thành bắt buộc phải nộp.
• Kiểm tra phép của mình ở dòng 資格外活動許可欄 tại mặt sau thẻ lưu trú.
• Lệ phí: miễn phí.

Mục 5Cách viết giấy tự soạn

Các giấy dưới đây không có mẫu chính thức của Cục (riêng bản kê khai chi trả thì có mẫu, nhưng số liệu phải tự chịu trách nhiệm cho khớp) nên trang này hướng dẫn cách viết chi tiết. Cứ bám đúng dàn ý, thay bằng thông tin thật của mình. Mẫu ViMai (PDF + Excel) soạn theo đúng các dàn ý này đã có sẵn để tải về điền — link tải gắn tại từng giấy trong danh mục giấy tờ ở các mục trên.

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt. Giấy in hai mặt dễ bị yêu cầu in lại.
• Font chữ Nhật chuẩn: MS 明朝 (MS Mincho) hoặc 游明朝， cỡ chữ 11–12; tiêu đề có thể dùng MS ゴシック đậm. Không dùng font lạ, khó đọc.
• Bố cục trang trọng: ngày tháng ghi ở góc trên bên phải; tiêu đề căn giữa trang; cuối văn bản ghi họ tên người viết và đóng dấu cá nhân （認印） nếu có.
• Văn phong lịch sự, câu ngắn, dùng thể です・ます; không viết tắt, không dùng khẩu ngữ.
• Mọi con số — thu nhập, tiền nhà, ngày tháng — phải khớp tuyệt đối với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.

Mục 6File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp). File Excel của đơn mở ra có đủ 5 tờ — cả phần bạn điền và phần trường điền.

• Đơn xin gia hạn: tải file Excel / bản PDF để in điền tay / bản mẫu đã điền của Cục (PDF)
• Bảng danh mục giấy tờ chính thức theo loại trường — đại học, cao học: trường chuẩn （適正校） / chưa được công nhận trường chuẩn
• Bảng danh mục — trường chuyên môn, các loại trường khác: trường chuẩn lớp I / lớp II / chưa được công nhận trường chuẩn
• Bảng danh mục — trường tiếng Nhật: trường chuẩn lớp I / lớp II / chưa được công nhận trường chuẩn
• Bảng danh mục — bậc phổ thông (THPT, THCS, tiểu học): tải bảng danh mục (PDF)
• Bản kê khai chi trả phí lưu trú (mẫu của Cục): tải bản kê khai (PDF) / Danh sách giấy chứng nhận học bổng theo từng loại học bổng: tải danh sách (PDF)
• Tờ xác nhận các loại — do trường lập (file Excel có cả bảng danh mục để trường đối chiếu): tải file Excel
• Đơn xin giấy phép làm thêm: tải file Excel / bản PDF / bản mẫu đã điền của Cục (PDF) / trang thủ tục của Cục
• Trang tư cách 留学 của Cục (danh mục giấy tờ đầy đủ, mới nhất): mở trang tư cách Du học
• Giấy tự soạn (thư giải trình, bản dịch): Cục không có mẫu — đã có mẫu ViMai (PDF + Excel) để tải về điền, gắn tại từng giấy trong danh mục giấy tờ ở các mục trên.

Mục 7Lưu ý hay sai

• Sát ngày hết hạn mới xin trường điền 2 tờ phía trường và tờ xác nhận — trường làm theo đợt, có trường cần vài tuần. Đây là lý do trễ hạn oan hay gặp nhất; xin trường trước ít nhất 1 tháng.
• Điểm chuyên cần thấp (hay gặp ở trường tiếng và trường chuyên môn) mà không nộp kèm thư giải trình và kế hoạch cải thiện — hồ sơ dễ bị cấp thời hạn ngắn hoặc bị từ chối.
• Làm thêm quá 28 giờ mỗi tuần tính gộp mọi nơi làm, hoặc làm thêm tại cơ sở kinh doanh giải trí người lớn — vi phạm này ảnh hưởng trực tiếp đến lần gia hạn này và lần sau.
• Đã tốt nghiệp trường tiếng và lên trường mới mà thiếu giấy báo nhập học của trường mới, hoặc thiếu bằng tốt nghiệp và bảng điểm của trường cũ — bộ giấy trường học phải đủ của mọi trường kể từ lần xin trước.
• Số tiền ở ô 22 của đơn và bản kê khai chi trả không khớp với sổ ngân hàng, giấy gửi tiền — đối chiếu từng con số trước khi nộp.
• Chuyển trường, tốt nghiệp rồi vào trường mới, hoặc thôi học mà không nộp tờ khai về cơ quan trực thuộc （所属機関に関する届出） trong vòng 14 ngày — đây là nghĩa vụ khai báo riêng, không nộp có thể bị phạt và bị trừ điểm khi xét gia hạn.
• Đã tốt nghiệp thì không gia hạn visa Du học được nữa. Muốn ở lại tìm việc phải đổi sang tư cách hoạt động đặc định dành cho tìm việc （特定活動） và nộp hồ sơ trước ngày visa hết hạn — đừng để hết hạn rồi mới tính.
• Nhận thẻ lưu trú mới mà quên kiểm tra giấy phép làm thêm: mặt sau thẻ mới chưa có dòng phép làm thêm thì chưa được đi làm — nộp đơn xin phép kèm ngay khi gia hạn để được cấp cùng lúc.
• Ảnh chụp quá 6 tháng hoặc sai kích thước 4cm × 3cm; giấy của trường cấp quá 3 tháng; địa chỉ trong đơn khác với thẻ lưu trú vì chuyển nhà mà chưa đăng ký địa chỉ mới.